Un Ordine di Acquisto (OA) è un documento commerciale emesso da un acquirente a un venditore, che indica tipologie, quantità e prezzi concordati per i prodotti o servizi che il venditore fornirà all'acquirente. È una richiesta formale fatta dall'acquirente al venditore, che essenzialmente funge da contratto tra le due parti.
A cosa servono gli Ordini di Acquisto?
- Ti permettono di controllare i costi in modo più efficace, sia all'interno che all'esterno dei progetti
- Offrono un'integrazione senza soluzione di continuità tra le spese del progetto e la contabilità
- Migliorano e ottimizzano la comunicazione con i fornitori
- Riducono errori manuali e inefficienze
- Creare un OA quando hai una spesa aggiuntiva, come ad esempio un soggiorno in hotel per il team, durante un progetto
- Generare un OA quando i costi di subnoleggio possono essere riflessi - quando desideri noleggiare articoli da un fornitore e hai bisogno di generare un OA dettagliando tutti gli articoli che hai subaffittato e il costo complessivo.
- Generare un OA per acquisti singoli (es. carrelli elevatori) non correlati a un progetto o a noleggi giornalieri.
Nota: Gli Ordini di Acquisto non possono essere eliminati in Rentman perché sono considerati documenti finanziari. Filtra per stato in monetization_on Finanziario > Ordini di Acquisto per nascondere eventuali Ordini di Acquisto cancellati
Creare un OA da un progetto
- Entra nel progetto che preferisci dal modulo table_chart Progetti
- Puoi accedere a tutti gli Ordini di Acquisto all'interno di un progetto specifico selezionando la scheda Ordini di Acquisto, oppure crearne uno nuovo nella
- scheda Costi Aggiuntivi
- scheda Subnoleggio
- lo stesso Scontrino di Subnoleggio
- Nella scheda selezionata,
il costo che desideri includere in un Ordine di Acquisto
- Seleziona Crea Ordine di Acquisto
- Ora hai l'opzione di creare un nuovo Ordine di Acquisto o includere il costo in un ordine esistente.
- Se è nuovo, seleziona Crea Nuovo Ordine di Acquisto
- Compila i campi necessari nella scheda Dati del tuo Ordine di Acquisto
- Controlla la scheda Costi e i dettagli per assicurarti che i costi siano corretti
- Richiedi Approvazione
Se il tuo Ordine di Acquisto include un costo di subnoleggio, il fornitore nel tuo Ordine di Acquisto deve corrispondere al fornitore nel Subnoleggio. Puoi aggiungere più Subnoleggi a un solo OA solo se il fornitore è lo stesso.
Creare un OA senza un progetto
- Vai al modulo monetization_on Finanziario > Ordini di Acquisto
- Seleziona + Aggiungi Ordine di Acquisto
- Una volta comparso il modulo dell'Ordine di Acquisto, inserisci tutte le informazioni necessarie
- Seleziona la scheda Costi > + Aggiungi Costi Generali
- Inserisci il nome, il costo, la quantità e l'aliquota fiscale > Conferma
- Quando sei pronto, puoi procedere e Richiedere l'Approvazione
Puoi aggiungere nuovi costi solo agli Ordini di Acquisto esistenti con uno stato "Bozza" o "In Attesa di Approvazione". Non è possibile aggiungere nuovi costi una volta che l'OA è stato approvato. Dai un'occhiata a questo articolo per capire cosa significa ciascuno stato.
Dopo aver selezionato Richiedi, comparirà un pop-up che ti offrirà la possibilità di notificare un Utente Avanzato specifico. Questo non impedisce agli altri Utenti Avanzati di approvare. Tutti gli Utenti Avanzati con i ruoli utente corretti potranno approvare gli Ordini di Acquisto
Approva, Rifiuta o Annulla l'OA
Una volta richiesta la bozza dell'Ordine di Acquisto, solo gli utenti avanzati con le autorizzazioni corrette possono autorizzarla.
| Approvare un Ordine di Acquisto | Come Utente Avanzato, sei soddisfatto del costo dell'Ordine di Acquisto e desideri procedere. Seleziona Approva |
|
Rifiutare l'Autorizzazione |
Rifiuta l'Ordine di Acquisto e riprova se questo Ordine di Acquisto richiede aggiustamenti o modifiche. |
| Annullare l'Ordine di Acquisto | Annulla il tuo Ordine di Acquisto in qualsiasi momento. Questa opzione è per quando desideri annullare definitivamente l'Ordine di Acquisto e non desideri proseguire ulteriormente. Quest'azione è irreversibile. |
Gestire, Confrontare e Completare Ordini di Acquisto
Ora che l'Ordine d'Acquisto è stato inviato per l'approvazione, gli utenti avanzati possono confrontare i costi e generare documenti finanziari. Dai un'occhiata a questo articolo su come gestire ulteriormente e completare il tuo Ordine d'Acquisto dopo averlo inviato per l'autorizzazione.