Teams und Team-Aufgabenboards

Das Projekt-Aufgabenboard beantwortet die Frage: Wie läuft das Projekt? Die meisten Leute arbeiten jedoch nicht nur an einem Projekt gleichzeitig. Ein Designer arbeitet in einer Woche zum Beispiel an vier verschiedenen Projekten. Dann benötigt er nicht vier verschiedene Boards, sondern ein einziges, auf dem alle Aufgaben zu sehen sind, die das Designteam in der Woche erledigen muss.

Dafür gibt es Teams: In Rentman fasst ein Team Mitarbeiter zusammen, die regelmäßig zusammenarbeiten. Auf dem Team-Aufgabenboard sehen die Teammitglieder alle Aufgaben aus allen Projekten auf einen Blick.

In diesem Artikel erfährst du, was ein Team ist, wie man eines erstellt, wie du Mitarbeiter und Aufgaben damit verknüpfst und wie du ein Team-Aufgabenboard einrichtest.

Hinweis: Teams und Team-Aufgabenboards sind Teil von Organize. Nur Administratoren können Teams anlegen, und nur Power-User können Team-Aufgabenboards erstellen. Mehr über Organize erfahren.

Was ist ein Team?

Ein Team ist eine Gruppe von Mitarbeitern, die zusammenarbeiten; zum Beispiel Design, Werkstatt, Büro oder Lager. Ein Team hat zwei Aufgaben:

Es fasst die Aufgaben zusammen. Aufgaben können mit einem Team verknüpft werden, wodurch sie auf dem Board dieses Teams angezeigt werden.
Es ermöglicht den Zugriff. Alle Mitglieder eines Teams sehen automatisch alle Aufgaben und alle Boards, die zu diesem Team gehören. Es ist nicht nötig, ein Team-Board einzeln mit allen Teammitgliedern zu teilen.

Der zweite Punkt ist entscheidend. Bei einem Projekt-Aufgabenboard legst du fest, wer Zugriff erhält, indem du Personen für das Board freigibst. Bei einem Team-Board richtet sich der Zugriff jeweils nach der Teamzugehörigkeit: Wenn du jemanden zum Team hinzufügst, sieht er das Board; entfernst du die Person, hat sie nicht länger Zugriff auf das Board.

Hinweis: Ein Mitarbeiter kann nur dann zu einem Team hinzugefügt werden, wenn er das Aufgabenmodul sehen kann. Es sind keine besonderen Berechtigungen erforderlich, um die Aufgaben anderer Mitarbeiter auf einem Board, anzusehen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Ein Team anlegen

Gehe zum Konfigurationsmodul > Teams.
Klick auf „+ Team hinzufügen“.
Gib den Namen des Teams ein.
Wähle die Teammitglieder aus der Liste aus.
Bestätigen.
Speichern.

Ein Mitarbeiter kann mehr als einem Team angehören. Jemand, der die Werkstatt leitet und gleichzeitig designt, kann in beiden Teams sein und sieht dann entsprechend die Boards beider Teams.

Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung, wenn sie zu einem Team hinzugefügt oder aus einem Team entfernt werden. So wissen sie, dass in ihrem Aufgabenmodul ein neues Board hinzugekommen ist.

Ein Team bearbeiten

Du kannst ein Team bearbeiten, um Teammitglieder zu entfernen, neue Mitglieder hinzuzufügen oder den Namen des Teams zu ändern.

Gehe zum Konfigurationsmodul > Teams.
Wähle ein Team aus und klick auf „Bearbeiten“.
Nimm die entsprechenden Änderungen vor.
Bestätigen.
Speichern.

Eine Aufgabe einem Team zuordnen

Wenn du eine Aufgabe einem Team zuordnest, wird sie auf dem Board dieses Teams angezeigt. Dies kannst du direkt in der Aufgabe über das Feld „Teams“ erledigen. Siehe auch Aufgaben erstellen und Mitarbeitern zuweisen.

Eine Aufgabe mit einem Team zu verknüpfen, ist nicht dasselbe wie eine Aufgabe zuzuweisen. Du kannst eine Aufgabe mit dem Design-Team verknüpfen, damit das ganze Team sie sehen kann. Gleichzeitig kannst du dieselbe Aufgabe einem einzelnen Designer (oder niemandem) zuweisen. So ist es auch möglich, Aufgaben zwischenzuspeichern, die das Team erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten muss.

Hinweis: Eine Aufgabe kann mit mehr als einem Team verknüpft sein.

Team-Aufgabenboards

Ein Team-Aufgabenboard zeigt die Aufgaben an, die mit einem Team verknüpft sind – und zwar projektübergreifend.

Team-Boards werden im Aufgabenmodul erstellt. Jedes Board gehört zu einem Team. Sobald ein Board für das Team veröffentlicht wurde, können alle Mitglieder dieses Teams es sehen.

Team-Aufgabenboard erstellen

Wechsle zum Aufgabenmodul.
Klicke auf „Aufgabenboard hinzufügen“.
Gib einen Namen für das Aufgabenboard ein.
Wähle das Team/die Teams aus, zu denen das Board gehört.
Bestätigen.

Sobald du bestätigst, wird das Team-Aufgabenboard erstellt. Das Board ist zunächst leer. Du kannst entweder direkt im Aufgabenboard neue Aufgaben erstellen oder bestehende Aufgaben mit dem Board verknüpfen. Das Board wird beim Erstellen für alle Teammitglieder freigegeben.

Rentman-Tipp: Wenn du jemanden zu einem Team-Board hinzufügen möchtest, füge ihn einfach zum Team hinzu. Es gibt keine separate Freigabe und keine Möglichkeit, einer Person Zugriff auf ein Team-Board zu gewähren, ohne sie dem Team hinzuzufügen.

Wenn ein Board für dich nicht relevant ist, kannst du es aus deiner eigenen Liste ausblenden. Dies hat keinerlei Auswirkungen auf andere Mitarbeiter. Erfahre, wie du ein Board ausblenden kannst.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein Mitarbeiter in mehr als einem Team sein?

Ja. Mitarbeiter sehen die Boards aller Teams, denen sie angehören.

Muss ich ein Team-Board mit jeder Person einzeln teilen?

Nein. Alle Teammitglieder sehen die Team-Boards automatisch. Einzelne Boards für einzelne Personen freizugeben, ist bei Aufgabenboards für Projekte sinnvoll, nicht aber bei Team-Boards.

Kann ich jemandem Zugriff auf ein Team-Board gewähren, ohne ihn zum Team hinzuzufügen?

Nein. Es können nur Teammitglieder auf das Team-Board zugreifen. Wenn du deine Arbeit mit jemandem außerhalb des Teams teilen möchtest, kannst du stattdessen ein Projekt-Aufgabenboard mit der Person teilen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Team-Aufgabenboard und einem Projekt-Aufgabenboard?

Das Projekt-Aufgabenboard zeigt ein Projekt teamübergreifend an. Ein Team-Aufgabenboard zeigt alle Aufgaben eines Teams in allen Projekten an. Die meisten Rentman-Nutzer verwenden beides: das Projekt-Board, um zu sehen, ob ein Projekt im Zeitplan liegt, und das Team-Board, um zu sehen, welche Aufgaben anstehen.

Das Team wurde um jemanden erweitert. Kann diese Person die Aufgaben sehen, die vor ihrem Beitritt entstanden sind?

Ja. Ein Board ist eine gefilterte Ansicht aller Aufgaben. Es registriert nicht, wer wann zum Team gehört hat. Ein neues Mitglied sieht alles, was zu diesem Zeitpunkt auf dem Board steht.

Kann ich eine Aufgabe mit einem Team verknüpfen, ohne sie jemandem zuzuweisen?

Ja, und das ist sogar sinnvoll. Die Aufgabe erscheint auf dem Team-Board, wo sie jeder im Team übernehmen kann. Sobald jemand mit der Bearbeitung beginnt, wird der Verantwortliche festgelegt.

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