Les QR codes et les codes-barres sont utilisés pour numériser vos articles ou numéros de série dans Rentman. La numérisation vous permet de suivre rapidement et facilement l'emplacement et l'état d'un équipement. Vous pouvez également numériser des équipements à réparer et vérifier si vous avez oublié de les préparer pour un projet. Si vous voulez des astuces pour configurer vos QR-codes, rendez-vous sur l'article de blog que nous y avons consacré.

Cet article vous donnera 7 conseils pour mettre en place QR-codes et codes-barres avec succès.

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La différence entre les articles et les numéros de série

Un article est un équipement auquel vous attribuez un nom (exemple : pied de microphone), un prix, des commentaires internes et externes, etc. Chaque article possède son propre QR-code.

Un article peut être composé de plusieurs numéros de série. Ces derniers correspondent à des exemplaires uniques de l'article et chaque numéro de série possède un des QR-code propre.

Pour les équipements coûteux, il peut être judicieux d’ajouter un QR-code à chacun des numéros de série. En revanche, il n'est pas nécessaire de créer des numéros de série pour les équipements en vrac tels que les câbles ; vous pouvez ajouter un QR-code aux articles à la place.

Par exemple : lorsque vous réservez 4 microphones pour un concert, vous n'avez pas spécialement besoin de savoir lesquels sont envoyés sur site. Ces articles auront donc tous la même étiquette de QR-code.

En revanche, lorsque vous louez un CDJ2000 Pioneer, il est certainement préférable d'en sélectionner un exemplaire spécifique et de suivre son utilisation. Il vous suffit alors d'attribuer un numéro de série spécifique à chaque CDJ2000 et chaque numéro de série disposera de son propre QR-code (unique).

Quel type de code utiliser ?

Les QR-codes et les codes barres sont pris en charge par Rentman. Néanmoins, nous vous recommandons l'utilisation de QR-codes, qui peuvent être imprimés en petit format (à partir de 7mm * 7mm). Cela facilite leur utilisation sur de petits objets tels que les microphones. De plus, vous pouvez générer, télécharger et imprimer vos QR-codes depuis Rentman.

Rentman génère automatiquement des codes QR pour vous. Vous pouvez utiliser des codes barres, mais ils doivent être générés en dehors de Rentman.

Les différentes possibilités d'utilisation des codes

Vous pouvez utiliser des codes pour :

• Réserver des équipements vers et depuis le module Entrepôt.
• Scanner les équipements dans le module Équipements pour voir les détails qui s'y rapportent.
• Signaler les équipements défectueux pour la maintenance.

Assigner un code à un article ou à un numéro de série

Vous avez deux options pour attribuer un code à un article ou un numéro de série :

• Utiliser des codes prêts à l'emploi et les assigner à des articles (du code à l'article)
• Générer vos propres QR-codes pour chaque article et numéro de série (de l'article au code)

N'oubliez pas que les QR-codes dans Rentman ont une longueur maximale de 25 chiffres (espaces compris). Si vos QR-codes dépassent cette longueur, le chiffre sera coupé. Cela peut entraîner la création de QR-codes identiques.

Option 1 : du code à l'article

Vous pouvez utiliser des codes prêts à l'emploi et les affecter à des articles et à des numéros de série. Peu importe les codes que vous utilisez, tant qu'ils sont uniques.

1. Imprimez (ou commandez chez nous) une feuille de codes non attribués et utilisez-les pour étiqueter vos différents articles.
2. Allez dans le module category Équipements et double-cliquez sur un article pour l'ouvrir (pour attribuer un code aux numéros de série de cet article, ouvrez maintenant l'onglet Numéro de série. 
3. En bas à droite de l'onglet Données, vous trouverez la section des QR-codes.
4. Cliquez sur le code pour l'éditer.
5. Scannez le code étiqueté sur cet article et cliquez sur Sauvegarder

Le code est à présent associé à l'article ou bien au QR-code.

Option 2 : de l'article au code

Vous pouvez générer des QR-codes pour des articles et des numéros de série individuels en saisissant votre propre code. Peu importe le code que vous saisissez, tant qu'il est unique.

1. Allez dans le module categoryÉquipements et double-cliquez sur un article pour l'ouvrir (pour attribuer un code aux numéros de série de cet article, ouvrez l'onglet Numéro de série).
2. En bas à droite de l'onglet Données, vous trouverez la section des QR-codes.
3. Cliquez sur le code pour l'éditer.
4. Remplissez votre code unique et cliquez sur Sauvegarder

Télécharger vos QR-codes

Vous pouvez changer la taille de vos étiquettes QR-codes en ajoutant (ou éditant) votre en-tête de document via le module de category Configuration module > communication client > en-tête document.

1. Dans le module category Équipements, sélectionnez tous les articles dont vous voulez télécharger les QR codes.
2. Cliquez sur le bouton Plus d'actions et choisissez "Créez document".
3. Choisissez un modèle de document, un en-tête, un numéro de série inclure et si vous souhaitez ajouter du texte personnel.
4. Cliquez sur Générer
5. Vous pouvez télécharger vos documents en cliquant sur l'icône de téléchargement en haut à droite ou bien en cliquant sur save '"Sauvegarder dans projets" afin de ranger les étiquettes.

Télécharger vos QR-codes

Vous pouvez modifier la taille de vos étiquettes QR-code en ajoutant (ou en modifiant) votre papier à lettre dans le module category Configuration > Communication client > Papier à lettre.

1. Dans le module category Équipement, sélectionnez  tous les éléments dont vous souhaitez télécharger les QR-codes.
2. Cliquez sur le bouton Plus d'actions more_vert et choisissez 'Créer document'.
3. Choisissez un modèle, un en-tête, les numéros de série à inclure et si vous souhaitez ajouter un texte personnel.
4. Cliquez sur  Générer
5. Téléchargez le fichier en cliquant sur l'icône de téléchargement
6. (Optionnel) Cliquez sur save 'Enregistrer dans l'article' pour connecter cette étiquette à son équipement.

Imprimer vos QR codes

Option 1 : commandez des planches préimprimées avec vos QR codes

Vous pouvez commander vos QR codes Rentman via Geartracking.com ou un fournisseur de QR codes de votre choix.

Les planches de QR codes autocollants préimprimés de Geartracking.com possèdent un revêtement industriel spécial qui les rend résistants aux dommages causés par la lumière et l'eau. Ils ont un haut niveau de correction d'erreur, ce qui veut dire que le code fonctionne même s'il est endommagé à 30 %.

Option 2 : imprimez vous-même vos QR codes 
Téléchargez vos QR codes (voir la section qui y est consacrée plus haut) et imprimez-les avec une imprimante à étiquettes. Vous pouvez imprimer les codes sur du papier de haute qualité ou sur du papier standard.

Pour plus d'informations, consultez la section de cet article sur les imprimantes à étiquettes prises en charge.

Scanners pris en charge

Lisez notre article pour en savoir plus à ce sujet.

Imprimantes à étiquettes prises en charge

Toutes les imprimantes à étiquettes devraient fonctionner avec Rentman.