Bien que vous puissiez déjà créer des bons de commande dans Rentman, l'exportation de ces derniers vers un logiciel de comptabilité externe est essentielle pour un suivi précis des coûts, une gestion optimale de la TVA et un rapprochement comptable efficace.
Cet article vous explique comment fonctionne l'exportation des bons de commande, quels problèmes elle permet de résoudre et comment elle s'intègre à vos processus comptables.
Pourquoi exporter les bons de commande ?
Sans exportation directe, les Bons de commande créés dans votre espace de travail Rentman restent isolés de votre système de comptabilité. Cela implique généralement :
- La saisie manuelle des données des bons de commande dans le logiciel de comptabilité
- Un risque accru d'erreurs de codification de la TVA ou du grand livre
- Un surplus de travail lors du rapprochement des factures fournisseurs
- Moins de visibilité sur la rentabilité des projets
L'exportation des bons de commande garantit que les données de ces derniers soient transférées de manière fluide depuis Rentman vers votre environnement comptable, ce qui vous offre ainsi un contrôle complet sur les coûts.
Configuration avant l'exportation
- Accédez au settings module Configuration > Compte > Intégrations.
-
Au niveau de l'option Exporter automatiquement, faites votre choix :
- Si vous choisissez "Démarrer manuellement", vous devez cliquer sur le bouton "Démarrer l'exportation" chaque fois que vous souhaitez envoyer vos nouveaux bons de commande à votre logiciel de comptabilité.
Remarque : lorsque aucun nouveau bon de commande n'est disponible, ce bouton n'est pas disponible.
- Si vous choisissez "Le(s) jour(s) suivant(s)", Rentman envoie automatiquement de nouveaux bons de commande à votre logiciel de comptabilité aux dates sélectionnées. Les bons de commande sont toujours exportés à 2 h du matin (selon le fuseau horaire de votre compte). - Sauvegardez vos modifications.
Avant d'exporter vos bons de commande
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Assurez-vous que votre intégration comptable soit correctement configurée.
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Vérifiez vos bons de commande avant de les exporter.
- Alignez les comptes du grand livre et les paramètres de TVA pour éviter les problèmes de rapprochement
Comment exporter des bons de commande
Accédez au module Configuration > Compte > Intégrations et confirmez votre connexion à votre logiciel de comptabilité.
Rendez-vous dans le module Finance et sélectionnez Bons de commande.
(Facultatif) Ajoutez les colonnes "Remarque d'exportation" ou "Statut d'exportation" à la vue d'ensemble pour surveiller les résultats de l'exportation.
Sélectionnez votre bon de commande et cliquez sur les trois points more_vert pour ouvrir des options supplémentaires.
Cliquez sur Exporter de nouveau vers le logiciel de comptabilité.
L'exportation s'effectuera sur la base des options spécifiées ici.
Pour une exportation immédiate, cliquez sur Démarrer manuellement > Démarrer l'exportation dans le module Configuration, comme indiqué dans l'exemple vidéo ci-dessous.
Quelles données sont incluses dans l'exportation d'un bon de commande ?
Une exportation de bon de commande inclut généralement :
- Informations sur le fournisseur (identiques à celles utilisées pour l'exportation des factures) : numéro de téléphone, fax, adresse e-mail, site web, numéro de TVA, numéro d'enregistrement à la Chambre de commerce, nom du fournisseur et coordonnées bancaires (le numéro de compte bancaire n'est inclus que pour Exact Online).
- Les données du bon de commande : numéro de bon de commande, date, description et date d'échéance.
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Détails des lignes : quantité, prix unitaire et description.
Remarque : pour QuickBooks, seul le nom de l'article est exporté, avec un suffixe tel que (x3) si trois unités ont été commandées. La quantité et le prix total sont inclus dans le montant de la ligne. - Références financières : grand livre, fiscalité, conditions de paiement et références de compte (le cas échéant).
Astuce : si vous utilisez des numéros de projet, vous pouvez les inclure dans le champ de description.
Cela garantit que les écritures comptables reflètent fidèlement ce qui a été commandé dans Rentman.
Conseils de résolution des problèmes
Vous pouvez parfois rencontrer des erreurs lors de l'exportation des bons de commande. Vous pouvez afficher le message d'erreur en cliquant sur le widget Détails ou en accédant à la colonne Remarque d'exportation, comme indiqué dans la vidéo ci-dessous.
Par exemple, si l'erreur indique que les comptes du grand livre ne sont pas correctement liés :
Accédez à Configuration > Grands livres.
Vérifiez et reliez à nouveau les comptes du grand livre requis.
Vérifiez votre configuration.
Une fois corrigés, réexportez les bons de commande.