Se hai gestito il lavoro del tuo progetto in un altro strumento, non devi ricrearlo in Rentman. Esporta le tue attività dal software attuale e importale in Rentman, complete di scadenze, assegnatari, stati e sottoattività.
In questo articolo, imparerai cosa preparare prima di importare, come costruire il tuo file, come Rentman abbina i tuoi dati a quelli già presenti nel tuo spazio di lavoro e cosa fare quando alcune righe non vengono importate correttamente.
Prima di iniziare
L'importazione delle attività crea attività e sottoattività. Non crea altro. Tutto ciò a cui un'attività fa riferimento deve esistere in Rentman prima dell'importazione, altrimenti la riga non verrà importata.
Questo significa configurare, almeno:
- I tuoi stati delle attività. Rentman abbina lo stato nel tuo file con gli stati presenti nel tuo spazio di lavoro in base al nome, e non ne crea di nuovi. Scopri di più su come configurare gli stati delle attività.
- I membri del tuo team. Gli assegnatari vengono abbinati alle persone già esistenti.
- Qualsiasi cosa tu voglia collegare alle attività, come progetti, attrezzature o veicoli.
Prepara il tuo file di importazione
Usa un file .xlsx o .csv. Se non ne hai uno, puoi scaricare un file di esempio dalla finestra di importazione in Rentman.
- Metti intestazioni chiare nella prima riga.
- Non importare più di 64 colonne contemporaneamente.
- Assicurati che il file abbia una sola scheda.
- Inserisci tutto come testo semplice, senza grassetto, corsivo o colori di sfondo.
- Non inserire immagini.
Come Rentman abbina i tuoi dati
Tre colonne vengono abbinate ai dati già presenti nel tuo spazio di lavoro invece di essere prese così come sono.
Stato viene abbinato in base al nome dello stato. Se non esiste uno stato con quel nome nel tuo spazio di lavoro, la riga non verrà importata. Gli stati non vengono mai creati tramite importazione.
Assegnatario viene abbinato a uno di questi, quindi usa quello che il tuo file di esportazione contiene:
- Indirizzo email
- Nome completo
- Riferimento esterno
Se nessun membro del team corrisponde, la riga non verrà importata.
Priorità funziona diversamente: invece di abbinare automaticamente, durante l'importazione indichi a Rentman quale valore nel tuo file corrisponde a quale priorità. Quindi un file che usa P1, P2 e P3 va bene, purché li mappi quando richiesto.
Collegare le attività a un progetto o a un altro elemento
Un'attività può essere importata già collegata all'elemento (equipaggio, attrezzatura, progetto e così via) a cui appartiene. Rentman cerca quell'elemento usando le colonne qui sotto, quindi includi quella che il tuo file di esportazione ha.
| Collega l'attività a | Abbinamento su |
|---|---|
| Progetto | ID, nome o numero |
| Attrezzatura | ID, nome o codice |
| Numero di serie | ID, numero di serie o marca |
| Contatto | ID, codice o email |
| Membro dell'equipaggio | ID, nome completo, email o riferimento esterno |
| Veicolo | ID, nome o targa |
| Preventivo | ID o numero |
| Contratto | ID o numero |
| Fattura | ID o numero |
| Ordine di acquisto | ID o numero |
| Subnoleggio | ID, nome o numero |
| Riparazione | ID, nome interno o numero |
| Attrezzatura persa | ID |
| Rapporto di ispezione | ID |
| Conteggio inventario | ID o nome |
| Statistica | ID o nome |
Importa il tuo file di attività
- Vai al modulo Attività.
- Clicca su Importa.
- Seleziona il tipo di importazione che vuoi fare e clicca su Passo successivo.
- Carica il tuo file.
- Seleziona se il tuo file ha una riga di intestazione. Se ce l'ha, la prima riga non viene importata.
- Controlla l'abbinamento delle colonne. Rentman abbina le tue intestazioni ai suoi campi dove può, e puoi correggere il resto.
- Clicca su Passo successivo e controlla l'anteprima. Vengono mostrati solo i primi dieci record.
- Clicca su Importa.
Importare le sottoattività
Le sottoattività vengono importate insieme alla loro attività principale, allo stesso modo in cui i numeri di serie vengono importati con l'attrezzatura o i contatti con le persone di contatto.
Assegna a ogni sottoattività la sua riga. In ognuna di queste righe, ripeti esattamente i dettagli dell'attività principale, cambiando solo le due colonne che descrivono la sottoattività: la sua descrizione e se è completata.
Esempio di un'attività con tre sottoattività:
| Nome | Scadenza | Assegnatario | Sottocompito | Completato |
|---|---|---|---|---|
| Progetta palco principale | 2026-08-07 | Mike Sander | Schizzo preliminare | 1 |
| Progetta palco principale | 2026-08-07 | Mike Sander | Render 3D | 1 |
| Progetta palco principale | 2026-08-07 | Mike Sander | Disegno tecnico | 0 |
Questo crea un compito chiamato Progetta palco principale, con tre sottocompiti allegati: due completati e uno non completato.
Mantieni i dettagli del genitore identici in ogni riga ripetuta. Se differiscono, Rentman non può capire che le righe appartengono allo stesso compito.
Durante la fase di abbinamento delle colonne, mappa le tue due colonne dei sottocompiti ai campi Descrizione e Completato del sottocompito, così Rentman sa che descrivono il sottocompito e non il compito.
Dopo l'importazione
Quando l'importazione termina, una finestra mostra il risultato: quali righe sono state importate, quali sono fallite e perché. Puoi chiuderla o cliccare per vedere i compiti che hai appena importato.
Se alcune righe sono fallite, scarica il file delle righe fallite in fondo alla finestra dei risultati. Contiene ogni riga fallita insieme al motivo, così puoi correggerle e importare di nuovo solo quel file.
Motivi comuni per cui un'importazione fallisce:
- Uno stato che non esiste nel tuo workspace.
- Un assegnatario che non esiste, o il cui email o nome non corrisponde a quello presente in Rentman.
- Formato errato - testo con markup, o valori che non sono testo semplice.
- Più fogli in un file .xlsx.
- Troppi dati in un'unica volta. Dividi un file molto grande in file più piccoli.
Annulla un'importazione
Ogni importazione crea un tag nel formato import-date-hour. Se un'importazione è andata male, filtra su quel tag, seleziona i compiti e cancellali. Poi correggi il tuo file e importa di nuovo. Scopri di più sui tag.
Cosa non puoi importare
- Compiti privati. I compiti importati sono sempre assegnati a membri specifici della crew.
- Compiti assegnati a tutti i membri della crew. Assegna questi dopo l'importazione, o creali direttamente in Rentman.
- Nuovi stati dei compiti. Gli stati devono già esistere nel tuo workspace prima di importare.