Cómo: Navega a settings Configuración > Contabilidad > Financiero
Cómo: Configura tus términos y condiciones
Cómo: Configurar factores de precio de equipos (descuentos por varios días)
Para configurar momentos de facturación, ve a settings Configuración > Contabilidad > Momentos de facturación
Para configurar momentos de facturación, ve a settings Configuración > Contabilidad > Términos de pago
Cuando generas un presupuesto o un contrato, Rentman copia automáticamente la información de precio del plan del proyecto. Para mostrar esta información en tus documentos, primero debes planificar el equipo y/o agregar funciones de equipo y transporte.
No hay diferencia en cómo funcionan los presupuestos y contratos en Rentman. Puedes elegir entre usar uno, otro o ambos, según las preferencias de tu empresa.
Crear un presupuesto o un contrato
- Ve a la pestaña Contabilidad de tu proyecto.
- En la sección en la parte superior izquierda, elige entre Presupuesto o Contrato.
- Haz clic en Agregar presupuesto o Agregar contrato
- (Opcional) Verifica los detalles del documento, elige los subproyectos a incluir y agrega un texto personal.
- (Opcional) Cambia la plantilla de documento predeterminada y configura opciones avanzadas. La plantilla de tus presupuestos se puede modificar para mostrar la información que deseas que aparezca en tu documento. Así es como personalizar plantillas de documentos y agregar membrete.
- Haz clic en Generar
Tu documento se guarda en la pestaña 'Contabilidad' de tu proyecto, en la sección en la parte superior izquierda. También puedes verlo en los 'Archivos' de tu proyecto.
Regenerar un presupuesto o contrato
Cuando realizas cambios en tu proyecto (por ejemplo, cambiar equipos), es posible que desees generar otro presupuesto para mostrar los cambios a tu cliente. Tienes tres opciones:
- Agregar un presupuesto cuando quieres ofrecer un nuevo presupuesto y mantener el antiguo como referencia o comparación. Este nuevo presupuesto tendrá un número diferente. Si deseas que tu cliente apruebe digitalmente los nuevos cambios, se requiere un nuevo presupuesto (número).
- Sobrescribir para actualizar el presupuesto sin cambiar la versión o número. Úsalo si estás probando diferentes plantillas de documentos o haciendo cambios antes de enviar el presupuesto al cliente por primera vez.
- Crear una nueva versión si estás enviando una versión actualizada de tu presupuesto. La versión anterior del documento se guarda como un archivo en el proyecto, y el número de versión aumentará para el documento actualizado.
Si no eliges una de estas tres opciones, los cambios que hayas realizado no se mostrarán en el documento.
Para regenerar un presupuesto o contrato:
- Abre el documento.
- Desde el menú de la derecha, haz clic en Regenerar
- Elige entre Sobrescribir y Nueva versión
Cada documento que generas tiene un período de vencimiento. Después de este período, la cotización o contrato ya no es válida. Por defecto, Rentman utiliza un período de vencimiento de 14 días. Sin embargo, puedes cambiar esta configuración predeterminada a la longitud que desees.
Siempre puedes cambiar manualmente el período de vencimiento de un documento. Esto anulará la configuración predeterminada.
- Ve al settings Módulo de Configuración módulo > Financiero > Financiero.
- Encuentra la opción Período de vencimiento predeterminado para cotización/contrato, y completa el número de días que desees.
La fecha de vencimiento de un documento se muestra en el propio documento.
En el settings Módulo de Configuración módulo, también puedes permitir que tus clientes firmen documentos después de la fecha de vencimiento.
En el table_chartMódulo de Proyectos, puedes filtrar tus proyectos por Proyectos con cotizaciones vencidas.
Descarga tu documento
Puedes descargar tu cotización o contrato como un archivo .PDF o Word (.docx). Haz clic en el icono 'Descargar' en la esquina superior derecha y elige entre 'Descargar como archivo PDF' o 'Descargar como archivo Word' al crear un documento.
No olvides (re)generar tu documento para aplicar cambios no guardados antes de descargar tu archivo.
Envía por correo electrónico tus cotizaciones o contratos
Puedes enviar por correo electrónico tu cotización o contrato directamente desde Rentman. También puedes permitir que tus clientes firmen una cotización o contrato digitalmente.
Configuración del documento
Selecciona la serie de números de este documento.
El número del documento. Puedes usar esto como referencia interna y para el destinatario.
En el ajustes Módulo de Configuración, puedes configurar tu serie de números para decidir con qué número debe comenzar cada documento.
Haz clic en 'Nuevo número' en la parte superior de la pantalla del documento para crear una cotización o contrato adicional para tu cliente. Esto es útil para proporcionar a un cliente múltiples opciones para elegir, y todas las cotizaciones se mostrarán en la pestaña 'Financiero'.
Elige la fecha en que vence este documento.
Plantilla: Elige una plantilla de documento para este documento. El tipo de proyecto de tu proyecto determina qué plantilla se selecciona de forma predeterminada. Sin embargo, siempre puedes elegir una plantilla diferente a la predeterminada.
Membrete: Un membrete es el fondo de un documento y puede contener imágenes, encabezados y pies de página. El tipo de proyecto de tu proyecto determina qué membrete se selecciona de forma predeterminada. Pero puedes elegir un membrete diferente al predeterminado.
Abrir combinaciones físicas y virtuales: Elige si el contenido de tu combinación física o virtual debe mostrarse u ocultarse. Puedes leer aquí cómo hacerlo al generar un documento. Puedes configurarlo por defecto en el módulo 'Equipo'.