Exportar automáticamente las facturas a Quickbook online

Conectando Quickbooks Online a Rentman, puedes dejar que Rentman exporte automáticamente tus facturas a Quickbooks. Esto ahorra esfuerzo y es más rápido que la exportación a un archivo de Excel desde el módulo de Facturas.

Tu solo puedes conectar Rentman a Quickbooks Online, no al Escritorio de Quickbooks.

Importante: Las facturas que pertenecen a particulares en Rentman no pueden ser exportadas automáticamente a Quickbooks. Para evitar esto, puedes cambiar el tipo de tu contacto con la empresa.

Los contactos siempre se importan como nuevos contactos en Quickbooks. Los contactos con el mismo nombre se agregan con el número de contacto de Rentman entre paréntesis después del nombre a Quickbooks.

Disponible para: Lite Classic Pro

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¿Qué datos se exportan?

Nota: Sólo se exportan los libros de contabilidad a Quickbooks. Por lo tanto, en las facturas exportadas a Quickbooks no encontrará cada equipo o función que haya planificado. 

  • Información de la factura
    Las facturas contienen toda la información financiera que añades en Rentman, y que es necesaria para una completa visión general y un correcto funcionamiento en tu software de contabilidad. Esto incluye las tasas de IVA, las condiciones de pago, los momentos de la factura y los números de la factura.

  • Información de contactos relevantes
    También se exporta la información de los contactos relevantes para tu factura. Esto incluye, por ejemplo, el nombre de la empresa, las personas de contacto y el número de contacto.
    Los contactos en Rentman no pueden ser emparejados con los contactos ya introducidos en Quickbooks. Los contactos con el mismo nombre se añaden con el número de contacto de Rentman entre paréntesis después del nombre a Quickbooks. 

Advertencia: La información del proyecto no puede ser exportada automáticamente a Quickbooks. Esto significa que la información como el nombre del proyecto, el número de proyecto, los costes de un proyecto y otra información del proyecto no se puede enviar a Quickbooks automáticamente. Sin embargo, esto es posible cuando se exportan manualmente las facturas desde el módulo Facturas.

Alinear los nombres de los clientes

Antes de conectar Rentman a Quickbooks, alinea los nombres de los clientes para asegurarte de que los nombres de tus contactos/clientes son exactamente los mismos en Rentman y Quickbooks. Si los nombres no son los mismos, Quickbooks creará nuevos contactos no deseados después de la primera exportación automática.

Crear productos y servicios en Quickbooks

Para exportar los libros mayores de tus facturas de Rentman, tienes que conectarlos a los Productos y Servicios en Quickbooks. Para crear productos y servicios en Quickbooks:

  1. Ve al módulo de Facturación.
  2. Selecciona la pestaña Productos y Servicios.
  3. Haz clic en "Nuevo" en la esquina superior derecha para añadir un producto.

Sugerimos crear un producto para cada libro mayor que exportamos: alquiler, venta, personal, transporte, seguros, otros, y predefinidos.

Conectar Quickbooks

Para conectar Quickbooks, debes primero llenar los detalles de tu cuenta de Quickbooks desde dentro de Rentman. Después, debes configurar tus ajustes para la exportación automática.

Conectando

  1. Ve al módulo de Configuración > Cuenta > Extensiones.
  2. Haz clic en el botón Conectar con Quickbooks.
    Asegúrate de que tu navegador permita las ventanas emergentes.
  3. Accede con los datos de tu cuenta.
    Quickbooks_login.png
  4. Después de entrar al sistema, puedes proceder a configurar la exportación automática.

Instalación

  1. Vaya al módulo Configuración > Cuenta > Extensiones.
  2. En la opción Exportar automáticamente, selecciona una de las siguientes opciones:
    mceclip0.png

    Si eliges Manual, debes hacer clic en el botón Iniciar exportación para enviar tus nuevas facturas a Quickbooks. Nota: cuando no hay ninguna factura nueva, este botón no está disponible.

    Si eliges En los días siguientes, Rentman puede enviar automáticamente nuevas facturas a Quickbooks. Seleccionas todos los días en los que esto debe suceder. Las nuevas facturas siempre se exportan a las 02:00 AM, en los días que selecciones aquí.
  3. A continuación, debes comparar tus libros de contabilidad, los tipos de IVA y Diario contable en Rentman con los de Quickbooks. Esto es necesario, porque tus nombres pueden ser ligeramente diferentes.

  4. Guarda los cambios cuando hayas emparejado todos los campos.
    Si no puedes hacer clic en Guardar, es probable que los campos no hayan coincidido correctamente. Intenta este paso de nuevo.

Puedes ver el estado de tus facturas en el módulo Facturas (ver la sección de abajo).

Ver el estado de tus facturas

Cuando tus facturas hayan sido exportadas a Quickbooks, puedes comprobar en Rentman si esto se ha hecho correctamente. Esto se hace de la siguiente manera:

  1. Ve al módulo de Facturas.
  2. Añade la columna Status de exportación al resumen.
    Lee cómo añadir una columna aquí.
  3. En esta columna recién añadida, puedes ver el estado de tus facturas.

Solución de problemas

Mi factura fue exportada, pero no aparece en Quickbooks.
Puede ocurrir que una factura no se haya podido exportar a tu software de contabilidad. En algunos casos, podemos determinar por qué sucede esto. Puedes comprobarlo de la siguiente manera:

  1. Ve al módulo de Facturas.
  2. Añade la columna Comentario de exportación al resumen.
    Lee cómo añadir una columna aquí.
  3. En esta columna recién añadida, puedes ver el estado de tus facturas.

Desafortunadamente, no siempre podemos determinar una causa clara para las facturas exportadas que no aparecen en Quickbooks. Ver más abajo una lista de errores conocidos al generar facturas.

Errores conocidos

  • No hay ningún cliente añadido a la factura

Preguntas Frecuentes

No uso Quickbooks. ¿Puedo conectar mi programa de contabilidad?
Sólo ofrecemos una conexión con un número limitado de soluciones de contabilidad, ya que mantener y actualizar las conexiones cuesta mucho tiempo. En el futuro, podríamos soportar un mayor número de soluciones de contabilidad, sin embargo esto depende completamente del número de clientes que utilizan un software en particular, y cuán fácilmente se puede conectar a Rentman. Contáctanos para ver si ya estamos trabajando en una integración con tu software de contabilidad.
También puedes añadir un deseo a nuestra Wishlist  en el foro de la comunidad, si quieres añadir una conexión con tu programa de contabilidad.
¿Puedo sincronizar la información entre Rentman y mi programa de contabilidad?
No, esto no es posible. La exportación de facturas es un proceso unidireccional. Esto significa que sólo puede enviar información desde Rentman a Quickbooks, y no al revés.
¿Cuándo se exportan mis facturas? Las nuevas facturas siempre se exportan automáticamente a las 2:00 AM hora local, en los días que elijas. Sin embargo, también puedes elegir hacerlo manualmente. Lee la sección Conectar Quickbooks para obtener más información.
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