Revisar y aprobar las entradas de tiempo antes de procesar la nómina o exportar los datos es un paso fundamental para una gestión empresarial eficaz. Este proceso garantiza que las horas registradas representen fielmente el trabajo finalizado y ayuda a identificar cualquier discrepancia entre los miembros del personal.

En este artículo, aprenderás cómo gestionar y aprobar los registros de tiempo enviados por los miembros del personal y, para mejorar la supervisión y minimizar el riesgo de inexactitudes en las nóminas.

Casos reales

A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo se puede utilizar esta funcionalidad:

Introducción a la aprobación de los registros de tiempo

Antes de empezar a utilizar la aprobación de registros de tiempo, se requieren algunos pasos iniciales de configuración:

• Configura los permisos de roles de usuario para miembros del personal y encargados.

• Habilita la aprobación de las horas trabajadas enviadas.

• Configura el mínimo de horas pagadas (si es necesario).

Permisos de rol de usuario

Los usuarios deben tener los derechos y accesos apropiados para sus roles. Para permitir que los miembros del personal envíen sus horas de trabajo y que los encargados las revisen y aprueben en el módulo watch_later Registro de tiempo, primero se deben configurar los permisos adecuados dentro del módulo settingsConfiguración.  

Habilitar la aprobación de horas trabajadas enviadas

El siguiente paso para iniciar la aprobación del registro de tiempo es habilitar la aprobación para el tipo de hora Trabajada.

1. Dirígete al módulo settingsConfiguración > Registro de tiempo y ausencias > Tipos de hora.
2. Selecciona el tipo de hora Trabajada y haz clic en edit EDITAR

3. Selecciona «Sí» para la opción Requiere aprobación.

4. Confirmar
5. Guardar

Horas mínimas pagadas

En algunos países, se debe pagar un número mínimo de horas por cada trabajo realizado por un miembro del personal. Según la legislación local, es posible que necesites configurar esta opción de horas mínimas pagadas. Si está configurada, se utilizará en la columna Control de aprobación para comparar el número de horas en cada registro de tiempo con el mínimo de horas pagadas exigido.

1. Dirígete al módulo settingsConfiguración > Registro de tiempo y ausencias > Registro de tiempo.

2. Introduce una cantidad de horas.

3. Guardar.

Gestionar registros de tiempo

En el módulo watch_later Registro de tiempo, verás todas las horas presentadas por los miembros del personal, en el periodo de tiempo seleccionado. Aparecerán como Pendiente en la columna Estado de la vista general. Una vez validadas las horas presentadas, aparecerán como Aprobado.

Consejo de Rentman: añade la columna Estado en la vista general del módulo Registro de tiempo, para ver qué registros de tiempo siguen pendientes y es necesario aprobarlos. Asimismo, puedes utilizar el conjunto de columnas predeterminado para ello.

Consejo de Rentman: también es posible ver el estado de un registro de tiempo a través de la aplicación, en la pestaña Registrado del módulo watch_later Registro de tiempo.

La columna de control de aprobación

Los iconos te ayudan a hacer un seguimiento de los registros de tiempo que necesitan atención. Los colores de los iconos indican la acción necesaria que se debe realizar.

Aprobar registros de tiempo mediante la opción de aprobación en masa

1. Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.

2. Selecciona uno o más registros de tiempo.

3. En la parte superior de la vista general, haz clic en APROBAR

Aprobar registros de tiempo mediante la barra lateral Detalles del registro de tiempo

1. Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.

2. Pasa el cursor sobre un registro de tiempo.

3. Haz clic en menu_openDetalles para abrir la barra lateral Detalles del registro de tiempo.

4. Haz clic en APROBAR

Aprobar registros de tiempo mediante el flujo

Esta opción resulta bastante útil cuando necesitas revisar, posiblemente ajustar y aprobar muchos registros de tiempo.

1. Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.
2. Haz doble clic en un registro de tiempo o selecciona uno y haz clic en edit EDITAR en la parte superior de la vista general. 
3. (Opcional) Ajusta los datos.
4. Guardar.
5. Haz clic en APROBAR para validar el registro de tiempo.
6. Haz clic en  chevron_left para volver al registro de tiempo anterior, o chevron_right para ir al siguiente registro de tiempo.

Consejo de Rentman: una vez aprobados, los registros de tiempo pasan a modo de solo lectura y no se pueden cambiar, a menos que se reviertan al estado Pendiente.

Ajustar registros de tiempo

Debes tener los permisos adecuados para editar los registros de tiempo de otras personas

1. Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.

2. Selecciona un registro de tiempo y haz clic en edit EDITAR en la parte superior de la vista general.

3. Ajusta los datos.

4. Guardar.

Revertir registros de tiempo al estado Pendiente

Si se comete un error durante el proceso de aprobación, como aprobar horas incorrectas o necesitar hacer cambios, es posible revertir la aprobación. Esto permite a los responsables hacer los ajustes necesarios y volver a aprobar el registro de tiempo corregido.

Desde Detalles del registro de tiempoEditar un registro de tiempo

1. Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.
2. Pasa el cursor sobre un registro de tiempo.
3. Haz clic en menu_openDetalles para abrir la barra lateral Detalles del registro de tiempo.
4. Haz clic en Volver a pendiente

1. Dirígete al módulo watch_later Registro de tiempo.
2. Haz doble clic en un registro de tiempo para editarlo, o selecciona un registro de tiempo y haz clic en edit EDITAR en la parte superior de la vista general.
3. Haz clic en check Aprobado para revertir el estado.
4. Ajusta los datos y Guarda los cambios (si es necesario).

Exportar registros de tiempo

Puedes exportar los tiempos registrados a un archivo .xlsx, para procesar las horas trabajadas del personal en tu software de contabilidad preferido. Nota: al exportar los registros de tiempo, aparecerá un mensaje de advertencia si quedan registros de tiempo pendientes.

Hacer un seguimiento de los cambios en los registros de tiempo

Preguntas frecuentes