La pestaña Contabilidad en tu proyecto te proporciona una vista general de los ingresos y costes de un proyecto. Desde esta misma pestaña, también puedes calcular los márgenes y los beneficios, generar y enviar presupuestos, contratos y facturas.
En este artículo, trataremos los siguientes aspectos de la pestaña Contabilidad: costes estimados, costes previstos, costes reales, ingresos, descuentos y totales.
Vista general
En la parte inferior de la pestaña, encontrarás un desglose detallado de los costes estimados, previstos y reales. Si dispones del complemento Presupuestos y facturas, también podrás ver los totales y márgenes de cada categoría, así como aplicar descuentos o modificar los datos del IVA. Además, verás una vista rápida de los beneficios de este proyecto y cuánto se ha facturado ya. Por último, también puedes generar tus presupuestos, contratos y facturas desde aquí.
Subproyectos
En la pestaña Contabilidad de cada subproyecto, encontrarás una vista general detallada de cada subproyecto que hayas añadido a tu proyecto.
En la vista general financiera de un proyecto principal, verás un resumen de los costes totales, los ingresos totales y el descuento total de cada subproyecto. A continuación, hablaremos de los principales aspectos financieros del proyecto.
Costes estimados
La columna de costes estimados muestra los costes que prevés realizar para tu proyecto, los cuales se basan en las funciones de personal y transporte previstas y en el precio de compra del equipo que vas a vender.
Al hacer un presupuesto, debes controlar los costes estimados para ver tu margen y cuánto descuento puedes ofrecer. Utilizarás esta vista general, sobre todo cuando tu proyecto se encuentre todavía en estado de Concepto o Consulta.
Los costes de subalquiler se calculan por equipo subalquilado. Para calcular los costes reales de cada artículo, se utiliza la siguiente fórmula.
(precio medio del equipo subalquilado por día) * (volumen
de reservas en subalquiler) * (número de días utilizados para el proyecto).Los costes adicionales de un subalquiler se dividen proporcionalmente entre los artículos del subalquiler. Estos costes se tienen en cuenta a la hora de calcular el precio medio de un artículo de subalquiler por día.
El artículo X cuesta 20 € y el artículo Y cuesta 180 €.
El artículo X representa el 10 % de los costes totales de equipo; esto significa que el 10 % de los costes adicionales corresponden a este artículo. En este caso, 10 €. El otro 90 % de los costes adicionales se añaden al artículo Y.
De este modo, el alquiler de estos artículos durante 10 días tendrá los siguientes costes:
Artículo X: 20 € de gastos de equipo + 10 € de costes adicionales = 30 € en total.
Artículo Y: 180 € de gastos de equipo + 90 € de costes adicionales = 270 € en total.
El precio medio por día:
Artículo X: 30 € / 10 días = 3 € por día.
Artículo Y: 270 € / 10 días = 27 € por día.
Si planificas un artículo del artículo subalquilado X durante 5 días en un proyecto, manteniendo los mismos costes adicionales para ese subalquiler, el coste será de 3 * 1 * 5 = 15 €.
Al añadir el equipo en venta al proyecto, los costes de compra del equipo se mostrarán tanto en la columna de Costes estimados como en la de Costes previstos.
En la pestaña Equipo del proyecto, verás los costes de compra del equipo en venta en la columna Precio de lista (véase la siguiente imagen). Esto se configura al añadir equipo o al añadir un artículo temporal.
El coste de los artículos en venta se calcula con base en la siguiente fórmula:
(precio de compra del equipo) * (cantidad de artículos)Dichos costes se totalizarán y figurarán como Costes previstos de equipo en venta en la vista general financiera.
Los costes estimados del personal se basan en los costes de contratación del personal planificado y en las funciones de transporte. Es posible definir estos costes por hora o como una cantidad fija.
El coste estimado de cada función se calcula a partir de la siguiente fórmula:
(coste fijo + (duración * coste por hora)) * (cantidad de funciones)En la pestaña Personal y transporte de un proyecto, encontrarás los costes de contratación de las funciones del personal en la columna Costes totales. Los costes de toda esta columna se totalizarán y se mostrarán como costes estimados del personal en la pestaña Contabilidad.
Los costes estimados de transporte se basan en los costes de contratación que hayas definido para las funciones de transporte. Puedes definir estos costes por kilómetro o como una cantidad fija. El coste estimado de cada función de transporte se calcula a partir de la siguiente fórmula:
(coste fijo + (distancia * coste por km)) * (cantidad de funciones)En la pestaña Personal y transporte de un proyecto, encontrarás los costes de contratación de las funciones de transporte en la columna Costes totales.
Costes previstos
La columna Costes previstos ofrece una visión general de los costes del proyecto antes de empezar. Cuando la planificación toma forma, se sabe más sobre (por ejemplo) quién ejecutará las funciones, qué se va a subalquilar, qué transporte se utilizará. Estos datos se utilizan para calcular los costes previstos.
El coste previsto permitirá asegurarte de que te ajustas al presupuesto antes de iniciar el proyecto, de modo que puedas modificar tu planificación en consecuencia.
Esta cifra se basa en el precio de subalquiler de tu base de datos, multiplicado por la cantidad que ya has subalquilado.
Los costes de compra del equipo de venta se muestran tanto en la columna de costes estimados como en la de costes previstos. Para más información, consulta el párrafo Equipo en venta en la sección Costes estimados.
Cuando planificas un miembro del personal en un proyecto, se genera automáticamente información sobre los costes asociados. En el módulo people Miembros de personal, puedes definir múltiples tarifas para cada miembro, a través de la pestaña Tarifas. Para cada miembro del personal, se seleccionará automáticamente la tarifa estándar. Puedes cambiarla manualmente cuando su tarifa se diferencie de la tarifa estándar. Las tarifas que hayas seleccionado se mostrarán como costes en la columna Costes previstos.
El coste previsto de cada miembro planificado se calcula con base en la siguiente fórmula;
— Si la tasa del personal está fijada para la función:
tarifa del personal aplicada para (duración de la función: pausa de la función)— Si la tarifa del personal no está fijada para la función:
acuerdo de precios en la funciónCuando planificas vehículos en un proyecto, se genera automáticamente información sobre los costes asociados. En el módulo local_shipping Transporte, puedes definir una tarifa fija y variable para cada vehículo. Para cada vehículo, la tarifa estándar será seleccionada por defecto. Las tarifas que selecciones, se mostrarán en la column Costes previstos.
Costes reales
A veces los costes de un proyecto son diferentes de lo que esperabas. Por ejemplo, puede que tu personal tenga que trabajar más, o que el proveedor de un artículo que subalquilas te cobre un precio distinto del que esperabas. Esta columna muestra los costes reales al final del proyecto.
Alquiler
Esta cifra se basa en el precio real que has acordado con el proveedor, multiplicado por la cantidad subalquilada.
Personal
A veces ocurre que el personal trabaja más horas de las calculadas previamente. La columna Costes reales lo muestra.
Los costes mostrados en esta columna se basan en el número real de horas trabajadas por el personal. Puedes registrar las horas del personal en el módulo watch_later Registro de horas. Al hacerlo, es importante vincular las horas trabajadas a una función. De esta forma, Rentman puede conectar la función (y, por tanto, sus costes) al proyecto.
Ingresos, descuentos, benefícios/márgenes y total
Ingresos
La columna de ingresos muestra los ingresos de tu proyecto por categoría. Lo calculamos al sumar los totales de equipo planificado, personal, transporte y costes adicionales.
Descuentos
El resumen financiero te permite ofrecer distintos descuentos antes de generar un presupuesto o una factura. Puedes seleccionar un descuento por categoría, o para el precio total del proyecto.
La definición de descuentos por categoría se realiza en la columna Descuento de esa categoría. Los descuentos se definen como un porcentaje del precio total de esa categoría.
La definición de un descuento para todo el proyecto se realiza en el campo Descuento del resumen financiero del proyecto. Puedes elegir entre un porcentaje del precio total o una cantidad fija.
Beneficios y márgenes
En esta columna puedes ver cuánto ganas por equipo, personal, transporte y en total. Esto se calcula restando tus costes a los ingresos.
Haz clic en la cabecera de la columna para cambiar la vista entre Beneficio (en dígitos) y Margen (en porcentaje).
Total
Muestra los costes totales de cada columna. Puedes definir o ajustar manualmente el descuento y precio totales del proyecto, haciendo clic en un campo Total y escribiendo el importe.
Fijar precio o personalizar IVA
Si quieres bloquear el precio de tu proyecto después de generar un presupuesto o una factura, puedes hacerlo en el resumen financiero. Una vez bloqueado, cualquier cambio en el equipo planificado, el personal y el transporte no afectará a los precios del resumen financiero.
- Dirígete a la pestaña Contabilidad de tu proyecto.
- Haz clic en el icono Bloquear situado junto al total del proyecto.
Seguro, depósito y momentos de factura
Condiciones generales y adicionales
Generar presupuestos, contratos y facturas
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