Tout essai de Rentman débute avec une base de données d'exemple du personnel. Vous pouvez ajouter vos propres membres du personnel en important un fichier ou les ajouter un par un dans le module Membres du personnel.
Dans cet article, nous vous expliquons comment importer votre liste de vos membres du personnel dans Rentman.
Un fichier .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) ou .csv avec les données de vos membres du personnel. Si vous n'en avez pas encore, vous pouvez télécharger le modèle à partir de la fenêtre d'importation dans Rentman. Vous pouvez également télécharger un fichier d'exemple avec des explications au bas de cet article et l'utiliser comme référence pour créer un fichier de membres du personnel.
- Utilisez des en-têtes (titres) clairs pour la première ligne de votre document.
- N'importez pas plus de 64 colonnes en une seule fois.
- Indiquez au minimum les informations essentielles (par exemple le nom, le prénom, le dossier).
- Mettez en place une structure de dossiers logique dans le module people Membres du personnel, afin de maintenir une bonne organisation et de retrouver plus rapidement les membres de votre équipe. Le chemin d'accès au dossier d'un élément doit être spécifié dans la colonne Dossier, comme suit : Freelances/techniciens audio
- Assurez-vous que le document ne comporte qu'une seule feuille.
- Ne laissez aucune ligne vire dans votre fichier .xlsx.
- N'insérez pas d'image dans votre fichier .xlsx, vous pourrez les ajouter par la suite dans le logiciel.
- Assurez-vous que toutes les informations soient entrées sous forme de texte et sans balises (gras, itallique, couleur, etc).
Quelles données puis-je importer ?
Général
Description, e-mail, prénom, dossier, nom de famille, deuxième prénom, téléphone
Détails
Disponibilité, affichage dans le planificateur, permis de conduire, contact d'urgence, réception d'e-mails
Administratif
Numéro de compte bancaire, date de naissance, numéro CoC, nom de l'entreprise, date du contrat, heures du contrat, numéro de passeport, numéro de sécurité sociale, numéro d'identification TVA
Données d'adresse
Adresse, ville, pays, ligne d'adresse supplémentaire, numéro de bâtiment, code postal, état/province
Importer votre ficher de membres du personnel
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Rendez-vous dans le module group Membres du personnel.
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Cliquez sur more_vert plus d'actions dans le coin à droite puis cliquez sur importer.
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Sélectionnez le type d'importation que vous souhaitez effectuer :
Importer toutes les lignes en tant que nouveaux éléments
Rentman crée un nouveau membre du personnel pour chaque ligne. Mettre à jour les éléments existants avec de nouvelles données Si vous souhaitez mettre à jour les membres du personnel dans votre base de données, consultez notre article sur la mise à jour de données existantes. Ajouter de nouveaux éléments et ignorer les éléments existants Rentman n'importe pas les membres du personnel qui se trouvent déjà dans votre base de données. -
Téléchargez votre fichier de membres du personnel conformément aux "Conditions" énumérées.
Si vous ne disposez pas encore d'un fichier avec les membres de votre personnel, vous pouvez télécharger notre modèle au-dessus du bouton de téléchargement "Télécharger un fichier type ici".
- Indiquez si votre fichier contient un en-tête ou non. Si vous sélectionnez oui, la première ligne de votre fichier ne sera pas importée.
- Pour chaque colonne, le système fait correspondre les noms des en-têtes avec les noms des colonnes dans Rentman. Vérifiez si toutes les correspondances ont été faites correctement et corrigez-les si nécessaire.
- Cliquez sur "Étape suivante" lorsque vous avez effectué cela pour toutes les colonnes.
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Sélectionnez un dossier principal pour votre importation. Il s'agit du dossier le plus haut, qui contient toute votre structure de dossiers. Les nouveaux membres du personnel seront placés dans ce dossier. Si vous avez défini des dossiers dans votre document d'importation, les membres du personnel seront placés dans le dossier choisi.
Attention : si votre fichier de membres du personnel contient une colonne Dossier tous les éléments seront placés dans le même dossier principal. Cela signifie que les éléments ne seront pas organisés et qu'il pourra être difficile de trouver vos membres du personne. Nous vous recommandons de créer votre propre structure de dossier et de spécifier le bon chemin de dossier pour vos éléments dans la colonne Dossier.
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Si vous avez sélectionné "Ajouter de nouveaux éléments et passer ceux déjà existants" ou "Ajouter de nouveaux éléments et actualiser ceux existants avec de nouvelles données", à l'étape 3, vous devrez choisir les colonnes à faire correspondre, pour que le système sache quelles données mettre à jour. Par exemple, si vous mettez à jour les numéros de téléphone de tous les membres du personnel, vous pouvez sélectionner "E-mail" comme colonne de correspondance, car celle-ci est unique pour chaque membre du personnel mis à jour et ne fait pas elle-même l'objet d'une mise à jour. La colonne de correspondance ne doit jamais être la colonne que vous essayez de mettre à jour.
Attention : ces colonnes ne peuvent pas Ces colonnes ne peuvent pas contenir de valeurs doubles dans le fichier d'importation, car elles sont utilisées lors de l'importation pour identifier le membre du personnel à ignorer. -
Cliquez sur "Étape suivante" et vérifiez l'aperçu de vos données une dernière fois.
Remarque : seules les 10 premières lignes seront affichées dans l'aperçu. - Cliquez sur Importer.
- Une fois l'importation terminée, une fenêtre pop-up vous affichera les résultats. Si vos données ont été importées avec succès, vous pouvez Fermer la fenêtre ou "Afficher les membres du personnel importés". Si l'importation comporte des erreurs (partielles), veuillez consulter la section ci-dessous : Aperçu de vos résultats d'importation.
Aperçu de vos résultats d'importation
Il arrive parfois que l'importation échoue (partiellement ou totalement). Dans ce cas, vous trouverez toutes les réponses dans les résultats d'importation, comme :
- Les lignes (de membres du personnel) qui ont échoué.
- Pourquoi ces lignes (de membres du personnel) ont échoué.
- Les lignes (de membres du personnel) qui ont été importées avec succès.
Voici quelques raisons possibles d'échec d'importation :
- Trop grand nombre de données - Le traitement de fichiers volumineux peut prendre trop de temps et certaines informations peuvent ne pas être importées. Dans ce cas, supprimez la dernière importation, divisez votre liste en fichiers plus petits et importez ces derniers séparément.
- Mauvais formatage - Toutes les informations contenues dans le fichier doivent être saisies sous forme de texte, sans balises (gras, italique, couleurs d'arrière-plan, etc.).
- Feuilles multiples - Si votre fichier .xslx comporte plusieurs feuilles, il ne peut pas être importé dans Rentman.
Supprimer une importation
Lorsqu'une importation échoue partiellement, le meilleur choix est d'effacer toutes les informations et de tout recommencer. Chaque fois que vous importez des membres du personnel, Rentman crée une balise au format "importation-date-heure". Sélectionnez simplement la balise de votre dernière mise à jour et supprimez ces éléments.
Mettre à jour les membres du personnel de votre base de données
Si vous avez déjà importé votre liste de membres du personnel mais que vous devez effectuer des modifications groupées, vous pouvez mettre à jour les éléments de votre base de données.
Importation de champs de saisie supplémentaires
- Configurez le champ de saisie supplémentaire dans le module settings Configuration.
- Créez une colonne avec la valeur du champ de saisie supplémentaire dans votre fichier .xlsx.
- Lors de l'importation du fichier, faites correspondre la nouvelle colonne avec le champ de saisie supplémentaire (vous le trouverez dans la section "Extra" des colonnes).
Questions fréquentes
Téléchargez notre fichier d'importation type