Jede Rentman-Testversion beginnt mit einer Musterdatenbank an Mitarbeitern. Du kannst deine eigenen Mitarbeiter hinzufügen, indem du eine Datei mit Mitarbeitern importierst, oder du kannst Mitarbeiter einzeln im Modul Mitarbeiter hinzufügen.
In diesem Artikel führen wir dich durch die Schritte des Imports deiner Mitarbeiterliste in Rentman.
Hier ist das, was du benötigst, bevor du deine Mitarbeiterliste importieren kannst:
Eine .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) oder .csv-Datei mit den Daten deiner Mitarbeiter. Wenn du noch keine hast, kannst du die Vorlage über das Importfenster in Rentman herunterladen.
- Verwende eindeutige Überschriften (Titel) in der ersten Zeile deiner Datei.
- Importiere nicht mehr als 64 Spalten in einem Durchgang.
- Nimm zumindest die wichtigsten Informationen auf (z. B. Name, Nachname, Ordner).
- Richte eine logische Ordnerstruktur im Modul people Mitarbeiter ein, damit du organisiert bleibst und deine Mitarbeiter schneller finden kannst. Der Ordnerpfad eines Artikels muss in der Spalte "Ordner" angegeben werden, etwa so: Freelancer/Tontechniker
- Vergewissere dich, dass die Datei nicht aus mehreren Blättern besteht.
- Lass keine Zeilen in deiner .xlsx-Datei leer.
- Füge keine Bilder in deine .xlsx-Datei ein. Diese kannst du später in der Software einfügen.
- Stelle sicher, dass alle Informationen in der Datei als Text und ohne Markierungen (fett, kursiv, Farben usw.) eingegeben werden.
Welche Informationen kann ich importieren?
Allgemein
Beschreibung, E-Mail, Vorname, Ordner, Nachname, Mittlerer Name, Telefon
Einzelheiten
Verfügbarkeit, Anzeige im Planer, Führerschein, Notfallkontakt, Empfang von E-Mails
Verwaltung
Personalplanung Essential
Kontonummer, Geburtsdatum, CoC-Nummer, Firmenname, Vertragsdatum, Vertragsstunden, Reisepassnummer, Sozialversicherungsnummer, Umsatzsteueridentifikationsnummer
Informationen zur Adresse
Adresse, Ort, Land, zusätzliche Adresszeile, Hausnummer, Postleitzahl, Staat/Provinz
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Importiere deine Mitarbeiterliste
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Gehe zum group Mitarbeitermodul.
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Klicke rechts oben auf Weitere Aktionen more_vert und wähle Importieren.
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Wähle die Art des Imports aus:
Alle Zeilen als neue Items importieren: Rentman erstellt für jede Zeile einen neuen Mitarbeiter.
Vorhandene Items mit neuen Daten aktualisieren: Wenn du die Mitarbeiter in deiner Datenbank aktualisieren möchtest (Beispiel: Telefonnummern), lies unseren Support-Artikel über die Aktualisierung von Daten, um mehr Informationen zu erhalten.
Neue Items hinzufügen und doppelte Zeilen überspringen: Rentman importiert keine Mitarbeiter, die sich bereits in deiner Datenbank befinden. -
Ziehe eine Datei in das Feld oder klicke
, um deine Datei hochzuladen.
Wenn du noch keine Datei mit deinen Mitarbeitern erstellt hast, kannst du unsere Vorlage durch das Klicken auf die Schaltfläche "Herunterladen einer Beispieldatei hier" über dem Upload-Button herunterladen. - Wähle aus, ob deine Datei eine Kopfzeile enthält oder nicht. Wenn du "Ja" wählst, wird die erste Zeile deiner Datei nicht importiert.
- Für jede Spalte gleicht das System die Namen der Überschriften mit den Spaltennamen in Rentman ab. Überprüfe, ob alle gewünschten Übereinstimmungen übernommen wurden und passe sie gegebenenfalls an oder ergänze sie.
- Klicke auf "Nächster Schritt", wenn du dies für alle Spalten getan hast.
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Wähle einen Stammordner für deinen Import aus. Der Stammordner ist der oberste Ordner, und er enthält deine Ordnerstruktur. Neue Mitarbeiter werden unter diesem Ordner platziert. Wenn du in deiner Importdatei Ordner definiert hast, werden diese Mitarbeiter unter dem angegebenem Ordner platziert.
Hinweis: Wenn deine Mitarbeiterdatei keine Ordnerspalte enthält, werden alle Mitarbeiter im gleichen Stammordner abgelegt. Das bedeutet, dass deine Mitarbeiter nicht organisiert sind und es schwierig sein kann, bestimmte Mitarbeiter zu finden. Wir empfehlen dir, deine eigene Ordnerstruktur zu erstellen und den korrekten Ordnerpfad für deine Objekte in der Spalte Ordner anzugeben. -
Optional, falls du Doppelte Zeilen überspringen gewählt hast. Wenn du diese Option wählst, musst du auswählen, welche Spalten in deiner Datei Rentman verwenden soll, um die Mitarbeiter in deiner Importdatei abzugleichen.
Hinweis: Diese Spalten der Importdatei dürfen keine doppelten Werte enthalten, da sie während des Imports verwendet werden, um zu identifizieren, welche Mitarbeiter übersprungen werden sollen. - Wähle "Nächster Schritt".
- Überprüfe deine Daten in der Vorschau.
- Klicke auf Importieren.
- Sieh dir die "Importergebnisse" an. Wenn deine Daten erfolgreich importiert wurden, sind keine weiteren Aktionen erforderlich. Wenn der Import teilweise oder vollständig fehlgeschlagen ist, lies bitte den folgenden Abschnitt über das Importergebnis.
Einblick in dein Importergebnis
Manchmal kommt es vor, dass der Import (teilweise oder ganz) fehlschlägt. In diesem Fall findest du alle deine Antworten im Importergebnis in dieser Reihenfolge:
- Welche Elemente sind fehlgeschlagen.
- Warum sind diese Elemente fehlgeschlagen.
- Welche Elemente wurden erfolgreich importiert.
Gründe warum der Import fehlschlägt:
- Zu viele Daten - Bei großen Dateien kann die Verarbeitung zu lange dauern, und einige Informationen werden möglicherweise nicht importiert. Lösche in diesem Fall den letzten Import, teile deine Liste in kleinere Dateien auf und importiere sie separat.
- Falsche Formatierung - Alle Informationen in der Datei müssen als Text eingegeben werden, und zwar ohne Markierungen (fett, kursiv, Hintergrundfarben usw.).
- Mehrere Blätter - Wenn deine .xslx-Datei mehrere Blätter hat, kann sie nicht in Rentman importiert werden.
Einen Import löschen
Wenn ein Import teilweise schief geht, ist es am besten, die Informationen zu löschen und alles noch einmal zu machen. Jedes Mal, wenn du Mitarbeiter importierst, erstellt Rentman einen Tag mit dem Format "Import-Datum-Stunde". Wähle einfach den Tag deiner letzten Aktualisierung aus und lösche diese Artikel.
Aktualisierung der Mitarbeiter in deiner Datenbank
Wenn du deine Liste der Mitarbeiter bereits importiert hast, aber einige größere Änderungen vornehmen musst, kannst du die Artikel in deiner Datenbank aktualisieren.
Extra Eingabefelder importieren
- Richte das zusätzliche Eingabefeld im settings Konfigurationsmodul ein
- Erstelle eine Spalte mit dem Wert des zusätzlichen Eingabefeldes in deiner .xlsx-Datei.
- Wenn du die Datei importierst, passe die neue Spalte mit dem zusätzlichen Eingabefeld an (du findest es im Abschnitt "Extra" der Spalten).
Häufig gestellte Fragen