Vous pouvez utiliser des champs de saisie supplémentaires pour ajouter des informations supplémentaires (à une personne de contact ou à un équipement, par exemple). Vos champs de saisie créés seront ajoutés à vos modules principaux et les informations feront partie de vos données de base. Cela signifie que les informations provenant de champs de saisie supplémentaires peuvent être utilisées au travers de filtres ou affichées sur des feuilles d'appel, des factures, des bons de livraison, etc.

Exemple : vous souhaitez indiquer dans un projet si le déjeuner pour vos équipes sera fourni sur place ou non. Dans ce cas, vous devez ajouter un nouveau champ que vous pouvez nommer "Déjeuner fourni sur place" et attribuer celui-ci au "sous-projet" avec un champ de saisie "Oui / Non". Le champ de saisie supplémentaire que vous avez créé sera affiché lors de la création d'un nouveau projet sous "Champs de saisie supplémentaires" dans l'onglet général. En ajoutant une variable à votre modèle de feuille d'appel, vous vous assurez que les informations seront également visibles pour l'équipe travaillant sur le projet.

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Modules

Vous pouvez ajouter des champs de saisie supplémentaires aux modules ou catégories suivants dans Rentman:

• Projets et sous-projets
• Équipements (et équipements planifiés sur un projet)
• Numéro de série
• Contacts et personnes de contact
• Membres du personnel (et l'équipe prévue sur un projet)
• Véhicules (et transport programmé sur un projet)
• Fonctions (et fonctions par défaut)
• Enregistrement horaire
• Réparation
• Sous-location
• Couts supplémentaires
• Conteneurs
• Inspections

Note : les champs de saisie supplémentaires sont affichés sur l'application mobile Rentman, mais vous ne pouvez pas les modifier depuis l'application.

Ajouter un champ de saisie supplémentaire

1. Allez dans module settingsConfiguration > Paramètres > Champs de saisie supplémentaires.
2. Cliquez sur + Ajouter un champ de saisie supplémentaire et entrez les informations suivantes :
   
   Nom - Le nom du champ.
   
   Appartient à - Choisissez un module pour ce champ. Dans ce module, votre champ de saisie s'affichera dans la section « Champs de saisie supplémentaires ».
   
   Type de champ de saisie - Choisissez le type d'entrée du champ.
   
   (Optionnel) Valeur par défaut - Insérez la valeur qui sera entrée par défaut.
   
   Regrouper les champs de saisie supplémentaires -  Sélectionnez ou créez un nouveau groupe pour organiser vos champs de saisie supplémentaires. En savoir plus à ce sujet dans la section regrouper des champs de saisie supplémentaires.
   
   Utilisation dans les recherches - Activez cette option pour rendre ce champ consultable dans les aperçus.

Note : à l'exception des options à l'intérieur du menu déroulant, vous ne pouvez pas modifier un champ de saisie supplémentaire une fois que vous l'avez créé. En effet, cela pourrait entraîner des problèmes dans les projets existants (et les documents) où ce champ est déjà utilisé.

Champs de saisie supplémentaires confidentiels

Les champs de saisie supplémentaires peuvent contenir des informations sensibles qui ne sont pas censées être accessibles à l'ensemble des employé·e·s. Il est désormais possible de contrôler la visibilité de ces champs et de déterminer quels utilisateurs sont autorisés à les consulter.

Vous avez la possibilité de sélectionner 'Oui' ou 'Non' sous la section 'Champ confidentiel'. La configuration d'un champ confidentiel limite sa visibilité aux individus disposant des  autorisations adéquates. Pour mettre cela en place :

1. Rendez-vous dans le module settings Configuration.
2. Choisissez 'Champs de saisie supplémentaires' dans le menu situé à gauche.
3. Sélectionnez un champ de saisie supplémentaire et cliquez sur 'Modifier'.
4. Dans la section 'Champ confidentiel', faites votre choix.

Cliquez ici pour visualiser une vidéo de démonstration.

Après avoir configuré la confidentialité du champ, vous pouvez spécifier quels rôles utilisateur sont autorisés à le consulter. Pour ajuster ces paramètres, veuillez suivre ces étapes :

1. Rendez-vous dans le module settings Configuration.
2. Sélectionnez 'Rôles utilisateur' dans le menu de gauche.
3. Trouvez le rôle que vous souhaitez modifier et cliquez sur 'Éditer'.
4. Cochez ou décochez, si nécessaire, la case située à côté de 'A l'autorisation de voir les champs de saisie supplémentaires confidentiels'.

Cliquez ici pour voir la vidéo de démonstration.

Regrouper les champs de saisie supplémentaires

Vous pouvez facilement classer vos champs de saisie supplémentaires en les créant et en les attribuant à des groupes personnalisés. Cela peut être utile lorsque vous utilisez plusieurs champs de saisie supplémentaires dans une même catégorie et que vous souhaitez les organiser.

Suivez ces étapes pour ajouter un groupe de champs supplémentaires :

1. Ajoutez un champ de saisie supplémentaire ou sélectionnez le champ de saisie supplémentaire que vous souhaitez ajouter à un groupe.
2. Dans le groupe des champs de saisie, saisissez le nom du groupe
     a. Si le groupe existe déjà, sélectionnez-le dans la liste
     b. Sinon, appuyez sur "Entrée" pour créer un nouveau groupe
3.  Sauvegardez  et rafraichissez la page 

Éléments liés

Vos membres du personnel et vos contacts peuvent être liés virtuellement à n'importe quelle fonction du logiciel : à un projet ("gestionnaire de projet" par ex.), à du matériel ("appartient à" par ex.), à un véhicule ("conduit par" par ex.), etc.

Pour créer un champ de saisie supplémentaire avec un élément lié :

1. Sélectionnez "Élément lié" sous "Type de champ de saisie" lorsque vous créez le champ en question
2. Sous "Type d'élément lié", choisissez ce que vous voulez associer au lien 

Les étapes ci-dessus permettent de créer un champ de saisie supplémentaire qui peut être utilisé pour trouver n'importe quel membre du personnel ou contact.

Exemple : vous voulez créer un champ "Gestionnaire de projet", sous lequel vous indiquerez la personne responsable d'un (sous-)projet donné. Ce champ de saisie supplémentaire "Appartient à" sous-projet et le "Type d'élément lié" est membre du personnel. Ce champ peut désormais être utilisé sur tous vos projets pour rechercher et associer n'importe quel membre du personnel de votre base de donnée à la fonction de gestionnaire de projet.

Afficher les champs de saisie sur les documents

Dans votre modèle, vous pouvez afficher des champs de saisie supplémentaires que vous avez ajoutés dans Rentman.

1. Lors de la modification d'un modèle, cliquez sur un module qui se trouve déjà dans votre modèle pour le modifier.
2. Cliquez sur table_chart et ajoutez la nouvelle colonne avec le champ de saisie supplémentaire.
   Dans cet exemple, notre champ de saisie supplémentaire Couleur de l'élément appartient au module « Équipements » de notre modèle. Il est situé sous Équipements >> Extra.
3. Il sera maintenant affiché dans l'aperçu à droite. Vous pouvez modifier les propriétés de la colonne en cliquant sur cette colonne dans l'aperçu.
4. Sauvegardez

Ajouter une colonne aux aperçus

Vous pouvez ajouter vos champs de saisie supplémentaires en tant que nouvelle colonne aux aperçus dans Rentman. Cela vous permet de voir rapidement la valeur de la colonne pour chaque élément.

Questions fréquemment posées

Comment importer mes champs de saisie supplémentaires ?
Dans votre fichier d'importation, créez une nouvelle colonne avec le nom de votre champ. Vérifiez vos paramètres dans Rentman pour les valeurs que vous devez utiliser dans cette colonne.

Comment exporter mes champs de saisie supplémentaires ?
Lisez notre article sur l'exportation de données pour obtenir des instructions.