Que vous soyez un nouvel utilisateur ou un utilisateur expérimenté, l'importation de vos équipements sérialisés dans votre base de données est une étape importante, qu'il est crucial de bien réaliser. En suivant les instructions et les trois règles ci-dessous, vous réduirez le risque d'erreurs et de doublons indésirables.
Conseil : vous n'avez pas le fichier d'importation Rentman ? Téléchargez-le en bas de cet article !
Colonnes beiges vs colonnes bleues
Lorsque vous passez en revue votre fichier d'importation, assurez-vous de vous concentrer sur les en-têtes de colonnes colorées. Elles indiquent si les données saisies s'appliquent à l'équipement général ou à l'équipement sérialisé.
| Si l'en-tête est coloré : | |
| Beige | Les données qui se trouvent en dessous doivent faire référence à des informations générales applicables à tous les équipements sérialisés identiques. |
| Bleue | Les informations qui se trouvent en dessous représentent des données uniques d'équipement sérialisé individuel. Par exemple : avoir un QR code unique. |
Exemple visuel
Astuce : lors du formatage de votre fichier, la quantité d'équipements sérialisés est déterminée par le nombre de lignes individuelles.
Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir un Martin Atomic 3000 listé trois fois. Vous importerez donc 3 Martin Atomic 3000 distincts, chacun avec ses données sérialisées propres, détaillées sous les colonnes bleues (1,2,3).
Un mot d'ordre : la simplicité
Lors de votre première importation d'équipements sérialisés, n'importez que les colonnes absolument nécessaires. Par la suite, vous pourrez mettre à jour rapidement et très simplement les autres colonnes de manière groupée dans votre base de données.
Voici les colonnes obligatoires que Rentman vous recommande de remplir pour l'importation d'équipements sérialisés :
| Colonne | Description |
| Code | Un nombre aléatoire attribué à cet équipement sérialisé |
| Nom (dans la base de données) | Nom de l'équipement ou de la combinaison |
| Type d'équipement |
Article, combinaison physique ou combinaison virtuelle. |
| Location/Vente | L'équipement est-il à louer ou à vendre ? Rentman gère les deux de manière différente |
| Méthode de calcul des stocks | En vrac ou sérialisé ? |
| Prix de location/vente | Prix de location ou de vente de l'équipement. Non obligatoire, mais utile pour l'identification |
| Numéro de série | Numéro de série de l'équipement qui le rend unique |
| Référence interne | Nom interne de l'équipement au sein de votre entreprise |
Remarque : Rentman générera automatiquement un QR code pour vous si vous laissez ces colonnes vides. Vous pouvez aussi saisir vos propres codes-barres ou QR codes dans les colonnes prévues à cet effet.
Astuce : vous voulez savoir à quoi correspondent les autres colonnes ? Téléchargez et lisez les descriptions dans notre fichier d'importation d'exemple ci-dessous.
4 bonnes pratiques à suivre pour une importation fluide des équipements sérialisés
| # | Bonnes pratiques | Raison |
| 1 | Les équipements sérialisés sont comptés individuellement. Veillez à ajouter une ligne par équipement | Les équipements sérialisés sont comptés individuellement. Vous devez ajouter une ligne par équipement sérialisé. Utilisez les colonnes bleues pour individualiser chaque équipement sérialisé identique. |
| 2 | Les données des équipements sérialisés identiques sous l'en-tête de colonne beige doivent être strictement identiques | Une simple faute de frappe ou une différence dans une colonne beige peut amener Rentman à enregistrer la ligne comme un article distinct, créant un doublon dans votre base de données. Seules les colonnes bleues doivent contenir des données uniques. |
| 3 | Le numéro dans la colonne « Code » reste le même pour tous les équipements identiques | Saisir le même code dans la colonne « Code » permet de relier entre eux les équipements identiques. |
| 4 | Remplissez vos données sérialisées uniques sous les colonnes bleues | Les colonnes bleues servent à saisir les données uniques de chaque équipement sérialisé individuel. Ajoutez autant de détails que vous le souhaitez — chaque colonne peut contenir des informations différentes. |
Astuce : vous trouverez un exemple de l'application de ces règles pour le Stroboscope Martin Atomic 3000 dans le fichier d'importation d'exemple ci-dessous.
Étapes suivantes
Vous souhaitez importer des équipements en vrac ? Consultez cet article sur le formatage de votre fichier pour des équipements en vrac.
Vous avez terminé le formatage de votre fichier ? Poursuivez avec cet article sur l'importation du fichier lui-même !
Vous avez terminé d'importer à la fois vos équipements en vrac et sérialisés ? Importez directement votre contenu par défaut dans vos combinaisons ici.
Conseils supplémentaires
- Utilisez un style et des tailles de police constants dans tout le fichier. Un formatage inconstant peut provoquer des résultats inattendus.
- Supprimez toutes les colonnes vides. Cela réduit la quantité de données que Rentman doit traiter, et donc le taux d'erreurs.
- Dupliquez la feuille d'importation vide plusieurs fois. Ne continuez pas à utiliser la même.
- Si vous importez beaucoup d'équipements, essayez de les séparer en différentes feuilles, par catégorie ou par marque. N'essayez pas de caser des centaines d'équipements sur une seule feuille. Un seul mot d'ordre : la simplicité !
- Après l'importation, tous les équipements seront regroupés sous une étiquette d'importation. Vous pourrez facilement y accéder et apporter des ajustements à tous les équipements de cette importation spécifique.
Comment puis-je mettre à jour mes informations manquantes de manière groupée ?
Puis-je importer des images d'équipements ?
Non, l'importation en vrac ou groupée d'images d'équipements n'est pas possible.
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