Que vous soyez un nouvel utilisateur ou un utilisateur expérimenté, l'importation de vos équipements en vrac dans votre base de données est une étape importante, qu'il est crucial de bien réaliser. En suivant les instructions ci-dessous, vous pourrez importer en toute fluidité votre équipement en vrac sans erreurs ni duplication.

Astuce : vous n'avez pas le fichier d'importation Rentman ? Téléchargez-le en bas de cet article !

Colonnes beiges vs colonnes bleues

Lorsque vous examinez votre fichier d'importation, assurez-vous de vous concentrer sur les en-têtes de colonnes colorées. Elles indiquent si les données saisies s'appliquent à l'équipement général ou à l'équipement sérialisé.

Lorsque vous passez en revue votre fichier d'importation, assurez-vous de vous concentrer sur les en-têtes de colonnes colorées. Elles indiquent si les données saisies s'appliquent à l'équipement général ou à l'équipement sérialisé.

• Si l'en-tête de la colonne est beige, les informations qui se trouvent en dessous concernent les données de l'équipement en vrac.
• Si l'en-tête de la colonne est bleu, les informations qui se trouvent en dessous représentent les données de l'équipement sérialisé.

Exemple visuel

Astuce : concentrons-nous sur la saisie des données dans les colonnes beiges. Nous pouvons ignorer les colonnes bleues, car nous n'importons pas d'équipement sérialisé. Supprimez ces colonnes !

Restez simple

Lors de votre première importation d'équipement en vrac, remplissez uniquement les colonnes qui sont absolument nécessaires. Il y a toujours le temps ensuite de mettre à jour rapidement en masse les autres colonnes dans votre base de données en toute simplicité.

Voici les colonnes obligatoires que Rentman vous recommande de remplir lors de l'importation d'équipement en vrac :

Remarque : Rentman générera automatiquement un QR code pour vous si vous laissez ces colonnes vides. N'hésitez pas à saisir vos propres codes-barres ou QR codes si vous en avez.

Astuce : vous voulez savoir à quoi correspondent les autres colonnes ? Téléchargez et lisez les descriptions dans notre fichier d'importation d'exemple ci-dessous.

3 règles à suivre pour une importation en vrac sans problème

1. Ne saisissez des données que sous les colonnes beiges

Les colonnes beiges indiquent des équipements en vrac, alors assurez-vous de saisir toutes les données exclusivement dans cette section. La saisie de données dans les colonnes bleues entraînera une erreur.

2. Chaque ligne correspond à un équipement en vrac distinct

Chaque article en vrac possède sa propre ligne dans le fichier d'importation. Cela permet de regrouper les équipements en vrac et d'éviter les doublons.

3. Indiquez une quantité pour les équipements en vrac

Si l'équipement est en vrac, saisissez une quantité dans la colonne de quantité. Seuls les équipements en vrac nécessitent une quantité dans cette colonne, car les équipements sérialisés sont toujours comptés individuellement.

Astuce : vous trouverez un exemple d'application de ces règles pour le Microphone Shure SM58 dans le fichier d'importation d'exemple ci-dessous.

Étapes suivantes

Vous souhaitez importer du matériel sérialisé ? Consultez cet article sur le formatage de votre fichier pour l'équipement en vrac. 
Vous avez terminé le formatage de votre fichier ? Suivez cet article sur l'importation du fichier lui-même.

Vous avez terminé l'importation de votre matériel en vrac et sérialisé ? Importez directement votre contenu par défaut dans vos combinaisons ici. 

Conseils supplémentaires

1. Utilisez une police et des tailles de caractères constantes dans tout le fichier. Un format inconstant peut entraîner des résultats inattendus.

2. Supprimez toutes les colonnes vides. Cela réduit la quantité de données que Rentman doit traiter, réduisant ainsi le taux d'erreurs.

3. Dupliquez la feuille d'importation vide plusieurs fois. Ne réutilisez pas le même à chaque fois.
4. Si vous importez beaucoup d'équipements, essayez de les séparer en différentes feuilles par catégorie ou par marque. N'essayez pas de caser des centaines d'équipements dans une seule feuille. Un seul maître-mot : la simplicité ! 
5. Après l'importation, tout l'équipement sera sous une étiquette d'importation unique. Vous pouvez facilement accéder et apporter des ajustements à tout l'équipement sous cette importation spécifique.