Que vous soyez un nouvel utilisateur ou un utilisateur expérimenté, il est essentiel d'importer avec précision votre matériel en vrac dans votre base de données. En suivant les instructions ci-dessous, vous pourrez facilement effectuer votre importation sans erreurs, ni doublons.
Colonnes beiges vs colonnes bleues
Lorsque vous vérifiez votre fichier d'importation, assurez-vous de vous concentrer sur la couleur de l'en-tête de colonne. Celle-ci indique si les données s'appliquent aux équipements généraux ou au matériel sérialisé.
| Si la colonne est de couleur : | |
| Beige | Les données doivent être des informations générales applicables à tous les équipements sérialisés identiques. |
| Bleue | Les données représentent les données individuelles uniques d'équipements sérialisés. Par exemple, un QR code unique. |
Un maître-mot : la simplicité
Lors de votre première importation d'équipement en vrac, remplissez uniquement les colonnes qui sont strictement nécessaires. Vous aurez toujours le temps par la suite de mettre à jour les autres colonnes de manière groupée dans votre base de données en toute simplicité.
Voici les colonnes obligatoires que Rentman vous recommande de remplir lors de l'importation d'équipement en vrac :
| Colonne | Description |
| Nom (dans la base de données) | Nom de l'équipement ou de la combinaison |
| Type d'équipement |
Article, combinaison physique ou combinaison virtuelle. |
| Location/Vente | L'équipement est-il à louer ou à vendre ? Rentman gère les deux de manière différente |
| Méthode de calcul des stocks | En vrac ou sérialisé ? |
| Prix de location/vente | Prix de location ou de vente de l'équipement. Peut être rempli ultérieurement |
| Quantité | Quantité totale d'équipements en vrac. La quantité est réservée aux équipements en vrac. Les équipements sérialisés sont comptés individuellement |
3 règles à suivre pour réussir votre importation en vrac
| # | Bonne pratique | Raison |
| 1 | Saisir des données uniquement dans les colonnes beiges | Les données sous les colonnes beiges concernent des équipements en vrac, alors assurez-vous de saisir toutes les données exclusivement dans cette section. La saisie de données dans les colonnes bleues est réservée aux équipements sérialisés. |
| 2 | Chaque ligne correspond à un équipement en vrac distinct |
Chaque article en vrac possède sa propre ligne dans le fichier d'importation. Cela permet de regrouper les équipements en vrac et d'éviter les doublons. |
| 3 | Indiquez une quantité pour les équipements en vrac |
Si l'équipement est en vrac, saisissez une quantité dans la colonne de quantité. Seuls les équipements en vrac nécessitent la saisie d'une quantité dans cette colonne, car les équipements sérialisés sont toujours comptés individuellement. |
Étapes suivantes
Conseils supplémentaires
- Utilisez une police et des tailles de caractères constantes dans tout le fichier. Un format inconstant peut entraîner des résultats inattendus.
- Supprimez toutes les colonnes vides. Cela réduit la quantité de données que Rentman doit traiter, réduisant ainsi le taux d'erreurs.
- Dupliquez la feuille d'importation vide plusieurs fois. Ne réutilisez pas le même à chaque fois.
- Si vous importez beaucoup d'équipements, essayez de les séparer en différentes feuilles par catégorie ou par marque. N'essayez pas de caser des centaines d'équipements dans une seule feuille. Un seul maître-mot : la simplicité !
- Après l'importation, tout l'équipement sera sous une étiquette d'importation unique. Vous pouvez facilement accéder et apporter des ajustements à tout l'équipement sous cette importation spécifique.