Services

Un service correspond à la manière dont vous vendez le travail de pré- et post-production. Il possède un nom, une description et un prix, il regroupe les tâches qui le composent, et il apparaît dans sa propre section sur vos devis et factures. Comme les heures que votre équipe enregistre sur ces tâches sont regroupées dans le service, vous pouvez également voir par la suite si le prix facturé couvrait le travail effectué.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est un service, comment en créer et réutiliser un, comment y lier des tâches, comment lire la répartition, et comment faire apparaître les services sur vos documents.

Note : L’utilisation des services nécessite le produit Organize et l’add-on Devis et facturation.

Qu’est-ce qu’un service ?

Un service est un élément vendable composé de tâches. Il se trouve dans l’onglet Services d’un projet, aux côtés de votre équipement et de votre équipe.

Un service comprend :

Un nom et une description — ce que le client voit sur le devis.
Un prix — ce que vous facturez pour ce service.
Un taux horaire de coût — ce qu’une heure de ce travail vous coûte, utilisé pour calculer le coût réel du service.
Une ou plusieurs tâches — le travail lui-même, chacune avec son temps prévu, sa date limite et son assigné.

Ce qu’un service n’est pas : ce n’est pas un groupe de fonctions d’équipe, et ce n’est pas un élément d’équipement. Si vous présentiez auparavant le travail de conception comme un groupe de fonctions pour l’inclure dans un devis, un service en est le remplacement. Voir Comment planifier le travail dans Rentman.

Note : Une tâche ne peut appartenir qu’à un seul service.

Créer un service par défaut

Si vous vendez régulièrement le même type de travail, configurez-le une fois en tant que service par défaut. Vous pourrez ensuite l’ajouter à n’importe quel projet sans avoir à le recréer.

Ouvrez un projet et allez dans l’onglet Services.
Dans le menu de gauche, cliquez sur +.
Configurez les options.

Options

Nom : Ce que le client voit sur le devis.
Temps estimé : Le nombre d’heures nécessaires pour réaliser ce service.
Prix : Ce que vous facturez au client.
Coût par heure : Ce qu’une heure de ce travail vous coûte.
Classe de TVA : La classe de TVA pour ce service.
Comptes : Les comptes débit et crédit auxquels ce service est imputé.
Détails : Plus de détails sur ce que le service inclut.
(Optionnel) Ajoutez une ou plusieurs tâches au service. Lorsque vous ajoutez ce service par défaut à un projet, les tâches seront automatiquement créées.
Enregistrez.

Créer des groupes de services

Vous pouvez créer des groupes de services pour organiser les services liés. Regrouper les services facilite leur gestion et vous aide à les présenter clairement lors de l'ajout de services aux devis et factures.

Ouvrez un projet et allez dans l'onglet Services.
Cliquez sur la petite flèche à côté de + Service et sélectionnez Groupe de services.
Choisissez un nom pour le groupe de services.
Enregistrez.

Ajouter un service à un projet

Ouvrez un projet et allez dans l'onglet Services.
Cliquez sur + Service.
Sélectionnez le groupe auquel ce service appartient.
Configurez les options.

Options

Nom : Ce que le client voit sur le devis.
Temps estimé : Le nombre d'heures nécessaires pour réaliser ce service.
Prix : Ce que vous facturez au client.
Coût par heure : Ce que vous coûte une heure de ce travail.
Classe de TVA : La classe de TVA pour ce service.
Comptes : Les comptes débit et crédit auxquels ce service est imputé.
Remise : Le pourcentage de remise appliqué à ce service.
Détails : Plus de détails sur ce que le service inclut.
Enregistrez.

Ajouter un service par défaut à un projet

Ouvrez un projet et allez dans l'onglet Services.
Dans le menu de gauche, sélectionnez le service par défaut que vous souhaitez ajouter au projet.
Cliquez sur AJOUTER.
Sélectionnez le groupe de services auquel vous souhaitez ajouter ce service.
Enregistrez.

Une fois le service ajouté au projet, vous pouvez ajuster son prix et sa description pour ce projet sans modifier le service par défaut.

Lier des tâches à un service

Les tâches liées à un service déterminent son nombre d'heures. Vous pouvez lier une tâche existante ou en créer une nouvelle depuis le service.

Pour lier une tâche à un service :

Ouvrez ou créez une tâche.
Sous Service, sélectionnez le service.
Enregistrez.

Pour ajouter une tâche directement depuis un service :

Ouvrez ou créez un service.
Sous Tâches, ajoutez une nouvelle tâche.

Une fois liée, la durée prévue de la tâche et les heures enregistrées alimentent la ventilation du service. Rien d'autre ne change concernant la tâche : elle apparaît toujours sur le tableau des tâches du projet, a toujours son propre responsable et sa date limite, et est toujours traitée de la même manière.

Note : Pouvoir modifier une tâche ne signifie pas que vous pouvez modifier le service auquel elle appartient. Une personne assignée à une tâche peut y travailler et enregistrer des heures, tandis que le service lui-même, y compris son prix, reste sous la responsabilité des personnes autorisées à modifier les finances du projet.

Barre latérale des détails du service

La barre latérale des détails du service vous permet de consulter et de gérer les informations importantes du service sans quitter l’onglet Services.

Pour ouvrir la barre latérale des détails :

Survolez un service et cliquez sur Détails.

La barre latérale offre un aperçu du service, y compris ses tâches liées et ses bons de commande.

Sous Tâches, vous pouvez créer une nouvelle tâche en cliquant sur +. Lorsque vous créez une tâche depuis la barre latérale des détails, elle est automatiquement liée au service.

Lire la ventilation du service

La ventilation est l’endroit où un service trouve sa place. Elle fonctionne comme la ventilation pour l’équipe et le transport, et montre :

Coûts estimés — le temps estimé du service multiplié par le coût horaire du service.
Coûts planifiés — le total du temps planifié de toutes les tâches liées multiplié par le coût horaire du service.
Coûts réels — le total des heures effectivement enregistrées par l’équipe sur les tâches liées multiplié par le coût horaire.
Revenu — le prix total des services.
Remise — la remise appliquée au service.
Bénéfice — revenu moins coûts.

Inclure les services dans vos devis et factures

Les services apparaissent sur vos documents dans leur propre section Services, séparée du matériel et de l’équipe, afin que le client puisse voir en quoi consiste le travail de production.

Note : Les nouveaux modèles de documents par défaut incluent la section Services. Si vous utilisez vos propres modèles, vous devez ajouter vous-même la section Services. Tant que ce n’est pas fait, les services n’apparaîtront pas sur les documents générés à partir de ces modèles, même s’ils sont présents dans le projet.

FAQ

De quoi ai-je besoin pour utiliser les services ?

Le produit Organize et le module complémentaire Devis et facturation. Organize vous offre la gestion des tâches et le suivi du temps ; Devis et facturation permet d’intégrer le résultat dans un document.

Une tâche peut-elle appartenir à plusieurs services ?

Non. Une tâche appartient à un seul service. Si deux services partagent réellement du travail, divisez-le en tâches distinctes.

Pourquoi mes services n’apparaissent-ils pas sur mon devis ?

Presque toujours parce que le modèle ne contient pas encore la section Services. Les nouveaux modèles par défaut l’incluent ; les modèles que vous avez créés vous-même doivent l’avoir ajoutée.

Quelle est la différence entre un service et un coût supplémentaire ?

Un coût supplémentaire est une ligne unique avec un coût et un prix. Un service fait le même travail mais est construit à partir de tâches, il inclut donc aussi les heures planifiées et enregistrées. Utilisez un coût supplémentaire pour quelque chose que vous achetez, et un service pour le travail effectué par votre équipe.

Puis-je vendre un service sans y lier de tâches ?

Oui. Cependant, un service sans tâches aura un prix mais pas d’heures, donc pas de détail.

Puis-je connecter un service à un bon de commande ?

Oui. En savoir plus sur les bons de commande.

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