Rentman vous permet de créer différentes combinaisons d'équipements. L'utilisation de combinaisons vous aide à maintenir une bonne organisation et vous permet de générer des bons de préparation, des devis, des contrats et des factures avec une liste d'équipement claire et organisée. Cela vous permet de planifier plus rapidement, mais également de ne pas oublier les éléments lors de la préparation des projets.

Dans cet article, nous vous présentons les différents types d'équipement dans Rentman.

Types d'équipements

Dans Rentman, les équipements peuvent être classés sous forme d'articles individuels ou de combinaisons d'articles, celles-ci pouvant être physiques ou virtuelles. De plus, tous les types d'équipements peuvent comporter des accessoires.

Article Combinaison physique Combinaison virtuelle

Lorsque vous créez de nouveaux équipements, les propriétés par défaut sont définies comme articles physiques individuels.
Par exemple, un article physique peut être une enceinte, une lampe ou un câble.

Chaque article physique peut avoir plusieurs numéros de série. Lorsque vous avez cinq exemplaires de la même enceinte, vous avez cinq numéros de série pour un seul article. Nous appelons cela des "articles individuels". Pour en savoir plus sur les numéros de série, consultez cet article.

Une combinaison physique d'articles est une combinaison d'équipements généralement loués ensemble. Vous créez un·e case lorsque vous louez toujours certains articles ensemble.

Pour donner un bon exemple, prenons le cas d'une boîte comprenant plusieurs amplificateurs montés. Ces articles ne peuvent pas être loués séparément, mais seulement en combinaison fixe.

Lorsque vous créez une combinaison physique, tous les éléments de la combinaison sont déduits du stock. Ces articles ne peuvent plus être planifiés individuellement sur des projets.
Lorsque vous planifiez une combinaison physique, l'intégralité de la combinaison est déduite du stock.
Vous pouvez modifier le contenu d'une combinaison physique dans le module category Équipements. Vous pouvez également en modifier le contenu depuis l'onglet Équipement de vos projets. Veuillez noter que la modification au sein de votre projet n'affecte pas le contenu par défaut.
Une combinaison physique possède un prix fixe. Celui-ci n'est pas basé sur le contenu.

Une combinaison flexible d'articles. Vous pouvez créer une combinaison virtuelle lorsque vous louez parfois les articles ensemble, mais rien ne vous empêche de les louer aussi séparément.

Un bon exemple est un kit contenant des haut-parleurs, des caissons et des full range cabin. Pour la plupart du temps, vous les louerez ensemble, mais occasionnellement vous les louerez individuellement.

Vous choisissez le contenu standard d'une combinaison virtuelle dans le module Équipement.
Vous pouvez modifier le contenu d'une combinaison virtuelle pour chacun de vos projets sur lesquels la combinaison est prévue.
Lorsque vous planifiez une combinaison virtuelle sur un projet, tous les articles de la combinaison sont déduits du stock.
Lorsque certains articles de la combinaison virtuelle sont loués, la combinaison est marquée comme indisponible.
Si vous sous-louez des articles manquants d'une combinaison virtuelle, la pénurie sera résolue.
Une combinaison virtuelle possède un prix fixe. Le prix n'est pas basé sur le contenu.

Accessoires

Vous pouvez ajouter des articles facultatifs à un article physique individuel, une combinaison physique ou une combinaison virtuelle.

Pour prendre un exemple concret : une housse de pluie pour votre équipement - cet accessoire correspond à l'un de vos articles.

Vous pouvez choisir de facturer votre client pour un accessoire ou le lui fournir gratuitement.
Vous pouvez choisir d'ignorer l'accessoire s'il est déjà planifié séparément sur votre projet en tant qu'article.
Vous pouvez choisir de recevoir un message d'avertissement concernant l'ajout d'accessoires lorsque vous ajoutez l'article auquel il appartient.

Questions fréquentes sur les nouveaux types d'équipements

Qu'advient-il de mes équipements existants avec l'introduction des nouveaux types d'équipements ?
L'introduction de nouveaux types d'équipement n'affecte pas votre inventaire actuel. Bien que le nom des différents types d'équipement soient ajustés pour correspondre à la nouvelle version, les données relatives à votre matériel continuent d'être sauvegardées dans le système. Cette mise à jour garantit que les informations relatives à votre matériel sont organisées tout en bénéficiant des avantages des nouveaux types de matériel.
Dois-je mettre à jour manuellement mes types d'équipements ?
Non, il n'est pas nécessaire d'effectuer des changements manuels. Les types d'équipement seront changés automatiquement pour vous.
Puis-je continuer à utiliser mes anciens types d'équipement plutôt que de passer aux nouveaux ?
Malheureusement, il n'est pas possible de conserver les anciens types d'équipement. Nous transférerons progressivement tous les équipements vers le nouveau système.

Créer un équipement physique individuel

Dans le module categoryÉquipments, cliquez sur + Ajouter un équipement ou double-cliquez sur un article existant.
Sous physique / virtuel, sélectionnez Physique et complétez les données essentielles de l'équipement.
Complétez votre article physique en ajoutant et en complétant les informations dans les différents onglets.
Cliquez sur Sauvegarder

Créer une combinaison physique

Dans le module category Équipment, sélectionnez + Ajouter un équipement ou double-cliquez sur un article existant.
Sous physique / virtuel, sélectionnez Physique et complétez les données essentielles de l'équipement.
Rendez-vous dans l'onglet Contenu par défaut.
Cliquez sur Autoriser contenu
Recherchez un article et double-cliquez dessus pour l'ajouter à votre combinaison physique.
Complétez votre combinaison physique en ajoutant et en complétant les informations dans les différents onglets.
Cliquez sur Sauvegarder

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Pour obtenir une liste des options disponibles dans tous les onglets, lisez notre article sur l'ajout d'équipements.

Vous souhaitez sérialiser le contenu de votre combinaison physique ? Consultez cet article.

Créer une combinaison virtuelle

Dans le module category Équipment, sélectionnez + Ajouter un équipement ou double-cliquez sur un article existant.
Sous physique / virtuel, sélectionnez Virtuel et complétez les données essentielles de l'équipement.
Rendez-vous dans l'onglet Contenu par défaut.
Cliquez sur Autoriser contenu
Recherchez un article et double-cliquez dessus pour l'ajouter à votre combinaison virtuelle.
Complétez votre combinaison virtuelle en ajoutant et en complétant les informations dans les différents onglets.
Cliquez sur Sauvegarder

Pour obtenir une liste des options disponibles dans tous les onglets, lisez notre article sur l'ajout d'équipements.

Ajouter un accessoire

Dans le module category Équipements, double-cliquez sur un article ou une combinaison physique / virtuelle existant·e.
Allez dans l'onglet Accessoires .
Recherchez un article et double-cliquez dessus pour l'ajouter en tant qu'accessoire.
Cliquez sur Sauvegarder

Options

Pour choisir une option, double-cliquez sur une cellule dans la liste et sélectionnez "Oui" ou "Non".

Automatique
- Si vous sélectionnez "Oui", l'accessoire sera toujours ajouté avec l'article, sans message d'avertissement.
- Si vous sélectionnez "Non", vous recevrez un message d'avertissement lorsque vous ajouterez l'article auquel votre accessoire est associé. Il vous demandera si vous voulez ajouter l'accessoire ou non.
Passer si déjà inclut
Si l'accessoire est déjà planifié sur votre projet en tant qu'article individuel, il ne sera pas ajouté deux fois lorsque vous ajouterez l'article auquel cet accessoire est lié.
Toujours ajouter une nouvelle ligne
- En sélectionnant "oui", chaque accessoire sera ajouté sur une nouvelle ligne dans la planification du matériel.
- En sélectionnant "non", lorsqu'un accessoire est planifié plusieurs fois sur un projet, la quantité totale sélectionnée pour le projet sera ajoutée sur une seule et même ligne.
Gratuit
Le client ne sera pas facturé pour cet accessoire.

Changer le type d'équipement d'un article

Pour effectuer une modification du type d'équipement d'un article, suivez les instructions de cet article.

Afficher ou masquer le contenu sur les documents

Les articles qui sont dans des combinaisons physiques ou virtuelles seront regroupés sur vos bons de préparation, devis, contrats et factures.

Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer le contenu des combinaisons physiques et virtuelles individuelles sur vos bons de préparation, devis, contrats et factures.

Allez dans l'onglet Contenu par défaut de votre combinaison physique ou virtuelle.
Pour afficher le contenu, sélectionnez Oui dans les colonnes Afficher sur les devis et Afficher sur les bons de préparation (double-cliquez pour éditer une cellule)
Pour masquer le contenu, choisissez Non.

Vous pouvez également choisir d'afficher ou de masquer le contenu des combinaisons d'équipements lors de la création de documents. Par exemple, lors de la création d'une facture, dans les paramètres avancés, vous avez la possibilité d'afficher ou de masquer tout le contenu ou d'utiliser les paramètres par défaut des combinaisons virtuelles ou physiques.

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Questions fréquemment posées

Dans quel cas créer une combinaison physique et dans quel cas créer une combinaison virtuelle ?

Cela dépend de la façon dont vous organisez votre inventaire. Les combinaisons physiques sont idéales pour les équipements qui sont toujours loués ensemble, tandis que les combinaisons virtuelles sont plus utiles lorsque les équipements sont parfois loués ensemble, mais d'autres fois individuellement.

Les accessoires sont toujours liés à un seul article physique ou à des combinaisons virtuelles et physiques - ils seront toutefois ajoutés aux projets et aux documents séparément. Ils ne seront plus liés dès qu'ils seront ajoutés à un projet.

Lorsque j'ajoute un accessoire à un article, cet accessoire est-il automatiquement ajouté aux combinaisons virtuelles dont cet article fait partie ?

Non. Chaque type d'article a ses propres accessoires. Dans certains cas, il arrive qu'un microphone soit ajouté en tant qu'accessoire à un lecteur de CD alors que ce dernier fait également partie d'un kit DJ qui inclut déjà le microphone dans le contenu de cette combinaison virtuelle. Il ne serait pas logique que le microphone soit rajouté en tant qu'accessoire à cette combinaison virtuelle.

Puis-je changer le type d'équipement lorsque l'équipement est déjà prévu dans un projet ?

Non. Vous ne pouvez modifier le type de l'équipement que lorsque celui-ci n'est prévu sur aucun projet. En effet, cela modifierait aussi le type de l'équipement dans vos projets existants, dans vos modèles de projet, dans vos sous-projets, etc. ce qui conduirait à avoir des projets avec un équipement incorrect.

Comment puis-je créer des combinaisons d'équipements dans mon fichier d'équipements lors de l'importation ?

Dans votre fichier d'équipement, vous ne pouvez spécifier le type de l'équipement dans la colonne Type. Vous ajoutez du contenu dans Rentman via l'onglet Contenu par défaut de votre combinaison. Cela signifie également que tout le contenu de vos combinaisons est d'abord importé en tant qu'articles distincts et que vous ajoutez ces articles en tant que contenu par défaut par la suite.

Comment savoir à quelle combinaison un article est assigné ?

Cette information peut être consultée dans la barre latérale "Détails" de l'équipement en question, sous la section "Structure". Cette barre latérale est disponible dans différents aperçus.

Comment ajouter des accessoires à mon fichier d'équipement lors de l'importation d'équipement ?

Dans votre fichier d'équipement, vous ne pouvez spécifier le type de votre équipement que dans la colonne Type. Dans Rentman, vous ajoutez des accessoires dans l'onglet Accessoires de votre équipement. Cela signifie également que tous les accessoires appartenant à vos combinaisons sont d'abord importés en tant qu'articles distincts et que vous ajoutez ces articles en tant qu'accessoires par la suite.

Créer des combinaisons d'équipements