Una volta completata la pianificazione, i membri del personale non vengono avvisati automaticamente delle modifiche al programma. Puoi però utilizzare queste opzioni per condividere gli aggiornamenti.
Invia il programma via e-mail
Puoi inviare a ciascun membro del personale il proprio programma direttamente tramite e-mail. Il messaggio contiene tutte le attività a cui è stato assegnato, con relativi orari, luoghi ed eventuali note. Quando invii un programma in Rentman, puoi scegliere quali attività e progetti includere. Ogni programma è personale: ogni destinatario vede solo la propria pianificazione.
Dal modulo Pianificazione risorse Dalla scheda Pianificazione personale
- Vai al modulo account_circle Pianificazione risorse;
- clicca sul pulsante Invia ... arrow_drop_down nella barra superiore e scegli mail_outline Invia il programma;
- seleziona il periodo e i progetti;
- seleziona i membri del personale (se ci sono state modifiche rispetto all’ultima comunicazione della pianificazione, accanto ai nomi dei membri interessati comparirà il simbolo
);
- (facoltativo) controlla le e-mail cliccando su ANTEPRIMAaccanto a un membro del personale;
- clicca su Invia in basso a destra;
- (facoltativo) aggiungi un testo personalizzato all’e-mail;
- clicca su Invia
- Vai alla scheda Pianificazione personale in un progetto;
- clicca sulla freccia a discesa accanto al pulsante blu per modificare l’azione principale del pulsante;
- seleziona Invia il programma via e-mail
- seleziona il periodo e i progetti;
- seleziona i membri del personale (se ci sono state modifiche rispetto all’ultima comunicazione della pianificazione, accanto ai nomi dei membri interessati comparirà il simbolo
- (facoltativo) controlla le e-mail cliccando su ANTEPRIMA accanto a un membro del personale;
- clicca su Invia in basso a destra;
- (facoltativo) aggiungi un testo personalizzato all’e-mail;
- clicca Invia
Invia il programma ai membri del personale
Puoi anche condividere la pianificazione creando un documento personalizzato con il programma dei membri del personale e inviandolo direttamente. Il modello del documento può essere modificato per mostrare ulteriori informazioni sul programma. Una volta generato, il programma può essere scaricato in formato .pdf o Word, inviato via e-mail oppure stampato.
Dal modulo Pianificazione risorse Dal modulo Personale
- Vai al modulo account_circle Pianificazione risorse;
- clicca su Invia ... arrow_drop_down nella barra superiore e scegli print Programma del personale;
- scegli un modello di documento, una carta intestata e il periodo desiderato;
- cerca i membri del personale e selezionali;
-
configura le altre opzioni;
OpzioniFuso orario: seleziona il fuso orario in cui vuoi che vengano visualizzati gli orari nel documento, se applicabile.
Mostra carta intestata sullo sfondo: se selezioni questa opzione, la carta intestata scelta verrà applicata al documento. - clicca su Genera
- Vai al modulo group Personale;
- seleziona uno o più membri del personale;
- clicca sui tre puntini more_vert nella barra superiore;
- seleziona print Programma del personale;
- scegli un modello di documento, una carta intestata e il periodo desiderato;
- (facoltativo) cerca altri membri del personale e selezionali;
-
configura le altre opzioni;
OpzioniFuso orario: seleziona il fuso orario in cui vuoi che vengano visualizzati gli orari nel documento, se applicabile.
Mostra carta intestata sullo sfondo: se selezioni questa opzione, la carta intestata scelta verrà applicata al documento. - clicca su Genera
Crea moduli di chiamata
Un modulo di chiamata di progetto contiene il programma orario dell’intero progetto e quello di ogni membro del personale. Puoi creare un modulo di chiamata e inviarlo ai capisquadra per dare loro una panoramica del personale coinvolto. Il modello predefinito in Rentman si chiama Modulo di chiamata, ma puoi modificarlo per mostrare le informazioni che preferisci.
Scegli questa opzione per comunicare la pianificazione completa di tutti i membri del personale e dei veicoli.
Dal modulo Pianificazione risorse Dal modulo Progetti All'interno di un progetto
-
- Vai al modulo account_circle Pianificazione risorse;
- clicca su Invia ... arrow_drop_down nella barra superiore e scegli print Modulo di chiamata;
- scegli uno dei modelli di documento dal campo Modello;
- configura le impostazioni del documento;
- clicca su Genera
- Seleziona un progetto;
- clicca sui tre puntini more_vert nella barra superiore;
- scegli print Crea modulo di chiamata;
- scegli uno dei modelli di documento dal campo Modello;
- configura le impostazioni del documento;
- clicca su Genera
Generale
- Vai alla scheda Generale del progetto;
- clicca sulla freccia a discesa accanto al pulsante blu per modificare l’azione principale del pulsante;
- seleziona Crea modulo di chiamata;
- scegli uno dei modelli di documento dal campo Modello;
- configura le impostazioni del documento;
- clicca su Genera
Scheda Pianificazione personale
- Vai alla scheda Pianificazione personale del progetto;
- clicca sulla freccia a discesa accanto al pulsante blu per modificare l’azione principale del pulsante;
- seleziona Crea modulo di chiamata;
- scegli uno dei modelli di documento dal campo Modello;
- configura le impostazioni del documento;
- clicca su Genera
Impostazioni del documento
Modello
Scegli un modello di documento per questo documento.
Carta intestata
Scegli la carta intestata da utilizzare per questo documento.
Fuso orario
Seleziona il fuso orario in cui vuoi che vengano mostrati gli orari nel documento, se applicabile.
Se utilizzi i sottoprogetti, puoi scegliere quali mostrare in questo documento.
Per impostazione predefinita, tutti i sottoprogetti vengono mostrati in tutti i documenti generati. Se un sottoprogetto non compare in questo elenco, verifica che non sia nascosto nei documenti finanziari.
Aggiungi un testo personalizzato da mostrare sul documento, se necessario.
Nome del file
Questo sarà il nome del file. Se non inserisci un nome, il sistema assegnerà automaticamente un nome generico.
Mostra carta intestata sullo sfondo
Se selezioni questa opzione, la carta intestata scelta verrà applicata come sfondo al documento.
Oggetto
Sarà usato come oggetto dell’e-mail quando invii il documento a un cliente.
Espandi le combinazioni
Scegli se mostrare o nascondere i contenuti delle combinazioni, oppure utilizza l’impostazione di visibilità già definita per ciascuna combinazione.
Mostra IVA
Scegli se visualizzare o meno l’IVA nel documento.
I membri del personale possono utilizzare l'app Rentman Mobile (o accedere alla piattaforma tramite browser) per controllare il proprio programma e rispondere agli inviti.
Se i membri del personale controllano regolarmente il modulo event Il mio programma non è necessario inviare manualmente la pianificazione in quanto ogni utente può cliccare su un progetto per vedere le informazioni aggiornate e aggiungere note/compiti.