Capire la differenza tra ore programmate e ore registrate è essenziale per gestire efficacemente la tua attività. Per i team finanziari o HR, aiuta a garantire che i membri del personale vengano pagati correttamente in base alle ore lavorate, evitando pagamenti in eccesso o in difetto. Per gli account manager, fornisce per esempio informazioni se un progetto è rimasto entro il budget e aiuta a identificare le ragioni di eventuali discrepanze.

In questo articolo, imparerai come confrontare le ore effettive rispetto alle ore pianificate per comprendere l'impatto sui costi, prendere decisioni informate e rimanere in controllo delle tue finanze e della redditività del progetto.

Scenari reali

Come riconciliare il tempo su Rentman

Su Rentman, puoi accedere a informazioni dettagliate sulle ore programmate e registrate, così come sui costi pianificati e reali, insieme alle loro differenze. Questi dettagli sono visualizzati in colonne specifiche all'interno della piattaforma:

• Tempo pianificato: il periodo di tempo in cui un membro del personale è programmato per lavorare a una funzione.
• Tempo registrato: il periodo di tempo che un membro del personale ha registrato come lavorato per la funzione.
• Differenza temporale: la differenza tra il tempo pianificato e il tempo registrato.
• Costi previsti: i costi stimati basati sulla tariffa del membro del personale per il lavoro programmato.
• Costi effettivi: i costi effettivi sostenuti per il membro del personale che ha lavorato, calcolati utilizzando la loro tariffa.
• Differenza dei costi: la variazione tra i costi pianificati e i costi effettivi.
• Stato di registrazione: lo stato della registrazione delle ore.
  • Pianificato: attività programmate per il futuro.
  • Supera il tempo: attività in cui il tempo registrato è più lungo del tempo pianificato.
  • Allineato: attività in cui il tempo registrato corrisponde esattamente al tempo pianificato.
  • Sotto il tempo pianificato: attività in cui il tempo registrato è più corto del tempo pianificato.
  • Nessuna registrazione: attività nel passato che non hanno registrazioni di tempo

Puoi accedere a queste colonne aggiungendole alla tua panoramica o selezionando il set di colonne predefinito Registrazione orari nelle seguenti sezioni di Rentman:

Progetti (Schede Personale e trasporto e Pianificazione personale)

1. Apri un progetto;
2. vai alla scheda Personale e trasporto o alla scheda Pianificazione personale;
3. clicca su settings Modifica la vista e regola il set di colonne.

Modulo Registrazione orari

1. vai al watch_later modulo Registrazione orari;
2. seleziona una registrazione del tempo e apri il pannello dei dettagli;
3. scorri verso il basso per vedere Attività, dove puoi vedere il tempo pianificato vs. registrato e i costi pianificati vs. registrati.

Sottomodulo Attività

1. vai al sottomodulo Attività;
2. seleziona un membro del personale;
3. le colonne di riconciliazione del tempo fanno parte dei set di colonne predefiniti, ma puoi anche cliccare su settings Modifica la vista per creare i tuoi set di colonne.

La colonna di approvazione

La colonna di approvazione e le relative icone ti aiutano a identificare quali registrazioni orarie richiedono la tua attenzione, ad esempio in caso di discrepanze tra le ore registrate e quelle pianificate. Il colore delle icone indica il tipo di azione eventualmente necessaria.

Come esportare i documenti delle buste paga

Rentman permette anche di esportare i documenti delle buste paga, che semplificano l'elaborazione delle paghe combinando i dati del modulo watch_later Registrazione orari del sottomodulo Attività in un unico file esportabile. Ciò consente di trasferire rapidamente i dati delle buste paga comunemente utilizzati nei sistemi di gestione delle retribuzioni, garantendo un pagamento accurato ed efficiente delle ore lavorate dai membri del personale. Elimina l'inserimento manuale dei dati, fa risparmiare tempo e riduce il rischio di errori nei calcoli delle retribuzioni.

Ecco come esportare i documenti delle buste paga:

1. Vai al modulo watch_later Registrazione orari;
2. seleziona le registrazioni orarie che desideri esportare;
3. nella barra blu, seleziona Altre opzioni more_vert scegli "Esporta il documento di busta paga";

4. scegli le colonne che desideri includere nel file di esportazione;

   Opzioni di selezione colonne

   Tutte le colonne visibili nella panoramica: tutte le colonne attualmente visibili nella panoramica saranno incluse nel file di esportazione.
   
   Aggiungi tutte le colonne relative agli orari registrati: tutte le colonne disponibili nel modulo di Registrazione orari saranno incluse nel file di esportazione. 
   
   Seleziona le colonne manualmente: seleziona manualmente le colonne che desideri includere nell'esportazione.

    

   Sotto Colonne selezionate, puoi vedere tutte le colonne che sono attualmente selezionate.

    

5. seleziona se desideri anche esportare le attività relative a queste ore;

   Opzioni per le attività

   No: nessuna attività sarà inclusa nell'esportazione.
   
   Si, aggiungi tutte le colonne relative alle attività: tutte le colonne relative alle attività saranno incluse nell'esportazione.
   
   Sì, seleziona manualmente le colonne: seleziona manualmente le colonne che desideri includere nell'esportazione.

   Nota: se selezioni "No", non potrai esportare le ore senza attività - ore registrate che non hanno un'attività a esse collegata. Ad esempio, se hai una registrazione oraria con un orario di inizio il 28-01-2025 alle 09:00 e un orario di fine il 28-01-2025 alle 18:00, e aggiungi solo un'attività con una durata di 4 ore, avrai 5 ore senza attività.

   
    

6. clicca suEsportaper scaricare il file .xlsx.