Arbeitszeit für Aufgaben erfassen

Wenn du für eine Aufgabe ein Zeitbudget festlegst, weißt du, wie viel Zeit voraussichtlich dafür benötigt wird. Sobald die geleisteten Stunden erfasst werden, siehst du, wie lange die Aufgabe tatsächlich gedauert hat. Der Vergleich dieser beiden Werte hilft dir, aus groben Schätzungen belastbare Preise zu machen.

Hinweis: Du musst die für die Aufgaben erfassten Zeiten nicht unbedingt in der Stundenerfassung verwenden. Du kannst sie auch nur in der Aufgabe speichern.

In diesem Artikel erfährst du, was du brauchst, um die Arbeitszeit für Aufgaben zu erfassen. Du lernst, wie du Stunden in der Web-App und in der App einträgst und wie du für eine Aufgabe ein- und ausstempelst. Außerdem erfährst du, was zu tun ist, wenn jemand vergisst, auszustempeln.

Hinweis: Eine Aufgabe ist eine Tätigkeit. So müssen deine Mitarbeiter nicht an zwei verschiedenen Stellen nachsehen. Ihre Arbeitszeiten für Einsätze, Schichten und Aufgaben werden alle im Modul „Stundenerfassung“ angezeigt.

Arbeitsstunden für eine Aufgabe im Web erfassen

Nutze diese Funktion, wenn du deine Arbeitsstunden nachträglich eintragen möchtest, anstatt diese während der Arbeit zu erfassen.

Öffne eine Aufgabe.
Klicke unter „Gesamte erfasste Zeit“ auf Dauer.
Gib eine Zeitspanne ein.
Speichern.

Rentman-Tipp: Wenn du an einem Tag an mehreren Projekten gearbeitet hast, füge pro Aufgabe einen Eintrag hinzu. Du kannst auch mehrere Zeitangaben für eine Aufgabe hinzufügen.

Für eine Aufgabe ein- und ausstempeln

Anstatt deine Arbeitsstunden im Nachhinein einzutragen, kannst du auch einen Timer starten, sobald du mit der Arbeit anfängst, und ihn stoppen, wenn du fertig bist.

So stempelst du bei einer Aufgabe ein und aus:

Navigiere zu einer Aufgabe.
Klick auf den Timer.
Wenn du die Aufgabe abgeschlossen hast, klicke auf den Timer, um die Zeiterfassung zu beenden.

Du kannst an verschiedenen Orten einstempeln:

In der Aufgabe selbst;
Auf dem Aufgabenboard;
Über das Widget für Aufgaben auf deinem Dashboard;
In der Rentman-App;
Über die Anmelde-Schaltfläche in der oberen Leiste auf der Rentman-Webseite.

Rentman-Tipp: Web und App werden synchronisiert. So kannst du einen Timer auf deinem Handy in der Werkstatt starten und ihn dann an deinem Schreibtisch stoppen – oder umgekehrt. Es läuft immer nur ein Timer, egal wo du ihn gestartet hast.

Stundenerfassung mit der getrackten Arbeitszeit einer Aufgabe erstellen

Sobald eine Aufgabe erledigt wurde, kannst du die dafür aufgewendeten Stunden in die Stundenerfassung übertragen.

Hinweis: Dieser Schritt ist optional. Wenn du ihn überspringst siehst du in den Aufgaben, Aufgabenübersichten und Services trotzdem die erfassten Zeiten.

So verwandelst du die getrackte Zeit bei einer Aufgabe in eine Stundenerfassung:

Klicke in der oberen Leiste neben der Option „Einchecken“ auf „In Stundenerfassung umwandeln“.
Im Formular für die Stundenerfassung sind die Angaben zu allem, was du heute erfasst hast, bereits vorausgefüllt. Passe die Angaben bei Bedarf an und bestätige die Änderungen.

Hinweis: Wenn du beim Erstellen der Stundenerfassung die Angaben zu den erfassten Stunden einer Aufgabe veränderst, werden die erfassten Stunden automatisch auch in der Aufgabe selbst angepasst.
Speichern.

Für Aufgaben erfasste Stunden genehmigen

Die für Aufgaben erfassten Stunden durchlaufen denselben Genehmigungsprozess wie die Stunden in Funktionen und Schichten. Sie werden im Modul der Stundenerfassung als „ausstehend“ angezeigt, bis sie von jemandem genehmigt werden.

Bei Aufgaben spielt die Genehmigung eine bedeutendere Rolle als bei geplanten Arbeiten. Eine Funktion hat eine geplante Start- und Endzeit, die du vergleichen kannst, um ungewöhnliche Erfassungen zu identifizieren. Eine Aufgabe hat keinen festgelegten Zeitraum, sondern nur ein Zeitbudget. Bei Aufgaben wird daher verglichen, ob die erfassten Stunden mit der Zeit übereinstimmen, die für die Arbeit veranschlagt wurde.

Erfahre mehr über die Genehmigung der Stundenerfassung.

Erfasste Stunden anzeigen

Nachdem die Stunden erfasst sind, kannst du sie mit den Zeitbudgets in einem Aufgabenboard, bei einem Service oder in einem Export vergleichen. Siehe auch Berichte und Auswertungen zur Zeiterfassung bei Aufgaben.

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich eine Lizenz für die Personalplanung, um Arbeitszeiten für Aufgaben erfassen zu können?

Nein. Das Erfassen von Arbeitsstunden für Aufgaben ist Teil von Organize. Das Erfassen von Arbeitsstunden für Funktionen und Schichten ist Teil der Personalplanung. Wenn du beides nutzt, brauchst du auch zwei Lizenzen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Zeitbudget und der erfassten Zeit?

Das Zeitbudget ist die Zeit, die du während der Planung für die Aufgabe veranschlagt hast. Die erfasste Zeit ist die Zeit, die das Erledigen der Aufgabe tatsächlich in Anspruch genommen hat. Das Vergleichen dieser beiden Werte ist der Sinn der Zeiterfassung bei Aufgaben.

Was passiert, wenn ich vergesse, auszustempeln?

Wenn du länger als 12 Stunden eingestempelt bist, erhältst du über die App und per E-Mail eine Erinnerung.

Können die für Aufgaben erfassten Stunden genehmigt werden?

Es gelten dieselben Genehmigungseinstellungen wie für deine anderen Stunden. Sobald eine Anmeldung genehmigt wurde, ist sie schreibgeschützt, bis jemand sie wieder auf „ausstehend“ setzt.

Ist es möglich, Arbeitszeit für eine Aufgabe zu erfassen, die nicht zu einem Projekt gehört?

Ja. Auch für administrative und interne Aufgaben können Stunden erfasst werden. Diese Stunden können zum Beispiel für die Erstellung von Reports verwendet werden, erscheinen aber nicht in der Finanzübersicht eines Projekts, da es kein Projekt gibt, dem sie zugeordnet werden können.

Wo bleiben die Stunden?

Die Stunden bleiben in der Aufgabe, wo sie mit dem Zeitbudget abgeglichen werden können. Wenn die Aufgabe mit einem Service verknüpft ist, fließt sie auch in diesen Service ein – so gelangt die Arbeit für die Vor- und Nachproduktion in ein Angebot oder eine Rechnung. Siehe auch Services.

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