Que vous soyez un nouvel utilisateur ou un utilisateur expérimenté, l'importation de vos équipements sérialisés dans votre base de données est une étape importante, qu'il est crucial de bien réaliser. En suivant les instructions et les trois règles ci-dessous, vous réduirez le risque d'erreurs et de doublons indésirables.
Conseil : vous n'avez pas le fichier d'importation Rentman ? Téléchargez-le en bas de cet article !
Colonnes beiges vs colonnes bleues
Lorsque vous passez en revue votre fichier d'importation, assurez-vous de vous concentrer sur les en-têtes de colonnes colorées. Elles indiquent si les données saisies s'appliquent à l'équipement général ou à l'équipement sérialisé.
Si l'en-tête de la colonne est beige, les données qui se trouvent en dessous doivent faire référence à des informations générales applicables à des équipements sérialisés identiques.
Si l'en-tête de la colonne est bleu, les informations qui se trouvent en dessous représentent des données uniques d'équipement sérialisé individuel. Par exemple, avoir un QR code unique.
Restez simple
Lors de votre première importation d'équipements sérialisés, n'importez que les colonnes absolument nécessaires. Par la suite, vous pourrez mettre à jour rapidement et très simplement les autres colonnes de manière groupée dans votre base de données.
Voici les colonnes obligatoires que Rentman vous recommande de remplir pour l'importation d'équipements sérialisés :
| Colonne | Description |
| Code | un nombre aléatoire attribué à cet équipement sérialisé |
|
Nom (dans la base de données) |
Nom de l'équipement ou de la combinaison |
| Type d'équipement |
article, combinaison physique ou combinaison virtuelle. |
| Location/Vente | L'équipement est-il à louer ou à vendre ? Rentman gère les deux de manière différente |
| Méthode de calcul des stocks | En vrac ou sérialisé ? |
| Prix de location/vente | Prix de location ou de vente de l'équipement. Facultatif, mais nécessaire pour l'identification |
| Numéro de série (Numéro de série) | Numéro de série de l'équipement qui le rend unique |
| Référence interne (Numéro de série) | Nom interne de l'équipement au sein de votre entreprise |
Remarque : Rentman générera automatiquement un QR code pour vous si vous laissez ces colonnes vides. N'hésitez pas à saisir vos propres codes-barres ou QR codes dans les colonnes de QR code.
Astuce : vous voulez savoir à quoi correspondent les autres colonnes ? Téléchargez et lisez les descriptions dans notre fichier d'importation d'exemple ci-dessous.
3 règles à suivre pour une importation fluide des équipements sérialisés
1. Pour les équipements sérialisés identiques, les données sous l'en-tête de colonne beige doivent contenir exactement les mêmes données
Une simple faute de frappe ou une erreur d'adéquation dans la colonne beige peut amener Rentman à enregistrer la ligne d'équipement comme un article séparé et à créer un enregistrement en double dans votre base de données. Seules les colonnes bleues permettent de saisir des données uniques pour les équipements sérialisés.
2. Le numéro dans la colonne de code reste le même pour tous les équipements identiques.
La saisie d'un même code dans la colonne code permet de relier entre eux des équipements identiques.
3. Remplissez vos données sérialisées uniques sous les colonnes bleues
C'est dans la colonne bleue que vous devez saisir les données uniques pour chaque article sérialisé individuel. Ajoutez-en autant que vous le souhaitez — chaque colonne peut contenir des informations différentes.
Astuce : vous trouverez un exemple de l'application de ces règles pour le Stroboscope Martin Atomic 3000 dans le fichier d'importation d'exemple ci-dessous.
Étapes suivantes
Vous souhaitez importer des équipements en vrac ? Consultez cet article sur le formatage de votre fichier pour des équipements en vrac.
Vous avez terminé le formatage de votre fichier ? Suivez cet article sur l'importation du fichier lui-même !
Après avoir importé à la fois vos équipements en vrac et sérialisés, importez directement votre contenu par défaut dans vos combinaisons ici.
Conseils supplémentaires
- Utilisez un style et des tailles de police constants dans tout le fichier. Un formatage inconstant peut causer des résultats inattendus.
-
Supprimez toutes les colonnes vides. Cela réduit la quantité de données à traiter par Rentman et donc le nombre d'erreurs.
- Dupliquez la feuille d'importation vide plusieurs fois. Ne réutilisez pas le même à chaque fois.
- Si vous importez beaucoup d'équipements, essayez de les séparer en différentes feuilles par catégorie ou par marque. N'essayez pas de caser des centaines d'équipements dans une seule feuille. Un seul maître-mot : la simplicité !
- Après l'importation, tous les équipements seront sous une étiquette d'importation. Vous pouvez facilement accéder à tous les équipements sous cette importation spécifique et apporter les ajustements souhaités.