Crear un Presupuesto o un contrato.

Antes de comenzar
Hay algunos pasos que tienes que dar antes de crear una cotización. Puedes configurarlo todo en el settings Módulo de configuración.
Moneda

Cómo: Navegar hasta settings Configuración > Contabilidad > Contabilidad

Términos y condiciones
Cómo: Configura tus términos y condiciones
Gestionar los libros de contabilidad

Como: Gestionar los libros de contabilidad en Rentman

Establece tu sistema fiscal

How to: Configurar los impuestos (IVA & GST)

Momentos de factura y fechas de vencimiento
Para configurar los momentos de facturación, dirigete a settings Configuración > Contabilidad > Momentos de facturación
Condiciones de pago
Para configurar momentos de facturación, visita settings Configuración > Contabilidad > Condiciones de pago

Cuando generas una cotización o un contrato, Rentman copia automáticamente la información de precios de la planificación del proyecto. Para visualizar esta información en tus documentos, primero debes planifica el equipo y/o añade funciones de personal y transporte.

En Rentman no hay ninguna diferencia entre las cotizaciones y los contratos. Puedes elegir entre utilizar uno, otro o ambos, según las preferencias de tu empresa.

Crea una cotización o un contrato

  1. Dirigete a la pestaña Contabilidad  de tu proyecto.
  2. En la sección de la parte superior izquierda, elige entre Cotización o Contrato. quotes:contract.gif
  3. Haz clic   Añadir cotización  o  Añadir contrato 
  4. (Opcional) Comprueba los detalles del documento, elige los subproyectos que incluir y añade un texto personal.
  5. (Opcional) Cambia la plantilla de documento predeterminada y configuracion avanzadas. La plantilla de tus presupuestos puede modificarse para mostrar la información que deseas que aparezca en tu documento. He aquí cómo personalizar plantillas de documentos y añade un membrete.
  6. Haz clic en  Generar

El documento se guarda en la pestaña "Contabilidad" del proyecto, en la sección de la parte superior izquierda. También puedes verlo en la pestaña "Archivos" de tu proyecto. 

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Regenerar una cotización o un contrato

Cuando realices cambios en tu proyecto (por ejemplo, cambiar el equipo), es posible que desees generar otra cotización para mostrar los cambios a tu cliente. Tienes tres opciones:

  • Añadir una cotización cuando deseas ofrecer una nueva cotización y conservar la antigua como referencia o comparación. Esta nueva cotización tendrá un número diferente. Si deseas que tu cliente firme digitalmente los nuevos cambios, es necesario una nueva cotización (número).
  • Sobrescribir para actualizar la cotización sin cambiar la versión o el número. Utilízalo si estás probando diferentes plantillas de documentos o realizando cambios antes de enviar la cotización al cliente por primera vez.
  • Crear una nueva versión si vas a enviar una versión actualizada de tu cotización. La versión antigua del documento se guarda como archivo en el proyecto, y el número de versión aumentará para el documento actualizado.
    Si no eliges una de estas tres opciones, los cambios realizados no se mostrarán en el documento.

Regenerar una cotización o un contrato:

  1. Abrir el documento.
  2. En el menú de la derecha, haz clic en  Regenerar
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  3. Elige entre  Sobrescribir  and  Nueva versión
Periodo de expiración

Cada documento que generas tiene un periodo de caducidad. Por defecto, Rentman utiliza un periodo de caducidad de 14 días. Sin embargo, puedes cambiar esta configuración por defecto a la duración que desees.

Siempre puedes cambiar manualmente el periodo de caducidad de un documento. Esto anulará la configuración por defecto.

  1. Dirigete al settings modulo de Configuración > Contabilidad > Contabilidad.
  2. Encontrar la opción Plazo de vencimiento por defecto oferta/contrato, e introduce el número de días que desees.

La fecha de vencimiento de un documento aparece en el propio documento.

En el settings modulo Configuración, también puedes dejar que tus clientes firmen documentos después de la fecha de caducidad.

En el table_chartMódulo de proyectos, puedes filtrar tus proyectos mediante Proyectos con cotizaciones caducadas.

Descargar el documento

Puede descargar tu cotización o contrato como un .PDF o documento Word (.docx). Haz clic en el icono "Descargar" de la parte superior derecha y elige entre "Descargar como archivo PDF" o "Descargar como archivo Word" al crear un documento.

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No olvides (re)generar tu documento para aplicar los cambios que no hayas guardado, antes de descargar tu archivo.

Envía tus cotizaciones o tus contratos por correo electrónico

Puedes enviar por correo electrónico tus cotizaciones o contratos directamente desde Rentman. También puedes dejar que tus clientes firmen una cotización o un contrato digitalmente.

Configuración del documento

Configuración del documento
Números de serie
Selecciona la opción número de serie de este documento.
Número

El número del documento. Puedes utilizarlo como referencia interna y para el destinatario.

In the settings Módulo de configuración, puedes configurar tus números de serie para decidir con qué número debes empezar cada documento.

Haz clic en "Nuevo número" en la parte superior de la pantalla de documentos para crear una cotización o contrato adicional para tu cliente. Esto resulta útil para ofrecer al cliente varias opciones entre las que elegir, y todos los presupuestos se mostrarán en la pestaña "Contabilidad".

Fecha de vencimiento
Elige la fecha de expiración de este documento.
Ajustes avanzados
Plantilla: Elige una plantilla de documento para este documento. El sitio tipo de proyecto de tu proyecto determina qué plantilla se Selecciona por defecto. No obstante, siempre puedes elegir una plantilla distinta a la predeterminada.
Membrete: Un Membrete es el fondo de un documento, y puede contener imágenes, encabezados y pies de página. En tipo de proyecto de tu proyecto determina qué membrete se Selecciona por defecto. Pero puedes elegir un membrete distinto al predeterminado.
Combinaciones físicas y virtuales abiertas: Elige si el contenido de tu combinación física o virtual debe mostrarse u ocultarse. Puede leer aquí cómo hacerlo al generar un documento. Puedes configurarlo por defecto en el módulo "Equipos".

Preguntas frecuentes

¿Cómo añado mi logotipo y la información de mi empresa a un documento?
Para ello, carga tu membrete a Rentman.
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