Puoi personalizzare un modello di documento creato o duplicato. In questo articolo ti mostriamo le caratteristiche base del nostro editor di documenti. Se vuoi migliorare l'aspetto dei tuoi documenti, dai un'occhiata a questo articolo.
Per modificare un modello di documento:
- vai al modulo settings Configurazione > Comunicazione con il cliente > Modelli di documento;
- seleziona un modello;
- clicca sull'icona file_copy Duplica in cima alla schermata.
Sai già le basi sulla personalizzazione dei documenti? Leggi il nostro articolo per utenti avanzati.
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Panoramica
Nell'editor dei modelli di documento ci sono 7 pulsanti principali che aprono menù diversi dove puoi effettuare le tue modifiche.
A livello di documento
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select_all Menù Anteprima
Seleziona quali dati vuoi usare come esempio per questo modello. Questi dati non fanno parte del modello, ma vengono solamente usati per mostrare come i dati verranno presentati. -
ballot Menù Modello
Seleziona le impostazioni generali del tuo modello, come il nome del file, la lingua e le conferme automatiche via email -
add_circle Menù Inserisci
Seleziona i blocchi e moduli che vuoi aggiungere. È anche possibile aggiungere variabili e le informazioni dei sottoprogetti. -
text_format Menù Stile
Seleziona uno stile (come un carattere) da applicare al modello.
A livello di modulo
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create Modifica blocco
Seleziona impostazioni specifiche per il blocco selezionato, come gli articoli mostrati e le proprietà del materiale. -
table_chart Modifica colonne
Aggiungi, modifica, o cancella le colonne nel blocco selezionato. -
palette Stili dei moduli
Seleziona delle opzioni di stile specifiche da applicare al modulo selezionato.
Menù Anteprima
In questo menù puoi scegliere quale documento verrà usato come anteprima per il tuo modello. Questo è utile per vedere come saranno mostrate le informazioni nei documenti che useranno questo modello.
Menù Modello
In questo menù puoi selezionare le informazioni generali del tuo modello, come il tipo di documento, la lingua, e il nome del file.
Il tipo di documento determina quali blocchi e moduli è possibile aggiungere.
Variabili nell'Oggetto e nel Nome del file
Puoi aggiungere variabili sia all'Oggetto che al Nome del file del tuo documento. Puoi cercare e aggiungere queste variabili usando il bottone <> accanto ai campi di Oggetto e Nome.
Cambia la lingua
Se vuoi cambiare la lingua di un modello di documento:
- nel Menù Modello, vai al campo Lingua e seleziona la tua lingua. Tutti i blocchi aggiunti da questo momento in poi saranno aggiunti nella lingua selezionata.
N.B.: i blocchi già presenti nel documento non verranno cambiati alla nuova lingua. Puoi cancellarli e inserire nuovi blocchi.
Questa opzione è utile per creare documenti in più lingue. Se ti serve di cambiare ogni blocco, sarà probabilmente più facile e veloce aggiungere un nuovo modello di documento dalla "Raccolta modelli".
Aggiungi intestazione e piè di pagina
Per aggiungere un'intestazione o piè di pagina al tuo documento:
- clicca su "Testo intestazione" o "Piè di pagina" nel Menù Modello;
- modifica il testo;
- Salva
Per cambiare i margini dell'intestazione o del piè di pagina puoi modificare la carta intestata.
Email automatiche di conferma per la firma dei documenti
Puoi inviare un'email automatica di conferma quando un documento viene firmato digitalmente. Il cliente riceverà una email con una copia firmata del documento.
Per modificare il contenuto e l'oggetto di questa email:
- clicca su "Opzioni per la firma digitale" nel Menù Modelli;
- seleziona "Si" nel campo Invia email automatica dopo la firma;
- aggiungi un oggetto;
- modifica il testo;
- Salva
Menù Inserisci
In questo menù puoi selezionare blocchi e moduli da aggiungere al tuo modello. Per esempio, puoi aggiungere un blocco di tosto, una somma, o il pulsante per la firma digitale.
Aggiungi blocchi e moduli
Ogni modello consiste in diversi blocchi e moduli. Puoi aggiungerli a un modello, e poi configurarne ognuno separatamente.
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Blocchi
I blocchi sono per esempio le sezioni con 2, 3, 4 o 6 colonne, un blocco di testo, o l'interruzione di pagina. Anche elementi quali le immagini e le linee orizzontali possono essere categorizzate come blocchi. -
Moduli
I moduli disponibili in un modello sono diversi a seconda del tipo di documento scelto. Per un preventivo puoi aggiungere moduli quali: "Materiale", "Attività del personale", e "Somma". Per una distinta di materiale, puoi aggiungere il modulo "Numeri seriali", mentre per un documento personale tecnico puoi aggiungere i moduli "Pianificazione personale" e "Pianificazione veicolo". Leggi modifica moduli e modifica colonne per come personalizzare il modulo appena inserito.
Aggiungi un blocco o modulo:
- edit Modifica un modello;
- per aggiungere un blocco o modulo al tuo modello, trascinalo dalla barra laterale destra al tuo modello.
Mostra informazioni per sottoprogetto
Questo viene spiegato anche nel nostro webinar a (39:08)
- trascina il modulo "Sottoprogetti" nel tuo modello;
- trascina e rilascia il modulo desiderato (ad esempio "Materiale") nel modulo "Sottoprogetti";
- consigliamo aggiungere un blocco di testo sopra il modulo "Sottoprogetti", con una variabile contenente il nome del sottoprogetto. Ciò renderà chiaro a quale progetto si riferiscono queste informazioni.
Aggiungi una variabile
Con le variabili puoi velocemente aggiungere informazioni personalizzate ai tuoi modelli. Puoi scegliere una variabile principale, e poi una sottovariabile. Per esempio: "Preventivo" > "Prezzo IVA escl.".
- trascina un nuovo blocco di testo nel tuo modello;
- vai con il tuo mouse sopra il blocco di testo appena aggiunto al modello e clicca edit;
- nella barra degli strumenti che si aprirà, seleziona "Variabile";
- scegli una variabile (e sottovariabile, in base al diverso) da aggiungere al tuo blocco di testo.
Consiglio: Puoi aggiungere più variabili contemporaneamente selezionando "Mostra tutte le variabili". Qui potrai selezionarepiù variabili dalla lista e aggiungerle tutte insieme.
Inoltre, ora hai la possibilità di cercare la variabile desiderata inserendo almeno tre caratteri nel campo di ricerca.
Aggiungi immagini al modello
Leggi il nostro articolo sull'aggiunta delle immagini per saperne di più.
Aggiungi il logo della tua azienda al documento
Puoi aggiungere il logo della tua azienda e altre informazioni ai tuoi documenti usando una carta intestata.
Modifica le impostazioni di un modulo
Dopo aver aggiunto un modulo al tuo modello, in questo menù puoi modificarne le impostazioni predefinite e le colonne inserite.
- clicca su un modulo per andare direttamente al menù da cui puoi modificarlo.;
- nel menù troverai una lista di impostazioni di visualizzazione;
- (facoltativo) clicca su "Mostra impostazioni avanzate" se ti sono necessarie. Potrebbero servire per esempio per mostrare gli sconti in un certo modo.
Per esempio, puoi modificare il nome (intestazione) di un modulo, scegliere quali gruppi di materiale o combinazioni virtuali siano mostrati, come le informazioni vengano raggruppate, e decidere di mostrare la somma totale di tutto il materiale.
Modifica le impostazioni delle colonne
In questo menù puoi modificare le impostazioni delle colonne presenti nei moduli. Cambia per esempio la larghezza della colonna, il testo dell'intestazione, o l'allineamento del testo.
Aggiungi, modifica, elimina e ordina le colonne
- clicca su un modulo e seleziona table_chart;
- in questo menù puoi aggiungere o cancellare le colonne di un modulo.
Aggiungi colonna: Clicca su "Aggiungi colonna" per aggiungerne una. Seleziona la variabile corretta.
Modifica colonna: Clicca sul expand_moreaccanto al nome di una colonna per cambiarne le impostazioni (per esempio la larghezza della, il testo dell'intestazione, o l'allineamento del testo).
Elimina colonna: Clicca su una colonna e seleziona delete Elimina.
Ordina colonna: Clicca sui sei puntini prima del nome della colonna e trascina la colonna da lì per spostarla.
Personalizzazione avanzata
Leggi il nostro articolo sulla personalizzazione avanzata dei documenti per maggiori informazioni.
Domande frequenti
Ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione quando crei i tuoi primi documenti. Può per esempio succedere che l'anteprima appaia diversa dal documento originale per vari motivi.
- Moduli: il modulo dei sottoprogetti e il modulo dei numeri seriali mostrano l'anteprima di un solo elemento contemporaneamente, ma una volta creato il documento, vengono elencati tutti i sottoprogetti o i numeri seriali.
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Interlinea: l'uso di INVIO crea un intero nuovo paragrafo, quindi, se noti spazi vuoti troppo ampi tra le righe, prova a usare MAIUSC+INVIO.
Per quanto riguarda le combinazioni virtuali/fisiche, ci sono diversi punti su Rentman dove è possibile impostare i loro valori nel tuo modello:
1. Puoi impostare l'opzione per espandere/comprimere di default nel modulo Materiale.
2. Durante la creazione del documento, puoi scegliere come devono comportarsi le tue combinazioni virtuali/fisiche.
3. Nel tuo modello di documento, puoi impostare alcune regole a riguardo. Non sarebbe la prima volta che qualcuno imposta il colore del contenuto delle combinazioni fisiche su bianco o la dimensione in pixel a 0, chiedendosi poi perché il documento non mostri i contenuti:
In rari casi, si possono verificare alcune discrepanze sul modello, qualcosa che prima funzionava potrebbe non mostrare le informazioni sul documento generato o non apparire nemmeno nell'editor.
Ecco alcuni passaggi che potrebbero aiutarti.
- Nel documento, potrebbe esserci un problema con un blocco. Se non riesci a spiegarti perché qualcosa non funziona, prova a rimuovere un blocco e ad aggiungerlo di nuovo al tuo modello.
- A volte un'immagine non viene visualizzata nel documento, anche se dovrebbe e l'ha fatto in precedenza. Prova a rimuovere l'immagine e ad aggiungerla di nuovo.
- A volte possono verificarsi cambiamenti nel software. Se una variabile o una colonna è interrotta, prova ad aggiungerla di nuovo da zero, cercando tra le variabili/colonne.
Questi sono solo alcuni dei casi limite che abbiamo sperimentato con l'editor di documenti, ma seguire questa e altre guide sui modelli può comunque tornarti utile per modificare i tuoi documenti in modo corretto.
Infine, ma non meno importante, c'è il nostro team di supporto, che può aiutarti a capire quale tipo di problema stai riscontrando e se è stato risolto o meno.
Puoi modificare la dimensione del carattere del testo all'interno del modello di documento selezionando la seguente opzione:
Puoi modificare la dimensione dei caratteri anche attraverso l'editor CSS. Se non riesci a trovare il font ideale per il tuo documento tra quelli attualmente disponibili, puoi aggiungere un font di Google tramite i CSS. In questo articolo puoi trovare i passaggi esatti per farlo.
Se vuoi regolare l'allineamento nel modello, assicurati di utilizzare la seguente impostazione nel modello di documento:
Dai un´occhiata a questa immagine:
Vuoi dare una chiara visione d'insieme del tuo materiale? Fai in modo che ogni riga sia di colore diverso, come in questo caso: