Las plantillas de documentos determinan qué información debe mostrarse en tus documentos y cómo debe mostrarse. El uso de una plantilla de documento ahorra tiempo y es útil para mantener el mismo aspecto y contenido en varios documentos del mismo tipo. En este artículo, explicamos cómo crear una plantilla de documento en Rentman.-

Tipos de documentos

El tipo de documento determina en qué parte del software se puede utilizar una plantilla de documento y qué módulos y bloques se pueden añadir. Puedes modificar un tipo de documento en los Ajustes de plantilla.

Aquí hay una lista de los tipos de documentos y dónde se pueden utilizar en Rentman:

• Presupuesto, contrato, factura - en la pestaña Financiera de un proyecto.
• Comprobante de empaque - en la pestaña General de un proyecto.
• Ficha de subalquiler - en el módulo de subalquiler.
• Comprobante del equipo - en el módulo Equipo.
• Comprobante de reparación - en el módulo de reparación.
• Comprobante del vehículo - en el módulo Vehículos.
• Recordatorio - En el módulo Factura.
• Comprobante para miembro del personal - En el módulo Personal.

Vista general de plantillas

1. Dirígete a Módulo de configuración > Comunicación con el cliente > Plantillas de documentos.

En esta vista general, encontrarás:

• Plantillas de sistema
• Plantillas que has creado

Añadir una columna a la vista general

Por defecto, el resumen incluye las columnas Nombre, País, Idioma, Oculto y Plantilla de sistema con información sobre cada modelo. Lee la sección Ajustes de plantillas para saber lo que significan estas columnas.

También puedes añadir otras columnas a la vista general.

Plantillas de sistema

Rentman ofrece plantillas útiles y listas para usar para cada tipo de documento. Estas plantillas están diseñadas para que todos las utilicen, y se pueden encontrar en el resumen.

Las plantillas del sistema son actualizadas y mantenidas por Rentman. Por lo tanto, no es posible editar su contenido directamente. Sin embargo, siempre se puede duplicar un modelo de sistema y tratar esa copia como se desee. Lee la sección Crear una plantilla para obtener instrucciones.

Agregar una plantilla de la biblioteca de plantillas

En la biblioteca de plantillas, encontrarás aún más plantillas de sistema que puedes utilizar. Están disponibles en varios idiomas y se pueden añadir a tu vista general.

1. En la vista general, haz clic en el botón Librería de plantillas.
2. Selecciona la(s) plantilla(s) que quieras añadir.
3. Selecciona + Añadir plantilla de documento

Crear una plantilla

Puedes crear una nueva plantilla (vacía) haciendo clic en +Añadir plantilla de documento.  Sin embargo, recomendamos duplicar una plantilla de sistema y luego editarla. Esto puede ahorrar mucho tiempo, porque no tendrás que construir tu plantilla desde cero.

Duplicar una plantilla existente

1. Accede a settings Módulo de Configuración > Comunicación con el cliente > Plantillas de documentos.
2. Selecciona la plantilla y haz clic en el botón file_copy Duplicar.
3. Introduce un nuevo nombre para esta plantilla.
   
   
    
4. Configura tus Ajustes de plantilla, y agrega bloques, módulos o variables a tu plantilla.
5. Guarda tu plantilla.

Añadir una nueva plantilla (vacía)

1. Entra en el módulo Configuración > Comunicación con el cliente > Plantillas de documentos.
2. Haz clic en +Añadir Plantilla de Documento.
3. Elige el tipo de documento adecuado para esta plantilla.
   
   
4. Configura tus Ajustes de plantilla, y agrega bloques, módulos o variables a tu plantilla.
5. Guarda tu plantilla.

Ajustes de plantilla

Al editar una plantilla, puedes configurar sus parámetros en la barra lateral de widgets de la derecha.

1. Entra en el módulo Configuración > Comunicación con el cliente > Plantillas de documentos.
2. Haz doble clic en una plantilla para editarla.

Para cada plantilla, puedes configurar lo siguiente:

Ejemplo de plantilla

En la parte derecha de la pantalla dentro del widget, se puede seleccionar un documento existente para visualizarlo como ejemplo. Esto es útil para ver cómo se verá la plantilla con información de ejemplo.

Membrete

En la parte derecha de la pantalla dentro del widget, puedes seleccionar un membrete predeterminado para esta plantilla.

El membrete es el fondo de tus documentos y puede contener tu logotipo, información sobre tu empresa (correo) y cualquier otro elemento (visual) que tu empresa utilice en la comunicación.

Siempre se puede elegir un membrete diferente al predeterminado al generar un documento.

Elige tu plantilla por defecto

Puedes establecer plantillas predeterminadas para documentos (como presupuestos, contratos o facturas) para diferentes tipos de proyectos. Al crear un nuevo proyecto, selecciona un tipo de proyecto para aplicar las plantillas predeterminadas.

Personaliza tu plantilla de documento

Cuando hayas creado (o duplicado) tu plantilla, puedes empezar a personalizarla. Esto se hace añadiendo bloques, módulos y variables.

Soporte 

Si necesitas ayuda adicional, puedes contactar directamente con nuestro equipo de soporte.

Rentman también ofrece crear una plantilla de documento para tu empresa a cambio de una tarifa por hora. Contacta con nuestro Soporte para más información.