Sobald ein Projekt mehr als nur eine Handvoll Aufgaben umfasst und diese auf mehrere Personen verteilt werden müssen, reicht eine einfache Liste der Zuständigkeiten nicht mehr aus. Es muss auf einen Blick ersichtlich sein, welche Aufgaben gerade bearbeitet werden, was nicht planmäßig verläuft und wer woran arbeitet.
Das Aufgabenboard verschafft dir diesen Überblick. Du erhältst eine visuelle Übersicht über alle Aufgaben und kannst sie nach Status, Zuständigkeit, Projekt und benutzerdefinierten Kriterien filtern und mit deinem Team teilen.
In diesem Artikel erfährst du, was ein Aufgabenboard ist, wie die beiden Ansichten funktionieren, wie du deine Aufgaben gruppieren und filtern kannst und wie du ein Projektboard mit deinem Team teilst.
Was ist ein Aufgabenboard?
Ein Aufgabenboard ist eine gefilterte Ansicht aller Aufgaben, auf die du Zugriff hast. Es handelt sich dabei nicht um einen Container: Die Aufgaben befinden sich nicht auf einem Board, und das Hinzufügen eines Boards ändert nichts an der Aufgabe selbst.
Das hat zwei Konsequenzen:
- Eine Aufgabe kann gleichzeitig auf mehreren Boards erscheinen. Eine Designaufgabe kann auf dem Projektboard, auf dem Designboard und in der Wochenübersicht erscheinen. Auf allen drei Boards handelt es sich um dieselbe Aufgabe.
- Eine Aufgabe hat nur einen Status. Wenn du eine Aufgabe über ein Board änderst, wird die Änderung überall übernommen. Du bearbeitest jeweils die Aufgabe und nicht die Karte.
Zwei verschiedene Arten von Boards
Die Aufgabenboards in den Projekten werden standardmäßig erstellt; jedes Projekt hat ein eigenes Board. Unter dem Tab „Aufgaben“ werden alle Aufgaben für dieses Projekt angezeigt. Das Projektboard musst du nicht manuell einrichten.
Die Aufgabenboards für Teams werden von Power-Usern im Aufgabenmodul angelegt und sind jeweils mit einem Team verknüpft, zum Beispiel „Design“ oder „Werkstatt“. Dieses Board beantwortet nicht „Wie läuft das Projekt?“, sondern „Woran arbeitet mein Team diese Woche?“. Erfahre mehr über Teams und Aufgabenboards.
Board-Ansicht
In der Board-Ansicht werden alle Aufgaben als Karten in Spalten angezeigt. Die Spalten richten sich nach den Kriterien, nach denen du die Aufgaben gruppiert hast – standardmäßig sind das die Aufgabenstatus.
Wenn du eine Karte verschiebst, ändert sich die Aufgabe. Wenn du eine Karte von einer Spalte in eine andere verschiebst, aktualisiert Rentman das entsprechende Feld in der Aufgabe automatisch. Verschiebst du eine Karte zum Beispiel von „zu erledigen“ nach „erledigt“, ändert sich der Aufgabenstatus automatisch. Wenn du stattdessen nach Zuständigkeiten gruppiert hast, wird die Aufgabe durch das Verschieben einer Karte in eine andere Spalte einem anderen Mitarbeiter neu zugewiesen. Dies ist der schnellste Weg, um ein Board auf dem neuesten Stand zu halten. Beachte jedoch, dass du die Aufgabe dabei wirklich bearbeitest und nicht nur optisch verschiebst.
Auf der Karte siehst du eine Übersicht über die Aufgabe. Öffne die Aufgabe, um weitere Felder zu sehen und zu bearbeiten. Eine Aufgabe, deren Deadline bereits verstrichen ist, wird entsprechend markiert. So siehst du immer sofort, was im Verzug ist, ohne jede Karte einzeln zu kontrollieren.
Listenansicht
In der Listenansicht werden dieselben Aufgaben als Zeilen anstelle von Karten angezeigt. Nutze die Listenansicht, wenn du statt einer Übersicht mehr Details brauchst: zum Beispiel, um die Deadlines von mehreren Aufgaben zu vergleichen, Zeitbudgets zu überprüfen oder verschiedene Aufgaben schnell zu bearbeiten.
Du kannst selbst festlegen, welche Spalten angezeigt werden. Sorge dafür, dass du schon früh das Zeitbudget und die erfassten Stunden hinzufügst. So siehst du direkt, wenn eine Aufgabe den Zeitrahmen überschreitet. Erfahre mehr über Spalten.
Wenn du in einer Listenübersicht Gruppen erstellst, werden die Aufgaben in Abschnitte und nicht in Spalten aufgeteilt. Das Sortieren, Filtern und Bearbeiten funktioniert genauso wie überall sonst in Rentman.
Zwischen den Ansichten wechseln
So wechselst du zwischen der Board- und der Listenansicht:
- Wechsle zum Aufgabenmodul oder zum Tab „Aufgaben“ eines Projekts.
- Klicke auf Übersicht.
- Klicke auf „Board“ oder „Liste“.
- Wähle die gewünschte Ansicht aus.
Filter, Gruppen und Ansichten
Über Filter kannst du festlegen, welche Aufgaben angezeigt werden. Filtere nach verschiedenen Kriterien, darunter Projektstatus und -typ, Farbe sowie Deadlines.
So filterst du eine Ansicht:
- Wechsle zum Aufgabenmodul oder zum Tab „Aufgaben“ eines Projekts.
- Klicke auf „Filter“.
- Wähle den Filter aus.
- Klick auf „Hinzufügen“.
Gruppen bestimmen, wie die Aufgaben eingeteilt werden. Alles, was als Spalte angezeigt werden kann, lässt sich auch als Gruppe verwenden – so kannst du im Aufgabenmodul nach Status, Tags und verknüpften Elementen gruppieren. Für einen detaillierteren Überblick kannst du außerdem Untergruppen nutzen.
So verwendest du Gruppen und Untergruppen:
- Wechsle zum Aufgabenmodul oder zum Tab „Aufgaben“ eines Projekts.
- Klicke auf „Übersicht“.
- Wähle „Gruppen“ oder „Untergruppen“ aus.
- Wähle die gewünschte Option aus.
Ansichten sind gespeicherte Kombinationen aus Filtern und Gruppen auf einem Board. Wenn du ein Board nach deinen Wünschen eingerichtet hast, kannst du es als Ansicht speichern und so mit nur einem Klick jederzeit wieder aufrufen. Erfahre mehr über Ansichten.
Erste Schritte mit Boards
Im Aufgabenmodul findest du alle deine Boards. Von dort aus kannst du jedes Projekt-Board öffnen, auf das du Zugriff hast, deine Team-Boards aufrufen und alle deine Aufgaben einsehen.
Wenn du eine lange Liste von Boards hast, kannst du sie übersichtlicher gestalten, indem du Boards ausblendest, die für dich nicht relevant sind.
So blendest du ein Board aus:
- Navigiere zum Aufgabenmodul.
- Suche im Menü „Boards“ auf der linken Seite das Board, das du ausblenden möchtest.
- Klick auf „Weitere Optionen“.
- Wähle „Ausblenden“.
Ausgeblendete Boards werden nicht gelöscht, und du kannst sie jederzeit wieder einblenden.
So kannst du versteckte Boards wieder einblenden:
- Navigiere zum Aufgabenmodul.
- Klicke im Menü „Boards“ auf der linken Seite auf „Weitere Optionen“.
- Aktiviere die Option „Ausgeblendete Boards anzeigen“.
Aufgabenboard für Projekte mit deinem Team teilen
Teile ein Projektboard mit den Leuten, die in diesem Projekt zusammenarbeiten. So können alle denselben Plan einsehen. Diese Funktion ist jederzeit verfügbar, während du am Board arbeitest.
- Öffne das Aufgabenboard eines Projekts – entweder über den Tab „Aufgaben“ des Projekts oder über das Aufgabenmodul.
- Klicke auf „Teilen“.
- Füge einen bestehenden Mitarbeiter hinzu, indem du nach dem Namen suchst. Erfahre, wie du einen externen Nutzer einlädst.
- Speichern.
Die Personen, die du hinzufügst, erhalten eine Benachrichtigung, dass ein Board für sie freigegeben wurde.
Benutzerberechtigungen teilen
Es gibt zwei Faktoren, die darüber entscheiden, was jemand auf einem Board tun kann:
- Die Freigabe des Boards legt fest, welche Aufgaben eine Person sehen und bearbeiten kann.
- Die Benutzerrolle bestimmt, was sie mit diesen Aufgaben und den Aufgaben außerhalb der Boards machen dürfen, etwa eine Aufgabe löschen, die von jemand anderem erstellt wurde.
Wenn du also ein Board mit einem Kollegen teilst, erhält dieser dadurch keine Rechte, die er nicht ohnehin schon hat. Er erhält – im Rahmen seiner Rolle – lediglich Zugriff auf die Aufgaben auf diesem Board. Erfahre mehr über Benutzerrollen und Berechtigungen.