Dès qu’un projet comporte un certain nombre de tâches réparties entre plusieurs personnes, une simple liste de tout ce dont vous êtes responsable perd de son utilité. Vous devez voir ce qui est en cours, ce qui prend du retard et qui travaille sur quoi, sans avoir à demander à personne.
Les tableaux de tâches vous offrent cette vue d’ensemble. Il s’agit d’une présentation visuelle globale de vos tâches, que vous pouvez organiser par statut, par responsable, par projet ou selon tout autre critère de suivi, et partager avec les collègues qui en ont besoin.
Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est un tableau de tâches, comment fonctionnent les deux affichages, comment regrouper et filtrer vos tâches, et comment partager un tableau de projet avec votre équipe.
Qu’est-ce qu’un tableau des tâches ?
Un tableau des tâches est une vue filtrée des tâches auxquelles vous avez déjà accès. Ce n’est pas un dossier : une tâche n’existe pas sur un tableau et l’ajout d’un tableau ne déplace rien.
Cela a deux conséquences qu’il est important de comprendre avant de commencer :
- Une tâche peut apparaître sur plusieurs tableaux à la fois. Une tâche de conception peut apparaître sur le tableau de son projet, sur celui de l’équipe de conception et dans une vue que vous avez enregistrée pour cette semaine. Dans les trois cas, il s’agit de la même tâche.
- Une tâche n’a qu’un seul statut. Modifiez-le sur un tableau et il change partout, car vous modifiez la tâche, et non une carte.
Les deux types de tableaux
Les tableaux de tâches de projet sont créés automatiquement pour vous. Chaque projet en possède un, dans l’onglet Tâches du projet, qui affiche les tâches de ce projet. Vous n’avez pas besoin de le configurer.
Les tableaux de tâches d’équipe sont créés par des utilisateurs avancés dans le module Tâches et appartiennent à une équipe, telle que Conception ou Atelier. Elles répondent à une question différente : non pas « comment se déroule ce projet », mais « sur quoi mon équipe travaille-t-elle cette semaine ? ». En savoir plus sur les équipes et les tableaux de tâches d'équipe.
Affichage « Tableau »
Dans la vue « Tableau », vos tâches apparaissent sous forme de cartes organisées en colonnes. Les colonnes correspondent au critère selon lequel vous avez regroupé vos tâches, à savoir, par défaut, leur statut.
Le déplacement d’une carte modifie la tâche. Lorsque vous faites glisser une carte d’une colonne à une autre, Rentman met automatiquement à jour le champ correspondant de la tâche. Faites glisser une carte de À faire vers Terminé et le statut de la tâche change. Si vous avez plutôt regroupé les tâches par responsable, le fait de faire glisser une carte vers une autre colonne réattribue la tâche. C’est le moyen le plus rapide de maintenir un tableau à jour, mais il est important de savoir qu’il s’agit d’une véritable modification, et non d’un simple déplacement visuel.
Depuis une carte, vous pouvez visualiser la tâche en un coup d’œil et l’ouvrir en plein écran pour modifier n’importe quel champ. Une tâche dont la date limite est dépassée est signalée, ce qui vous permet de la repérer sans avoir à lire chaque fiche.
Affichage « Liste »
La vue « Liste » affiche les mêmes tâches sous forme de lignes plutôt que de cartes. Utilisez-la lorsque vous avez besoin de détails plutôt que d’une vue d’ensemble : pour comparer les échéances de plusieurs tâches, vérifier le temps prévu ou modifier rapidement plusieurs tâches.
Vous choisissez les colonnes à afficher. Deux colonnes qu’il est utile d’ajouter dès le début sont le temps prévu et les heures enregistrées pour chaque tâche, qui, ensemble, indiquent si le travail prend du retard. En savoir plus sur les colonnes.
Lorsque vous regroupez les tâches dans un aperçu sous forme de liste, celles-ci sont réparties en sections plutôt qu’en colonnes. Le tri, le filtrage et la modification fonctionnent comme partout ailleurs dans Rentman.
Passer d’un aperçu à l’autre
Pour passer de la vue tableau à la vue liste :
- Accédez au module Tâches ou à l'onglet Tâches d'un projet.
- Cliquez sur Affichage.
- Cliquez sur Tableau ou liste.
- Sélectionnez l'affichage que vous souhaitez consulter.
Filtres, groupes et affichages
Les filtres déterminent les tâches qui s’affichent. Vous pouvez filtrer selon de nombreux critères d’informations, notamment le statut et le type de projet, la couleur et les échéances dépassées.
Pour filtrer une vue d’ensemble :
- Accédez au module Tâches ou à l’onglet Tâches d’un projet.
- Cliquez sur Filtres.
- Sélectionnez le filtre.
- Cliquez sur Ajouter.
Les groupes déterminent la manière dont ces tâches sont réparties. Tout ce qui peut être affiché sous forme de colonne peut également être utilisé comme groupe ; vous pouvez donc regrouper par statut, balises et éléments liés (dans le module Tâches). Vous pouvez également utiliser des sous-groupes pour obtenir une vue d’ensemble plus détaillée.
Pour utiliser les groupes et les sous-groupes :
- Accédez au module Tâches ou à l'onglet Tâches d'un projet.
- Cliquez sur Aperçu.
- Choisissez Groupes ou Sous-groupes.
- Sélectionnez l'option souhaitée.
Les vues sont des combinaisons enregistrées de filtres et de groupes que vous appliquez à un tableau. Une fois que vous avez configuré un tableau comme vous le souhaitez, enregistrez-le en tant que vue et revenez-y en un seul clic. En savoir plus sur les vues.
Naviguer sur vos tableaux
Le module Tâches regroupe tous vos tableaux. De là, vous pouvez ouvrir n’importe quel tableau de projet auquel vous avez accès, ouvrir les tableaux de votre équipe et accéder à toutes les tâches que vous pouvez voir.
Si vous disposez d’une longue liste de tableaux, une façon de la rendre plus gérable consiste à masquer les tableaux qui ne vous concernent pas.
Pour masquer un tableau :
- Accédez au module Tâches.
- Dans le menu des tableaux situé à gauche, repérez le tableau que vous souhaitez masquer.
- Cliquez sur « Plus d'options ».
- Sélectionnez Masquer.
Les tableaux masqués ne sont pas supprimés, et vous pouvez les afficher à nouveau à tout moment.
Pour afficher les tableaux masqués :
- Accédez au module Tâches.
- Dans le menu des tableaux situé à gauche, cliquez sur « Plus d’options ».
- Cochez la case Afficher les tableaux masqués.
Partager un tableau de tâches de projet avec vos collègues
Partagez un tableau de projet avec les personnes qui travaillent sur ce projet, afin que tout le monde ait la même vision du plan. Vous pouvez le faire à tout moment pendant que vous travaillez sur le tableau.
- Ouvrez le tableau des tâches d’un projet, soit depuis l’onglet Tâches du projet, soit depuis le module Tâches.
- Cliquez sur Partager.
- Ajoutez un membre du personnel existant en recherchant son nom.
- Découvrez comment inviter un utilisateur externe.
- Enregistrer.
Les personnes que vous ajoutez reçoivent une notification leur indiquant que le tableau a été partagé avec elles.
Fonctionnement du partage et des autorisations des utilisateurs
Deux éléments distincts déterminent ce qu’une personne peut faire sur un tableau, et il est important de les distinguer :
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Le partage du tableau détermine les tâches qu’une personne peut voir et modifier.
Son rôle d’utilisateur détermine ce qu’il est autorisé à faire avec ces tâches et les tâches en dehors du tableau, comme supprimer des tâches créées par quelqu’un d’autre.
Le partage d’un tableau avec un collègue ne lui confère donc pas de droits qu’il ne possède pas déjà. Il lui donne simplement accès aux tâches de ce tableau, dans les limites de son rôle. En savoir plus sur les rôles d’utilisateur et les autorisations.