Connaître la disponibilité de votre équipe est utile (sans être obligatoire) pour planifier des membres du personnel sur des fonctions. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment ajouter et afficher la disponibilité de vos effectifs.
Aperçu de la disponibilité
Les différentes disponibilités sont indiquées sous forme de couleurs. Les membres du personnel peuvent donc être affichés dans les couleurs suivantes :
Aucune couleur : disponibilité inconnue
Vert : disponible – le membre du personnel peut être planifié sur la fonction.
Rouge : indisponible – le membre du personnel ne peut pas être planifié sur la fonction.
Jaune
: Invité : le membre du personnel a été invité pour une fonction ou à indiquer une disponibilité - sa réponse n'a pas encore été donnée.
Vous pouvez consulter les disponibilités de vos membres du personnel depuis différents endroits dans Rentman :
Pour consulter les disponibilités de vos membres du personnel :
- Ouvrez le account_circle module Planificateur d'équipes
- Sélectionnez la période souhaitée.
-
Faites glisser la chronologie de disponibilité pour l'ouvrir et sélectionnez le membre du personnel dont vous souhaitez connaître les disponibilités.
Vous pouvez également utiliser la colonne latérale du personnel pour voir les disponibilités :
- Sélectionnez une fonction.
- Faites glisser la colonne latérale du personnel pour l'ouvrir.
- Rendez-vous dans le people module Membres du personnel.
- Double-cliquez sur un membre du personnel pour ouvrir sa page d'informations.
- Trouvez la carte de planning sous Planning.
- Rendez-vous au niveau de l'onglet Planification du personnel de votre projet.
- Sélectionnez une fonction.
- (Facultatif) Cliquez sur watch_later Ouvrir chronologie pour voir les disponibilités de votre personnel dans la chronologie.
Entrer les disponibilités de l'équipe
Il existe trois façons d'enregistrer la disponibilité de vos membres du personnel (et de vos freelances) :
1. Entrez les disponibilités vous-même
Si vous connaissez les disponibilités de votre personnel, vous pouvez les saisir vous-même dans le module event Mon agenda ou le module account_circle Planificateur d'équipes.
- Ouvrez la watch_later chronologie.
- Sélectionnez le(s) membre(s) du personnel dans la watch_later chronologie.
- Cliquez sur la chronologie et faites glisser votre curseur (au même niveau que le nom du membre du personnel) pour sélectionner la période souhaitée.
- Sélectionnez Disponibilité dans la fenêtre pop-up qui apparaît alors.
- Sélectionnez le marquage souhaité pour le(s) membre(s) du personnel : disponible, indisponible ou inconnu.
- (Facultatif) Ajustez la période, configurez une récurrence ou ajoutez une remarque. Pour ajouter la disponibilité de plusieurs membres du personnel à la fois, tapez leur nom et sélectionnez-les.
Vous voulez ajouter la disponibilité de tous les membres du personnel présélectionnés ?Cliquez sur more_vert Plus d'actions et sélectionnez "Ajouter tous les membres du personnel présélectionnés." - Cliquez sur Définir la disponibilité
- Cliquez sur une date ou faites glisser le curseur sur plusieurs jours pour sélectionner une période dans le calendrier.
- Sélectionnez Disponibilité.
- Sélectionnez le marquage souhaité pour le(s) membre(s) du personnel : disponible, indisponible ou inconnu.
- (Facultatif) Ajustez la période, configurez une récurrence ou ajoutez une remarque. Pour ajouter la disponibilité de plusieurs membres du personnel à la fois, tapez leur nom et sélectionnez-les.
Vous voulez ajouter la disponibilité de tous les membres du personnel présélectionnés ?Cliquez sur more_vert Plus d'actions et sélectionnez "Ajouter tous les membres du personnel présélectionnés."Remarque : par défaut, vous êtes sélectionné·e lors de l'ajout de disponibilité via le event module (Mon) agenda. Si vous souhaitez ajouter la disponibilité de quelqu'un d'autre, assurez-vous de désélectionner votre nom.
- Cliquez sur Définir la disponibilité
2. Laissez chaque membre du personnel indiquer ses disponibilités
En configurant les autorisations adaptées pour vos membres du personnel, vous leur permettez de saisir eux-mêmes leurs disponibilités à travers le module event Mon agenda.
3. Demandez les disponibilités pour les horaires d'une fonction
Si vous souhaitez savoir si une personne est disponible pour une mission – sans donner d'informations sur la mission – vous pouvez demander ses disponibilités pour les horaires d'une fonction.
Chronologie de disponibilité
La chronologie des disponibilités vous donne un aperçu plus complet de la disponibilité, de la planification, des rendez-vous et des réservations d'un ou de plusieurs membres du personnel. Vous pouvez trouver cette chronologie dans le module people Membres du personnel, le module account_circle Planificateur d'équipes et l'onglet Planificateur du personnel d'un projet.
Disponible ou non ?
Un membre du personnel est indiqué comme (non) disponible en fonction de plusieurs facteurs. Ci-dessous, nous avons clarifié les différentes situations.
Indisponible
- Le membre du personnel est déjà prévu pour une fonction avec des périodes identiques ou qui se chevauchent.
- Le membre du personnel a un rendez-vous – ce qui signifie qu'il ne peut pas travailler sur d'autres fonctions.
- Le membre du personnel a indiqué dans le planning qu'il n'est pas disponible.
- Le membre du personnel a répondu « non disponible » à une invitation.
Disponible
- Le membre du personnel a indiqué dans le planning qu'il est disponible.
- Le membre du personnel a répondu « disponible » à une invitation.
- Le membre du personnel est réservé pour une certaine période (uniquement possible dans un planificateur d'équipes plus complet).
Qu'arrive-t-il à la disponibilité lorsqu'un membre du personnel est partiellement disponible / indisponible ?
- Lorsqu'un membre du personnel est partiellement indisponible sur la durée de la fonction, il ne sera pas disponible.
- Lorsqu'un membre du personnel est partiellement disponible sur la période de la fonction et pour le reste de la période, sa disponibilité est inconnue, il sera disponible.