Cada proyecto implica más que las horas pasadas en el lugar. Se diseña un escenario, se visita un lugar, se hacen dibujos, se persigue a un cliente para obtener aprobación, y alguien escribe el resumen después. Además de eso, está el trabajo que no pertenece a ningún proyecto: el día en el almacén, las entregas, la administración de la oficina.
Rentman te ofrece cuatro formas de planificar todo eso: funciones, turnos, tareas y servicios. Pueden parecer intercambiables cuando estás configurando algo, pero se comportan de manera diferente en el planificador de equipo, en tus tableros y en tus cotizaciones y facturas. Elegir el correcto mantiene tu planificación precisa y asegura que las horas que tu equipo dedica terminen en el lugar correcto.
En este artículo, aprenderás para qué sirve cada uno de los cuatro y cómo decidir entre ellos.
¿Cuál deberías usar?
La forma más rápida de elegir es preguntar qué es lo que realmente estás planificando.
¿Estás planificando el tiempo de una persona? Entonces necesitas una función o un turno. Ambos están en el planificador de equipo, ambos tienen una hora de inicio y una de fin, y ambos responden a la pregunta "quién está dónde y cuándo".
- El trabajo pertenece a un proyecto y sucede en el evento: usa una función.
- El trabajo no pertenece a un proyecto, como un día en el almacén, una entrega o la administración de la oficina: usa un turno.
¿Estás planificando trabajo que debe entregarse? Entonces necesitas una tarea. Una tarea responde a la pregunta "qué necesita hacerse y para cuándo". Tiene una fecha límite, pero no una hora fija, así que queda fuera del planificador de equipo.
¿Quieres cobrarle al cliente por un grupo de ese trabajo de tareas? Agrupa las tareas en un servicio.
Los cuatro lado a lado
| Función | Turno | Tarea | Servicio | |
|---|---|---|---|---|
| Qué es | Un rol que se debe cubrir en el evento | Un bloque de tiempo programado para trabajo interno | Un trabajo que debe hacerse | Un grupo de tareas que vendes al cliente |
| Pertenece a un proyecto | Sí | No | Opcional | Sí |
| Cuándo sucede el trabajo | En el evento, en un horario fijo | En un horario fijo | Antes o después del evento, con una fecha límite | Cubre las tareas dentro de él |
| Cómo se planifica | Una hora de inicio y una de fin | Una hora de inicio y una de fin | Un tiempo planificado y una fecha límite, sin hora de inicio fija | Un costo y un precio |
| Dónde lo ves | Módulo del planificador de equipo y la pestaña de programación de equipo del proyecto | Módulo del planificador de equipo | Tableros de tareas, el módulo de Tareas, la pestaña de Tareas del proyecto y el widget de tablero de Tareas | La pestaña de Servicios y el resumen financiero del proyecto |
Cuatro ejemplos
Un día de montaje: usa una función
Se necesitan cuatro técnicos en el lugar desde las 08:00 hasta las 17:00 el día antes del evento. El trabajo tiene un horario y lugar fijos, el equipo debe aparecer en el planificador de equipo para que puedas verificar disponibilidad y evitar reservas dobles, y las horas son facturables al cliente como equipo.
Planifica esto como una función. Aprende más sobre funciones.
Limpiar las furgonetas: usa un turno
Tus furgonetas se limpian todos los viernes por la tarde, y dos personas tardan unas tres horas. El trabajo no pertenece a ningún proyecto, ocurre en un horario fijo y se repite cada semana.
Crea un turno llamado Limpieza de furgonetas de 14:00 a 17:00 y planifica a tus dos miembros del equipo en él. Como el trabajo se repite, configúralo como un turno recurrente en lugar de crearlo de nuevo cada viernes. Tu equipo puede registrar sus horas en el turno, así que el tiempo sigue quedando registrado aunque no esté vinculado a ningún proyecto. Aprende más sobre cómo trabajar con turnos.
Diseñando un escenario: usa tareas, agrupadas en un servicio
Un diseñador necesita aproximadamente doce horas para producir el diseño del escenario. El trabajo ocurre en algún momento durante las tres semanas previas al evento, y el día exacto no importa, solo que esté terminado antes de que comience la construcción. Estás vendiendo el diseño al cliente como parte de un paquete.
Crea un servicio llamado Diseño de escenario, luego crea las tareas que lo componen: el dibujo, la revisión del cliente y las revisiones. Asigna a cada tarea un tiempo planificado y una fecha límite. Las horas que tu equipo registre en esas tareas se suman al servicio, para que puedas comparar lo que cotizaste con lo que realmente costó el trabajo. Aprende más sobre servicios.
Editar grabaciones después del evento: usa una tarea
Alguien necesita cortar el video resumen en la semana después del evento. Hay una fecha límite, no un horario fijo, y una persona responsable.
Crea una tarea con un tiempo planificado, una fecha límite y un asignado. Si vas a cobrarle al cliente por la edición, vincula la tarea a un servicio también. Aprende más sobre cómo trabajar con tareas.
Qué hace cada uno en las finanzas de tu proyecto
- Una función genera un costo de equipo y un ingreso de equipo cuando lo cobras. Ambos aparecen en el resumen financiero de tu proyecto.
- Un turno no pertenece a un proyecto, por lo que no aparece en el resumen financiero del proyecto. Tu equipo puede registrar sus horas en un turno, así que el tiempo sigue quedando registrado para nóminas e informes.
- Una tarea no tiene precio propio. Tiene un tiempo planificado, y las horas registradas en ella se convierten en un costo interno. Eso es lo que te permite comparar el tiempo planificado con el tiempo real.
- Un servicio es lo que convierte el trabajo de las tareas en ingresos. Tiene una tarifa de costo y un precio, aparece en cotizaciones y facturas, y muestra las horas planificadas frente a las horas registradas para que puedas ver tu margen.