Registrare il tempo dedicato agli incarichi

Impostando un budget di tempo per un incarico, definisci quanto tempo prevedi che richieda. Registrando le ore dedicate all’incarico, scopri invece quanto tempo è stato effettivamente necessario. Il confronto tra questi due valori ti permette di abbandonare le stime approssimative e definire prezzi basati su dati concreti.

Nota: non è obbligatorio utilizzare le ore monitorate sugli incarichi per creare una registrazione orari. Puoi scegliere di salvarle soltanto nell’incarico.

In questo articolo scoprirai che cosa serve per monitorare il tempo dedicato agli incarichi, come registrare le ore nella versione web e nell’app, come effettuare il check-in e il check-out su un incarico e che cosa succede se qualcuno dimentica di effettuare il check-out.

Nota: un incarico è un tipo di attività, quindi il personale non deve consultare sezioni diverse. Le ore registrate per attività, turni e incarichi vengono visualizzate tutte insieme nel modulo Registrazione orari.

Registrare le ore su un incarico nella versione web

Utilizza questa procedura per inserire le ore dopo aver completato il lavoro, anziché monitorarne la durata mentre lo svolgi.

Apri un incarico;
nella sezione relativa al tempo totale monitorato, clicca su Durata;
inserisci una durata;
clicca su Salva.

Suggerimento Rentman: se durante la giornata hai lavorato a più progetti, aggiungi una registrazione per ogni incarico. Puoi anche aggiungere più durate allo stesso incarico.

Effettuare il check-in e il check-out su un incarico

Anziché inserire le ore al termine del lavoro, puoi avviare un timer quando inizi un incarico e interromperlo quando hai finito. Rentman convertirà automaticamente il tempo monitorato in una registrazione orari.

Per effettuare il check-in e il check-out su un incarico:

Apri un incarico;
clicca sul pulsante del timer;
quando hai terminato il lavoro, clicca nuovamente sul pulsante del timer per interrompere il monitoraggio.

Puoi effettuare il check-in da diverse sezioni:

Dall’incarico
Da una scheda attività
Dal widget Incarichi nella dashboard
Dall’app Rentman
Dal pulsante di check-in nella barra superiore della versione web di Rentman

Suggerimento Rentman: la versione web e l’app sono sincronizzate. Puoi avviare il timer dal telefono mentre sei in officina e interromperlo dal computer, o viceversa. Indipendentemente da dove lo avvii, può essere attivo un solo timer alla volta.

Creare una registrazione orari utilizzando le ore monitorate sull’incarico

Una volta completato un incarico, puoi registrare il tempo che vi hai dedicato.

Nota: questo passaggio è facoltativo. Puoi ignorarlo e continuare comunque a visualizzare il tempo monitorato negli incarichi, nelle panoramiche degli incarichi e nei servizi.

Per creare una registrazione orari a partire da un incarico:

Clicca su Converti in registrazione orari, accanto all’opzione di check-in nella barra superiore di Rentman;
nella scheda di registrazione orari sono già inseriti i dettagli di tutte le attività monitorate durante la giornata. Se necessario, modificali e conferma le modifiche;

Nota: se modifichi i dettagli delle ore monitorate per un incarico durante la creazione della registrazione orari, le ore vengono aggiornate automaticamente anche nell’incarico.
clicca su Salva.

Approvare le ore registrate sugli incarichi

Le ore registrate sugli incarichi seguono la stessa procedura di approvazione prevista per le ore relative ad attività e turni. Vengono visualizzate come In sospeso nel modulo Registrazione orari finché non vengono approvate.

La verifica delle ore è particolarmente importante per gli incarichi. Le attività hanno orari di inizio e di fine pianificati con cui confrontare le registrazioni, quindi eventuali anomalie risultano subito evidenti. Un incarico, invece, non ha un periodo programmato ma soltanto un budget di tempo: occorre quindi confrontare le ore registrate con quelle che si prevedeva fossero necessarie.

Scopri di più sull’ approvazione delle registrazioni orarie.

Visualizzare le ore monitorate

Dopo aver registrato le ore, puoi confrontarle con i budget di tempo in una scheda attività, in un servizio oppure in un’esportazione. Consulta l’articolo dedicato ai report e alle esportazioni del tempo monitorato sugli incarichi.

Domande frequenti

Ho bisogno anche di un piano Pianificazione del personale per monitorare il tempo dedicato agli incarichi?

No. La registrazione delle ore sugli incarichi fa parte di Organize, mentre quella delle ore relative ad attività e turni fa parte del piano per la gestione del personale. Se svolgi entrambi i tipi di lavoro, hai bisogno di entrambi i prodotti.

Qual è la differenza tra un budget di tempo e il tempo registrato?

Il budget di tempo indica quanto tempo prevedi che richieda un incarico e viene impostato durante la pianificazione. Il tempo registrato indica invece quanto tempo è stato effettivamente necessario. Il confronto tra questi due valori è lo scopo principale del monitoraggio del tempo sugli incarichi.

Che cosa succede se dimentico di effettuare il check-out?

Se il check-in rimane attivo per più di 12 ore, riceverai notifiche di promemoria tramite l’app e via e-mail.

Le ore registrate sugli incarichi possono essere approvate?

Sì. Seguono le stesse impostazioni di approvazione previste per le altre ore. Dopo l’approvazione, la registrazione diventa di sola lettura finché non viene nuovamente impostata come in attesa.

Posso monitorare il tempo su un incarico non collegato a un progetto?

Sì. Puoi registrare le ore anche per gli incarichi interni e d’ufficio. Queste ore vengono incluse nei report, ma non compaiono nella panoramica finanziaria di alcun progetto perché non esiste un progetto al quale associarle.

Dove vengono registrate le ore?

Nell’incarico, dove possono essere confrontate con il budget di tempo. Se l’incarico è collegato a un servizio, le ore confluiscono anche nel servizio, consentendo di inserire il lavoro di preproduzione e postproduzione in un preventivo o in una fattura. Consulta l'articolo sui Servizi.

Questo articolo ti è stato utile?

Utenti che ritengono sia utile: 0 su 0