Una tarea es un trabajo que necesita hacerse: diseñar un escenario, contactar a un cliente para aprobación, llevar una furgoneta al servicio, o hacer seguimiento a un presupuesto. A diferencia de una función o un turno, una tarea no tiene un horario fijo de inicio y fin. Tiene una fecha límite, y quien la recibe decide cuándo hacerla.
Puedes añadir una tarea casi en cualquier lugar de Rentman, y cada tarea aparece en el módulo de Tareas para que nada se pierda. El sistema de notificaciones de Rentman se asegura de que no olvides una fecha límite.
En este artículo, aprenderás cómo añadir una tarea, qué hace cada campo de la tarea, cómo ver en qué está trabajando tu equipo y cómo completar una tarea.
Añadir una tarea
Desde cualquier elemento en Rentman
- Abre un elemento haciendo doble clic en él. Esto funciona para subalquileres, órdenes de compra, equipos, contactos, miembros del equipo, vehículos, inspecciones, equipos perdidos, conteos de inventario y estadísticas. Si no tienes Organize, también puedes usar esta misma ruta para crear una tarea para proyectos.
- Desplázate hacia abajo y haz clic en Añadir tarea.
- Configura las opciones de la tarea.
- Guardar.
Desde el módulo de Tareas
- Navega al módulo de Tareas.
- Haz clic en Añadir tarea.
- Configura las opciones de la tarea.
- Guardar.
Desde la pestaña Tareas de un proyecto (Organize)
- Navega a un proyecto.
- Haz clic en la pestaña Tareas.
- Haz clic en + Añadir tarea.
- Configura las opciones de la tarea.
- Guardar.
Consejo de Rentman: También puedes añadir tareas directamente desde las columnas de estado de tareas. Haz clic en + en la parte superior de una columna o en + Añadir tarea en la parte inferior de una columna para crear una nueva tarea.
Desde la barra lateral de detalles
- Pasa el cursor sobre el nombre de cualquier elemento en una vista general y abre la barra lateral de Detalles.
- Desplázate hacia abajo hasta la sección Tareas.
- Haz clic en + para añadir tu tarea allí, sin salir de la vista general.
Opciones de la tarea
Nombre de la tarea
Introduce un nombre para la tarea. Este es el único campo obligatorio.
Fecha límite
Consulta Fechas límite más abajo.
Estado (Organize)
Consulta Estados de tareas más abajo.
Completar
Haz clic para marcar la tarea como completada.
Indicar prioridad (Organize)
Asigna una prioridad a la tarea. Elige entre Alta, Media, Baja y Ninguna.
Color (Organize)
Asigna un color a la tarea para que destaque en un tablero o en una lista.
Detalles
Añade más información sobre la tarea. Úsalo para instrucciones que el asignado necesite.
Asignado a
Una tarea puede no estar asignada a nadie, a todos los miembros del equipo o a uno o más miembros del equipo. Cuando creas una tarea, tú eres seleccionado como asignado por defecto. Haz clic en el asignado para cambiarlo.
También puedes crear tareas privadas si tu plan incluye Organize. Las tareas privadas solo son visibles para el usuario que las creó.
Tiempo planificado (Organize)
Consulta Establecer un tiempo planificado más abajo.
Equipos (Organize)
Consulta Equipos.
Subtareas (Organize)
Consulta Subtareas más abajo.
Notas
Añade una nota a la tarea.
Archivos
Adjunta un archivo a la tarea, como un dibujo o un informe.
Etiquetas
Añade etiquetas para filtrar tus tareas más tarde. Ejemplos útiles son Preparación, En localización y En almacén. Aprende más sobre etiquetas.
Campos de entrada extra
Añade tus propios campos a las tareas y úsalos para filtrar, agrupar y ordenar tus tableros de tareas. Aprende más sobre campos de entrada extra.
Estados de las tareas (Organize)
Un estado le dice a tu equipo en qué punto está una tarea. En lugar de que una tarea esté simplemente terminada o sin terminar, avanza a través de los pasos que tu empresa realmente usa. Aprende cómo configurar los estados de las tareas.
Cambiar el estado de una tarea desde la vista de lista
-
Selecciona las tareas que quieres mover.
Consejo Rentman: Para cambiar el estado de varios elementos, selecciona varias tareas solo si tienen el mismo estado. - Haz clic en A [estado] en la barra encima de la lista. El botón muestra el siguiente estado en tu flujo de trabajo, por ejemplo A Completado.
Cambiar el estado de una tarea desde la vista de tablero
- Arrastra una tarea y suéltala en la columna del estado deseado.
Cambiar el estado de una tarea desde la propia tarea
- Haz doble clic en una tarea para abrirla.
- Haz clic en el estado y selecciona del menú desplegable.
- Guarda.
Cualquier usuario puede cambiar el estado de una tarea que pueda ver.
Establecer un tiempo planificado (Organize)
Un tiempo planificado es el número de horas que esperas que tome una tarea. No es un horario programado: no indica cuándo se realiza el trabajo, solo cuánto debería durar. Esa es la diferencia entre una tarea y una función.
Una vez que tu equipo registre horas en la tarea, puedes comparar el tiempo planificado con el tiempo realmente empleado. Esto te permite saber si una estimación fue precisa y presupuestar el próximo proyecto con números reales en lugar de una suposición. Aprende más sobre cómo registrar tiempo en tareas.
Fechas límite
Una tarea puede no tener fecha límite, tener una fecha fija o una fecha límite que se mueve con el calendario del proyecto.
Sin fecha límite
Deja la fecha límite vacía. La tarea permanece activa sin una fecha de vencimiento, lo que es ideal para trabajos que deben hacerse eventualmente pero no para un día específico.
Una fecha fija
Elige una fecha. Si la fecha pasa y la tarea no está completada, se vuelve roja.
Relativa al calendario del proyecto (Organize)
Establece la fecha límite un número de días antes o después de un momento en el proyecto, como tres días antes de la carga. La fecha límite se moverá automáticamente si cambian las fechas del proyecto. Esto es más útil en plantillas de proyecto, donde la misma tarea necesita una fecha diferente en cada proyecto.
Subtareas (Organize)
Una subtarea es un elemento de lista dentro de una tarea. Usa subtareas para dividir una tarea en pasos sin crear varias tareas separadas.
Una subtarea tiene un título y está pendiente o completada. Eso es todo. Una subtarea no puede asignarse a alguien, tener su propia fecha límite, tiempo planificado o tiempo registrado.
Quién puede ver una tarea
Cada tarea tiene una configuración de visibilidad:
- Asignada a todos los miembros del equipo — la tarea está asignada a todos los miembros del equipo y todos pueden verla.
- Asignada a miembros específicos del equipo — todos pueden ver la tarea, y un miembro específico del equipo es responsable de ella.
- Privada (Organize) — solo tú puedes ver la tarea. Una tarea privada siempre está asignada a la persona que la creó y nunca aparece en un tablero de tareas compartido.
Qué pueden ver los asignados a una tarea en un proyecto
Cuando asignas una tarea dentro de un proyecto, la persona asignada necesita suficiente contexto para hacer el trabajo. Alguien asignado a una tarea en un proyecto puede ver la misma información básica del proyecto y archivos que un miembro del equipo programado en una función puede ver. No ven las finanzas del proyecto.
Vale la pena tener esto en cuenta antes de asignar: asignar una tarea a alguien le da una vista de ese proyecto. Qué información incluye depende de su rol de usuario. Aprende más sobre roles y permisos de usuario.
La pestaña Tareas en un proyecto (Organize)
Cuando tienes Organize, cada proyecto tiene una pestaña Tareas, que muestra el tablero de tareas para ese proyecto. Desde ahí puedes agregar tareas, cambiar su estado y alternar entre vista de tablero y lista para ver el trabajo de la forma que prefieras.
Puedes agregar y editar tareas en un proyecto si puedes ver el tablero de tareas de ese proyecto. Ya no se requieren derechos completos de edición del proyecto. Los miembros del equipo también ven el tablero de tareas de este proyecto en su módulo de Tareas.
Las cuentas sin Organize mantienen la sección de tareas en el proyecto en lugar de la pestaña. Aprende más sobre tableros de tareas.
Completa una tarea
Una tarea se considera terminada cuando su estado se establece en Completada. Puedes hacerlo de varias maneras:
- En la tarea abierta, establece el estado en Completada o haz clic en ✔.
- En un tablero de tareas en la vista general del tablero, arrastra la tarjeta a la columna Completada.
Ve todas tus tareas
El módulo de Tareas muestra todas las tareas a las que tienes acceso. Desde ahí puedes filtrar, agrupar y guardar las vistas que usas con frecuencia, y abrir los tableros de tareas de tus proyectos y equipos.
Agrega tareas automáticamente a nuevos proyectos
Si el mismo trabajo se repite en cada proyecto, añade esas tareas a una plantilla de proyecto. Las tareas se crean automáticamente en cada nuevo proyecto hecho a partir de esa plantilla, incluyendo su tiempo planificado, subtareas y fechas límite. Aprende más sobre las plantillas de proyecto.