Rentman está sustituyendo progresivamente el inicio de sesión con direcciones de correo electrónico no verificadas y migrando a todos los usuarios al perfil global, que utiliza una dirección de correo electrónico verificada y una contraseña. Como administrador del espacio de trabajo, tienes un papel importante que desempeñar para que esta transición sea fluida para tu personal. En este artículo se explica qué va a cambiar, qué debes hacer y cómo ayudar a los usuarios de tu espacio de trabajo a realizar el cambio antes de la fecha límite.

¿Qué cambia?

Hasta ahora, había dos formas de iniciar sesión en Rentman:

• El método anterior (inicio de sesión no verificado): un nombre de usuario y una contraseña, o una dirección de correo no verificada, que solo funcionaba para un espacio de trabajo específico, en una URL del tipo tuempresa.rentmanapp.com.

• El método nuevo (perfil global): una dirección de correo electrónico verificada y una contraseña que funcionan en todos los espacios de trabajo a los que pertenece una persona, en rentmanapp.com/login.

El inicio de sesión con nombre de usuario va a dejar de estar disponible. A partir del 15 de septiembre de 2026, todos los miembros de tu espacio de trabajo tendrán que iniciar sesión con su dirección de correo electrónico verificada a través de un perfil global.

¿Por qué es importante para ti?

• Mayor seguridad para todo tu espacio de trabajo. Un perfil global admite medidas de protección modernas, como el inicio de sesión único (SSO), algo que el inicio de sesión con nombre de usuario no puede ofrecer.

• Menos problemas de inicio de sesión que gestionar. Un único método de inicio de sesión para todos los espacios de trabajo simplifica la asistencia técnica a tu personal.

• Una fecha límite que no quieres que tu personal pase por alto. Aquellos que no hayan realizado el cambio antes de la fecha límite perderán el acceso y necesitarán tu ayuda para volver a entrar. Hacerlo con antelación te ahorra ese trabajo.

Tus dos responsabilidades

Como administrador, tienes dos cosas que hacer:

1. Asegúrate de haber iniciado sesión a través de un perfil global. Más información aquí.

2. Ayuda y anima a las personas de tu espacio de trabajo a que verifiquen sus direcciones de correo electrónico antes de la fecha límite. Ya han recibido un correo electrónico al respecto. 

Es importante tener en cuenta que, en la mayoría de los casos, cada persona debe completar su propio cambio de acceso. No puedes iniciar sesión como otra persona para hacerlo en su nombre, ya que la creación de un perfil global implica confirmar una dirección de correo electrónico y definir una contraseña que solo esa persona debe conocer. Tu función consiste en identificar a las personas que aún deben actualizar su acceso, asegurarte de que su dirección de correo electrónico sea correcta y recordarles que deben hacerlo.

Paso 1: cambia primero tu perfil

Antes de ayudar a nadie más, cambia tu inicio de sesión si aún no lo has hecho. Así también podrás ver el proceso que seguirá tu personal.

Sigue los pasos que se indican en este artículo.

Paso 2: mira quién tiene pendiente el cambio

Si todavía hay personas en tu espacio de trabajo que no han iniciado sesión con una dirección de correo electrónico verificada, verás un mensaje de advertencia. Al abrirlo, podrás saber quiénes todavía no han realizado el cambio.

1. En el mensaje de advertencia, haz clic en Mostrar miembros del personal para abrir la ventana de gestión.

2. Puedes consultar la lista de miembros del personal que tienen direcciones de correo electrónico no verificadas (se requiere verificación de correo electrónico) o no tienen una dirección de correo electrónico válida (sin dirección de correo electrónico válida). 

3. Utiliza estas listas para planificar a quién debes contactar.

Paso 3: corrige las direcciones de correo electrónico e informa a tu personal

Desde la misma página de miembros del personal con los filtros aplicados, puedes ayudarlos a prepararse para el cambio:

Actualizar una dirección de correo electrónico

Si los miembros del personal comparten una dirección de correo electrónico o no tienen ninguna registrada, puedes corregirla en su página de detalles.

1. Abre el perfil del miembro del personal haciendo doble clic en su nombre.

2. En Información de inicio de sesión, actualiza su dirección de correo electrónico.

3. Guardar

Enviar una notificación a uno o varios miembros

1. Dirígete al módulo Personal.

2. Selecciona el miembro o los miembros a los que quieres enviar la notificación.

3. Haz clic en el menú de tres puntos (más opciones) y selecciona Enviar recordatorio para la verificación del correo electrónico.

4. Lee el mensaje y haz clic en Enviar.

Se enviará un correo electrónico de notificación a los miembros del personal seleccionados, en el que se explica el cambio, se muestra a cada persona su nombre de usuario y su espacio de trabajo, se indica la fecha límite y se incluye un enlace directo para empezar. Esta es la forma más sencilla de animar a tu personal a actuar.

También hemos añadido una nueva columna llamada «Última conexión» para ayudarte a tener una mejor visión general de los miembros de tu personal. Con esta columna, podrás ver cuándo se conectaron por última vez en Rentman. Utilízala para eliminar de tu espacio de trabajo a antiguos miembros del personal que ya no necesitan acceder a él.

Recuerda a los miembros que deben realizar el cambio ellos mismos

Esta es la parte más importante de tu función, por lo que vale la pena repetirlo: no puedes completar el cambio en nombre de tu personal; deben hacerlo ellos mismos. Lo que sí puedes hacer es asegurarte de que sepan que es obligatorio, que sepan cómo hacerlo y que conozcan la fecha límite.

Algunas sugerencias:

• Avisa al personal mediante la función de notificación en la lista de personal o desde la página de detalles de cada miembro.

• Comenta el cambio en los canales habituales del personal, no solo dentro de Rentman. Es posible que los miembros que trabajan principalmente en la aplicación móvil no se den cuenta de inmediato de los avisos que aparecen en la aplicación.

• Comparte la guía de usuario directamente con ellos. Les guiará paso a paso.

• Anima a la gente a cambiar cuanto antes, en lugar de esperar. El periodo de gracia les da margen para hacerlo con tranquilidad; las prisas de última hora son las que suelen provocar problemas.

El calendario

El cambio se produce por etapas. Cuanto antes actúe tu personal, menos alteraciones notarán.

¿Qué ocurre tras la fecha límite definitiva (15 de septiembre de 2026)?

Una vez pasada la fecha límite definitiva, a cualquier cuenta que no haya realizado el cambio se le eliminarán el nombre de usuario y la contraseña, y se marcará como inactiva. Los usuarios que se encuentren en esta situación no podrán iniciar sesión por sí mismos.

Para restablecer el acceso de uno de los miembros:

1. Dirígete al módulo Personal y haz doble clic en el miembro para abrir su perfil.

2. Introduce su dirección de correo electrónico.

3. Cambia la configuración de Puede iniciar sesión a Sí.

4. Guardar.

5. El miembro recibirá un correo electrónico en el que se le pedirá que verifique su dirección de correo electrónico. 

6. Una vez verificada su dirección de correo electrónico, podrá iniciar sesión y acceder al espacio de trabajo. 

Importante: si eres administrador y sigues iniciando sesión con un nombre de usuario

Si inicias sesión con un nombre de usuario y no cambias antes de la fecha límite, se te bloqueará el acceso junto con el resto de usuarios y no podrás volver a acceder por tu cuenta. Para evitarlo, completa el paso 1 anterior con suficiente antelación respecto a la fecha límite.

Si esta situación ya se ha producido y ningún otro administrador puede ayudarte, ponte en contacto con el servicio de asistencia de Rentman y te ayudaremos a recuperar el acceso.

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