Nell'editor di modelli di documento, una variabile è un elemento utilizzato per etichettare e memorizzare informazioni specifiche all'interno dell'area di lavoro. Le variabili possono essere impostate in modo che il loro contenuto si riempia automaticamente ogni volta che si genera un documento.
Quando generi un documento con una variabile, verrà individuato il contenuto corrispondente e inserito nel punto in cui è stata collocata la variabile.
Dove posso accedere alle variabili?
Per accedere alle variabili, è necessario modificare i modelli di documento nel modulo Configurazione.
- vai su settings Configurazione > Modelli di documento;
- seleziona il modello di documento desiderato;
- trascina una nuova casella di testo nell'editor o seleziona una casella di testo esistente nel documento;
- clicca su Modifica;
- seleziona la variabile all'estrema destra del menu;
- cerca la variabile desiderata;
-
Aggiungi
Come sono formattate le variabili?
Su Rentman, le variabili sono formattate secondo una struttura specifica che indica sia il tipo di informazione sia la sua origine. Ogni variabile inizia con un prefisso che rappresenta la categoria (ad esempio, p per progetto), seguito da un punto (.) e dal campo dati specifico che si desidera visualizzare.
Ad esempio, la seguente variabile mostra la data di inizio del periodo di utilizzo di un progetto:
{$p.usageperiod_start} Tutte le variabili sono racchiuse tra parentesi graffe {} e iniziano con un dollaro ($), che indica a Rentman di sostituire automaticamente la variabile con le informazioni corrette durante la generazione di un documento.
Come si cerca una variabile?
Esempio: consideriamo uno scenario in cui devi creare una fattura con il numero del progetto.
In questa situazione, un modulo di casella di testo è stato posizionato nel modello di fattura, in attesa di una variabile. Clicca sul punto in cui vuoi aggiungere la variabile, quindi seleziona "variabile". Apparirà un messaggio che offre tre opzioni: Dati aziendali, Fattura e Utente connesso.
Per ciascuna di queste tre opzioni, verrà visualizzato il simbolo >>. Selezionando il simbolo >> potrai vedere e selezionare altre variabili correlate a quella iniziale. Nel nostro scenario, stai cercando il progetto della fattura, quindi seleziona prima la variabile Fattura.
A questo punto in questa variabile hai accesso a tutte le variabili relative alla fattura. Da qui vogliamo trovare la variabile progetto, in modo da poter accedere al numero del progetto. Trova o cerca la variabile Progetto e seleziona Numero.
Selezionando la casella e aggiungendo la variabile Numero, hai incluso con successo il numero del progetto della fattura nel tuo documento.
Suggerimento: per monitorare la cronologia delle ricerche, osserva il percorso di ricerca sopra la barra di ricerca.
Attenzione: quando utilizzi la barra di ricerca per le variabili, Rentman esegue la ricerca solo fino a un massimo di due livelli di profondità dalla variabile corrente. Ciò significa che se una variabile si trova oltre due livelli di profondità rispetto al livello di ricerca corrente, non verrà visualizzata come risultato della ricerca.
Quindi, nel caso dell'esempio precedente, se utilizzi la barra di ricerca dalla variabile Inizio e provi a digitare "numero di progetto", non apparirà alcun risultato di ricerca. Ma se utilizzi la barra di ricerca mentre sei in Fattura, vedrai apparire il numero di progetto.
In quali altre aree di Rentman si possono usare le variabili?
Le variabili sono utilizzate principalmente nel modulo delle caselle di testo, ma possono essere usate anche in altre parti dell'editor per migliorare la personalizzazione dei documenti.
Assegnando una variabile in questi punti, è possibile fare in modo che ogni modello generato venga automaticamente modificato in base alla richiesta dell'utente.
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- Oggetto: l'oggetto dell'e-mail.
- Nome del file: nome del file del documento.
- Intestazione: testo che appare nella parte superiore del documento.
- Piè di pagina: testo che appare in fondo al documento.
Le variabili possono essere utilizzate in aggiunta alla funzione campi aggiuntivi. Si tratta di un ottimo modo per inserire i dati di un campo aggiuntivo in un documento a tua scelta. Ecco come fare:
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- crea un campo aggiuntivo selezionando settings Configurazione > Campi aggiuntivi;
- vai all'editor dei modelli di documento che trovi in settings Configurazione;
- seleziona il modello di documento desiderato;
- trascina una nuova casella di testo nell'editor o seleziona una casella di testo esistente nel documento;
- clicca su Modifica;
- seleziona le variabili all'estrema destra del menu;
- cerca il nome del campo aggiuntivo o scorri verso il basso e seleziona manualmente l'input;
- Aggiungere
Il campo aggiuntivo impostato può anche essere estratto come variabile e aggiunto come colonna nell'editor del documento.
- vai all'editor dei modelli di documento in settingsConfigurazione > Modelli di documento
- seleziona il documento desiderato;
- seleziona un modulo nell'editor che contiene le colonne;
- seleziona la table_chart colonna nel menu a destra sotto Modulo;
- aggiungi colonna;
- cerca o trova manualmente il campo aggiuntivo;
- Aggiungere
Domande frequenti
Quando cerchi le variabili nell'editor, considera il tipo di documento che stai modificando (distinta materiale, contratto, fattura ecc.). Non tutti i documenti condividono le stesse variabili, alcune sono esclusive del loro tipo di documento.
No, non forniamo elenchi di variabili ai nostri clienti. Utilizza la barra di ricerca per trovare la variabile che stai cercando.
Quando aggiungi una variabile a un documento, la variabile viene inizialmente visualizzata come un pezzo di codice prima del riempimento automatico. Osservando la lettera iniziale dopo il simbolo $ e il resto del codice (per esempio: {$p.number}, {$f.date} o {$sp.name}), si può capire da dove proviene la variabile e a quali dati è specificamente destinata.
- P: Progetto
- F: Finanziario
- SP: Sottoprogetto