Services

Un service vous permet de facturer votre travail de pré- et post-production. Il comporte un nom, une description et un prix ; il regroupe les tâches qui le composent et apparaît dans une section distincte sur vos devis et vos factures. Comme les heures que votre équipe enregistre pour ces tâches sont cumulées au sein du service, vous pouvez également vérifier a posteriori si le prix que vous avez facturé couvrait bien le travail effectué.

Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est un service, comment en créer et en réutiliser un, comment y associer des tâches, comment lire le détail des coûts et comment intégrer des services sur vos documents.

Remarque : l'utilisation des services nécessite le produit Organize et l'extension Devis & facturation.

Qu'est-ce qu'un service ?

Un service est un élément commercialisable composé de tâches. Il figure dans l' onglet Services d'un projet, aux côtés de votre matériel et de votre personnel.

Un service comprend :

Un nom et une description — ce que le client voit sur le devis.
Un prix — ce que vous facturez pour ce service.
Un tarif horaire — ce que vous coûte une heure de ce travail, utilisé pour calculer le coût réel du service.
Une ou plusieurs tâches — le travail lui-même, chacune avec sa propre durée prévue, son échéance et son responsable.

Ce qu’un service n’est pas : ce n’est pas un groupe de fonctions du personnel, ni un élément d’équipement. Si vous avez jusqu’à présent présenté les travaux de conception comme un groupe de fonctions afin de les inclure dans un devis, le « service » vient désormais les remplacer. Voir Comment planifier le travail dans Rentman.

Remarque : une tâche ne peut appartenir qu’à un seul service.

Créer un service par défaut

Si vous proposez régulièrement la même prestation, configurez cette dernière une seule fois en tant que service par défaut. Vous pourrez ensuite l'ajouter à n'importe quel projet sans avoir à la recréer.

Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Services.
Dans le menu de gauche, cliquez sur +.
Configurez les options.

Options

Nom : ce que le client voit sur le devis.
Durée estimée : le nombre d’heures nécessaires pour réaliser ce service.
Prix : ce que vous facturez au client.
Coût horaire : ce que vous coûte une heure de ce travail.
Catégorie de TVA : la catégorie de TVA applicable à ce service.
Comptes : les comptes débiteurs et créditeurs sur lesquels ce service est comptabilisé.
Détails : plus de détails sur ce que le service comprend.
(Facultatif) Ajoutez une ou plusieurs tâches au service. Lorsque vous ajoutez ce service par défaut à un projet, les tâches seront automatiquement créées.
Sauvegardez.

Créer des groupes de services

Vous pouvez créer des groupes de services pour organiser les services associés. Le regroupement des services facilite leur gestion et vous aide à les présenter clairement lorsque vous ajoutez des services à des devis et à des factures.

Ouvrez un projet et accédez à l’onglet Services.
Cliquez sur la petite flèche à côté de + Service et sélectionnez Groupe de services.
Choisissez un nom pour le groupe de services.
Sauvegardez.

Ajouter un service à un projet

Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Services.
Cliquez sur + Service.
Sélectionnez le groupe auquel appartient ce service.
Configurez les options.

Options

Nom : ce que le client voit sur le devis.
Durée estimée : le nombre d’heures nécessaires pour réaliser ce service.
Prix : ce que vous facturez au client.
Coût horaire : ce que vous coûte une heure de ce travail .
Catégorie de TVA : la catégorie de TVA applicable à ce service.
Comptes : les comptes de débit et de crédit sur lesquels ce service est comptabilisé.
Remise : le pourcentage de remise appliqué à ce service.
Détails : plus de détails sur ce que le service comprend.
Sauvegardez.

Ajouter un service par défaut à un projet

Ouvrez un projet et accédez à l'onglet Services.
Dans le menu de gauche, sélectionnez le service par défaut que vous souhaitez ajouter au projet.
Cliquez sur AJOUTER.
Sélectionnez le groupe de services auquel vous souhaitez ajouter ce service.
Sauvegardez.

Une fois le service ajouté au projet, vous pouvez ajuster son prix et sa description pour ce projet sans modifier les valeurs par défaut.

Associer des tâches à un service

Ce sont les tâches associées à un service qui déterminent le nombre d’heures de celui-ci. Vous pouvez associer une tâche qui existe déjà ou en créer une nouvelle à partir du service.

Pour associer une tâche à un service :

Ouvrez ou créez une tâche.
Sous Service, sélectionnez le service.
Sauvegardez.

Pour ajouter une tâche directement à partir d’un service :

Ouvrez ou créez un service.
Sous Tâches, ajoutez une nouvelle tâche.

Une fois liée, la durée prévue de la tâche et ses heures enregistrées sont intégrées à la répartition du service. Aucun autre élément de la tâche ne change : elle apparaît toujours sur le tableau des tâches du projet, conserve son responsable et son échéance, et est toujours traitée de la même manière.

Remarque : le fait de pouvoir modifier une tâche ne signifie pas que vous pouvez modifier le service auquel elle appartient. Une personne à qui une tâche a été attribuée peut y travailler et y enregistrer des heures, tandis que le service lui-même, y compris son prix, reste sous la responsabilité des personnes autorisées à modifier les finances du projet.

Barre latérale des détails du service

La barre latérale des détails du service vous permet de consulter et de gérer les informations importantes relatives au service sans quitter l'onglet Services.

Pour ouvrir la barre latérale de détails :

Passez la souris sur un service et cliquez sur Détails.

La barre latérale fournit une vue d’ensemble du service, y compris les tâches et les bonnes de commande qui y sont associées.

Sous Tâches, vous pouvez créer une nouvelle tâche en cliquant sur +. Lorsque vous créez une tâche à partir de la barre latérale des détails, celle-ci est automatiquement associée au service.

Consultez la ventilation du service

C'est dans la ventilation que le service prend tout son sens. Elle fonctionne comme la ventilation pour le personnel et le transport, et affiche :

Coûts estimés — la durée estimée du service multipliée par le coût horaire du service.
Coûts planifiés — le total de la durée prévue de toutes les tâches associées multiplié par le coût horaire du service.
Coûts réels — le total des heures effectivement enregistrées par l’équipe sur les tâches liées, multiplié par le coût horaire.
Revenus — le prix total des services.
Remise — la remise appliquée au service.
Bénéfice — chiffre d’affaires moins les coûts.

Ajoutez des services à vos devis et factures

Les services apparaissent sur vos documents dans leur propre section Services, distincte du matériel et du personnel, afin que le client puisse voir en quoi consiste le travail de production .

Remarque : les nouveaux modèles de documents par défaut incluent la section Services. Si vous utilisez vos propres modèles, vous devez y ajouter vous-même la section Services. Tant que vous ne l’aurez pas fait, les services n’apparaîtront pas sur les documents générés à partir de ces modèles, même s’ils figurent dans le projet.

Questions fréquentes

De quoi ai-je besoin pour utiliser les services ?

Le produit Organize et l’extension Devis et facturation. Organize vous permet de gérer vos tâches et de suivre votre temps de travail ; Devis et facturation intègre le résultat dans un document.

Une tâche peut-elle appartenir à plusieurs services ?

Non. Une tâche appartient à un seul service. Si deux services se partagent réellement le travail, divisez-le en tâches distinctes.

Pourquoi mes services n'apparaissent-ils pas sur mon devis ?

Presque toujours parce que le modèle ne comporte pas encore la section Services . Les nouveaux modèles par défaut l'incluent ; les modèles que vous avez créés vous-même doivent être complétés.

Quelle est la différence entre un service et un coût supplémentaire ?

Un coût supplémentaire est une ligne unique indiquant un coût et un prix. Un service remplit la même fonction, mais est constitué de tâches ; il inclut donc également les heures planifiées et enregistrées. Utilisez un coût supplémentaire pour un achat, et un service pour le travail effectué par votre équipe.

Puis-je vendre un service sans y associer aucune tâche ?

Oui. Cependant, un service sans tâches aura un prix mais pas d’heures, donc pas de ventilation.

Puis-je associer un service à un bon de commande ?

Oui. En savoir plus sur les bons de commande.

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