Al conectar Xero con Rentman, puedes hacer que Rentman exporte automáticamente tus facturas a Xero. Esto te ahorra trabajo y es más rápido que exportarlas a un archivo Excel desde el módulo Facturas.

¿Qué datos se exportan?

• Libros mayores: en Rentman, las facturas se dividen en varias líneas del libro mayor que muestran los importes totales de cada categoría. Lee nuestro artículo sobre cómo gestionar los libros mayores en Rentman. 

  Nota: solo se exportan los libros mayores a Xero. Así que en las facturas exportadas a Xero no encontrarás todo el equipo o todas las funciones que hayas planificado, sino solo los libros mayores a los que está asignado dicho equipo.
• Información de la factura: las facturas incluyen toda la información financiera que añadas en Rentman y que es necesaria para obtener una visión general completa y garantizar el correcto funcionamiento de tu programa de contabilidad. Esto implica los tipos de IVA, las condiciones de pago, las fechas de facturación y los números de factura.
• El archivo PDF de la factura.
• Campo «Asunto» de la factura: el campo «Asunto» se exporta al campo «Ref» en Xero.

• Información de los contactos relevantes: también se exporta la información de los contactos relevantes para tu factura. Por ejemplo, el nombre de la empresa, la dirección y el número de teléfono. 

  Xero empareja tus contactos de Rentman basándose en los nombres de los contactos. Para evitar crear contactos duplicados, recuerda hacer coincidir los nombres de tus contactos en Rentman con los de Xero.
• El estado de pago de la factura: el estado de pago se actualiza cada vez que la factura se marca como pagada en Xero.

¿Qué datos no se exportan?

• El nombre y/o número del proyecto: Xero se centra principalmente en la información del cliente, pero estos datos podrían introducirse en el campo «Asunto» mediante variables.

• Los artículos exactos del equipo planificados en el proyecto: solo se exportan a Xero los libros mayores del equipo.

• Persona de contacto: solo se exporta a Xero la información de la pestaña Datos del contacto.

• Condiciones de pago y descuentos: estos campos no se incluyen actualmente en la exportación automática a Xero.

Conectarse a Xero

Para conectar Rentman y Xero:

1. Dirígete al módulo settings Configuración > Cuenta > Integraciones.

2. En Extensiones externas, dirígete a Xero y haz clic en el botón «Conectar».
   Asegúrate de que tu navegador permita las ventanas emergentes.

3. Inicia sesión con los datos de tu cuenta en la ventana emergente.

4. Una vez iniciada la sesión, puedes continuar con la configuración de la exportación automática.

Configuración

1. Dirígete al módulo settings Configuración > Cuenta > Integraciones.

2. Para la opción Exportar automáticamente, elige una de la siguientes:
   
   
   Si eliges «Iniciar manualmente», debes hacer clic en el botón «Iniciar exportación» para enviar tus nuevas facturas a Xero. Nota: cuando no hay facturas nuevas, este botón no está disponible. 
   Si eliges «Al día siguiente», Rentman puede enviar automáticamente las nuevas facturas a Xero. Selecciona todos los días en los que debe realizarse esta acción. Las nuevas facturas se exportan siempre a las 02:00 a. m., en los días que elijas aquí.
    

3. A continuación, debes hacer coincidir tus libros mayores, tipos de IVA y el diario del programa de contabilidad de Rentman con los de Xero. Para ello, haz clic en uno de los botones. Este paso es necesario, ya que sus nombres pueden diferir ligeramente.
   Para configurar tus libros mayores en Xero, dirígete a Contabilidad > Plan de cuentas.
    

4. Guarda los cambios cuando hayas emparejado todos los campos.
   Si no puedes hacer clic en Guardar, es probable que los campos no se hayan emparejado correctamente. Vuelve a intentarlo.

Puedes consultar el estado de tus facturas en la subcarpeta Facturas desde el módulo monetization_on Contabilidad (consulta la siguiente sección).

Ver el estado de tus facturas

Una vez que hayas exportado tus facturas a Xero, puedes comprobar en Rentman si el proceso se ha realizado correctamente. Para ello, sigue estos pasos:

1. Dirígete a la subcarpeta Facturas desde el módulo monetization_on Contabilidad.

2. Añade la columna «Estado de la exportación» a la vista general.
   Descubre cómo añadir una columna aquí.

3. En esta columna recién añadida, podrás ver el estado de tus facturas.

Actualización del estado de pago de tus facturas

Las facturas marcadas como pagadas en Xero verán actualizado automáticamente su estado de pago en Rentman. Cómo funciona:

1. Recibe tu pago en Xero. El estado de pago de tu factura en Xero debe marcarse como pagado.

2. Tu factura se marcará automáticamente como pagada en Rentman. 

Ten en cuenta que esta información se actualizará en Rentman la próxima vez que se exporten facturas desde tu cuenta a Xero.

Resolución de problemas

Mi factura se ha exportado, pero no aparece en Xero
Puede ocurrir que una factura no se haya podido exportar a tu programa de contabilidad. En algunos casos, podemos determinar por qué ocurre esto. Puedes comprobarlo de la siguiente manera:

1. Dirígete a la subcarpeta Facturas desde el módulo monetization_on Contabilidad.

2. Añade la columna «Comentario de exportación» a la vista general.
   Descubre cómo añadir una columna aquí.

3. En esta columna recién añadida, podrás ver el estado de tus facturas.

Desafortunadamente, no siempre podemos determinar una causa clara por la que las facturas exportadas no aparezcan en Xero. A continuación, encontrarás una lista de errores conocidos que pueden producirse al generar facturas.

Errores conocidos

• No hay ningún cliente añadido a la factura.

Preguntas frecuentes