Nelle aziende che organizzano eventi, gran parte del lavoro non si svolge sul posto. Bisogna progettare i palchi, effettuare sopralluoghi nelle location, creare grafiche, montare video e dedicare ore alla pianificazione necessaria affinché tutto proceda senza intoppi il giorno dell’evento. Queste attività richiedono tempo e comportano costi reali, ma raramente vengono pianificate e le ore impiegate spesso non vengono incluse nel budget del progetto.
Rentman Organize porta tutto questo lavoro in Rentman. Le attività di preproduzione e postproduzione diventano incarichi con un responsabile, una scadenza e un budget di tempo. Gli incarichi vengono visualizzati nelle schede attività, così puoi vedere a che cosa sta lavorando il team. Il personale registra le ore dedicate agli incarichi, permettendoti di confrontare il tempo pianificato con quello effettivamente impiegato e di preparare preventivi più precisi per i progetti successivi.
In questo articolo scoprirai che cosa include Organize, che cosa cambia per gli account che non dispongono di questo prodotto e come configurare il tuo workspace affinché il team possa iniziare a utilizzarlo.
Esempi pratici
Ecco alcuni esempi di utilizzo di questa funzionalità:
Che cosa aggiunge Organize e che cosa cambia se non disponi del prodotto
L’aspetto e il funzionamento degli incarichi sono cambiati per tutti gli account Rentman. Alcune novità sono disponibili per tutti, mentre le altre richiedono il prodotto Organize.
| Disponibile per tutti gli account | Funzionalità aggiunte da Organize |
|---|---|
| Nuovo layout degli incarichi | Stati degli incarichi personalizzati |
| Incarichi senza scadenza | Incarichi secondari e checklist |
| Campi aggiuntivi negli incarichi | Budget di tempo per gli incarichi |
| Creazione degli incarichi in meno passaggi | Incarichi privati |
| Elenco e panoramica degli incarichi nel modulo Incarichi | Schede attività con diverse modalità di visualizzazione |
| Team e schede attività dei team | |
| Aggiunta di membri del personale alle schede attività dei progetti | |
| Monitoraggio del tempo sugli incarichi | |
| Servizi nei preventivi e nelle fatture |
Prova Organize gratuitamente
Organize è disponibile gratuitamente per un periodo limitato per tutti i clienti esistenti. Puoi scegliere di provare gratuitamente Organize fino al 1° dicembre.
- Nel banner di Organize in Rentman, clicca su Provalo subito gratis fino al 1° dicembre;
- leggi il messaggio nella finestra pop-up e clicca su Conferma.
Dal 1° novembre, i clienti che hanno aderito alla prova gratuita di Organize potranno attivare o disattivare il prodotto.
- Apri una qualsiasi pagina relativa a Organize: il modulo Incarichi, le schede Incarichi e Servizi del progetto oppure le pagine Stati degli incarichi e Team nel modulo Configurazione;
- nel banner visualizzato nella parte superiore della pagina, seleziona Disattiva oppure Attiva;
- clicca su Conferma.
Dopo l’attivazione, Organize verrà aggiunto al tuo piano. Scopri i nostri piani per verificare che cosa include ciascun piano.
Iniziare a utilizzare Rentman Organize
Prima che il team possa iniziare a lavorare con Organize, devi completare alcuni passaggi di configurazione:
- Configura le autorizzazioni dei ruoli utente.
- Configura gli stati degli Incarichi.
- Crea i team e associa i membri del personale.
- Aggiungi i campi degli Incarichi in base ai quali vuoi applicare filtri e raggruppamenti.
- Aggiungi gli Incarichi standard ai modelli di progetto.
- Configura i Servizi predefiniti, se necessario.
Autorizzazioni dei ruoli utente
Gli utenti devono disporre delle autorizzazioni appropriate per il proprio ruolo. Con Organize sono cambiati due aspetti, quindi è consigliabile controllare i ruoli prima di invitare le persone nelle schede attività:
- La condivisione della scheda attività di un progetto è un’azione riservata ai power user. Gli utenti base possono lavorare in una scheda, ma non possono condividerla.
- La possibilità di creare incarichi in un progetto dipende ora dall’accesso alla relativa scheda attività, anziché dalle autorizzazioni complete di modifica del progetto. I membri del personale vengono invitati nella scheda attività del progetto. Possono essere aggiunti alle schede attività dei progetti o ai team soltanto se dispongono dell’autorizzazione necessaria per visualizzare il modulo Incarichi. Non devono invece disporre dell’autorizzazione per visualizzare, modificare o eliminare gli incarichi degli altri membri del personale. Scopri di più sulle autorizzazioni dei ruoli utente.
Configurare gli stati degli incarichi
Lo stato indica al team a che punto si trova un Incarico. Un Incarico non è più semplicemente completato o non completato, ma passa attraverso le diverse fasi effettivamente utilizzate dall’azienda.
Sono sempre disponibili due stati: Da fare e Completato. Puoi aggiungere stati personalizzati tra questi due, rinominare quelli predefiniti e modificarne i colori. Gli stati vengono applicati all’intero workspace e la loro configurazione è riservata agli amministratori. Scopri di più sulla configurazione degli stati degli incarichi.
Aggiungere uno stato
- Vai al modulo Configurazione > Impostazioni > Stati degli Incarichi;
- clicca su + Aggiungi stato dell’Incarico;
- scegli un nome e un colore;
- clicca su Conferma;
- clicca su Salva.
Modificare l’ordine degli stati
L’ordine definito qui determina l’ordine in cui le colonne vengono visualizzate nelle schede attività. È quindi consigliabile disporre gli stati in modo che rispecchino il flusso di lavoro effettivo dell’azienda.
- Vai al modulo Configurazione > Impostazioni > Stati degli Incarichi;
- trascina gli stati nell’ordine desiderato;
- clicca su Salva.
Eliminare uno stato
Puoi anche eliminare uno stato. Se è ancora assegnato ad alcuni incarichi, puoi selezionare un altro stato a cui trasferirli.
- Vai al modulo Configurazione > Impostazioni > Stati degli Incarichi;
- seleziona lo stato che vuoi eliminare;
- clicca su Altre opzioni e seleziona Elimina;
- seleziona lo stato alternativo dal menu a discesa;
- clicca su Elimina lo stato dell’incarico e sposta gli incarichi.
Visualizzazione degli stati nel calendario
Se sincronizzi gli incarichi con un calendario esterno, quest’ultimo riconosce soltanto due stati. Tutti gli stati diversi da Completato vengono sincronizzati come non completati. Vengono sincronizzati esclusivamente gli incarichi assegnati a te o a tutto il personale. Consulta Sincronizzazione del calendario.
Creare i team e associare i membri del personale
I team riuniscono le persone che lavorano insieme, ad esempio Design, Officina, Ufficio o Magazzino. Tutti i membri di un team visualizzano automaticamente tutti gli incarichi e le schede attività associati al team. I team rappresentano quindi il modo più rapido per concedere a un gruppo di colleghi l’accesso al lavoro pertinente.
Scopri di più sui team.
Aggiungere gli incarichi standard ai modelli di progetto
Se lo stesso lavoro si ripete in ogni progetto, inserisci i relativi incarichi in un modello di progetto. Gli incarichi presenti in un modello possono avere uno stato, un budget di tempo, incarichi secondari e una scadenza che si adatta alla pianificazione del progetto. In questo modo puoi, ad esempio, impostare la scadenza di un incarico a un numero prestabilito di giorni prima del load-in per ogni progetto creato dal modello.
Scopri di più sui modelli di progetto.
Aprire la prima scheda attività di un progetto
Ogni progetto dispone di una scheda attività, accessibile dalla scheda Incarichi del progetto. Apri un progetto, aggiungi alcuni incarichi e passa dalla vista scheda alla vista elenco per scoprire quale risponde meglio alle esigenze del team.
Puoi accedere a tutte le schede attività anche dal modulo Incarichi. Scopri di più sulle schede attività.
Configurare i Servizi predefiniti
Se vuoi inserire questo lavoro nei preventivi e nelle fatture, configura i Servizi che vendi più spesso. Un Servizio predefinito può creare automaticamente i relativi incarichi ogni volta che lo aggiungi a un progetto. Scopri di più sui servizi.