Un ordine di acquisto (PO) è un documento commerciale emesso da un acquirente a un venditore, che indica tipi, quantità e prezzi concordati per i prodotti o servizi che il venditore fornirà all'acquirente. È una richiesta formale fatta dall'acquirente al venditore, che essenzialmente funge da contratto tra le due parti.
Qual è lo scopo degli ordini di acquisto?
- Ti consentono di controllare i costi in modo più efficace, sia all'interno che all'esterno dei progetti
- Forniscono un'integrazione senza soluzione di continuità tra le spese del progetto e la contabilità
- Migliorano e ottimizzano la comunicazione con i fornitori
- Riducono errori manuali e inefficienze
- Creare un PO quando hai una spesa aggiuntiva come un soggiorno in hotel per il team durante un progetto
- Generazione di un ordine di acquisto per i costi di subnoleggio: quando vuoi subnoleggiare articoli da un fornitore e hai bisogno che venga generato un PO che riporti tutti gli articoli subnoleggiati e il costo complessivo.
Nota: gli ordini di acquisto non possono essere eliminati su Rentman perché sono considerati documenti finanziari. Filtra per stato in monetization_on Contabilità > Ordini di acquisto per nascondere eventuali ordini di acquisto cancellati
Creare un PO e richiedere un approvazione
- Entra nel progetto di tua scelta o seleziona Ordini di acquisto sotto il monetization_on Contabilità nel menu laterale sinistro;
- puoi accedere a tutti gli ordini di acquisto all'interno di un progetto specifico selezionando la scheda ordini di acquisto o crearne uno nella
- scheda Costi Aggiuntivi
- scheda Subnoleggio
- nella scheda selezionata,
il costo che desideri includere in un ordine di acquisto;
- seleziona Crea ordine di acquisto;
- ora hai l'opzione di creare un nuovo ordine di acquisto o includere il costo in un ordine esistente;
- se è nuovo, seleziona Crea nuovo ordine di acquisto;
- compila i campi necessari nella scheda Dati del tuo PO;
- controlla la scheda Costi e i dettagli per assicurarti che siano corretti;
- Richiedi
Puoi aggiungere nuovi costi solo agli ordini di acquisto esistenti con uno stato "Bozza" o "In attesa di approvazione". Non è possibile aggiungere nuovi costi una volta che il PO è stato approvato.
Se il tuo ordine di acquisto include un costo di subnoleggio, il fornitore deve corrispondere a quello del subnoleggio. Puoi aggiungere più subnoleggi a un solo PO solo se il fornitore è lo stesso.
Dopo aver selezionato Richiedi, comparirà un pop-up che ti offre l'opzione di notificare un power user specifico. Questo non impedisce ad altri power user di approvare, dato che tutti i power user con i ruoli utente corretti possobo approvare gli ordini di acquisto.
Approva, rifiuta o annulla un ordine di acquisto
Una volta richiesto il bozza dell'ordine di acquisto, solo i power user con le autorizzazioni corrette possono autorizzarlo.
| Approvare un ordine di acquisto | Se sei soddisfatto del costo dell'ordine di acquisto e desideri procedere, seleziona Approva |
|
Rifiuto dell'autorizzazione |
Rifiuta un ordine di acquisto e riprova se questo richiede aggiustamenti o modifiche. |
| Annullare un ordine di acquisto | Annulla il tuo ordine di acquisto in qualsiasi momento. Ti ricordiamo che quest'azione è irreversibile. |
Solo i power user possono approvare gli ordini di acquisto. Controlla le autorizzazioni dei ruoli utente nella configurazione.
Confronta, invia e completa un ordine di acquisto
Confronto dei costi
Prima di inviare il tuo ordine di acquisto, confronta i costi approvati con i costi totali. Controllando la riga di Confronto dei costi nei dettagli, puoi vedere rapidamente se i due costi sono allineati, superiori o inferiori.
Un documento di ordine di acquisto può essere generato solo se i costi totali non superano i costi approvati. Se i costi aumentano dopo l'approvazione, l'ordine di acquisto richiede una nuova approvazione.
Invia e completa il tuo ordine di acquisto
Una volta che l'ordine di acquisto è stato approvato e allineato correttamente, un membro del personale potrà generare un documento da inviare selezionando Crea documenti.
Dopo aver inviato il documento, l'ordine di acquisto verrà contrassegnato come inviato automaticamente. Modifica manualmente lo stato come Completato quando preferisci.
Se generi un documento con un subnoleggio allegato, il documento di subnoleggio verrà aggiunto al documento del PO per chiarire ulteriormente quali sono i suoi esatti contenuti.
Stati e cronologia del PO
Lo stato dell'ordine di acquisto ti aiuta a monitorare il progresso e la sua fase attuale. Puoi anche visualizzare la cronologia degli stati per un particolare ordine di acquisto nella sezione Cronologia.