La scheda attività di un progetto risponde a una domanda: come sta procedendo questo progetto? La maggior parte delle persone, però, non lavora a un solo progetto alla volta. Se questa settimana un designer lavora a quattro progetti, non gli servono quattro schede diverse, ma un’unica scheda che mostri tutto ciò che il team Design deve consegnare.
È proprio a questo che servono i team. Un team raggruppa le persone che lavorano insieme, mentre la relativa scheda attività mostra in un unico posto il lavoro del team in tutti i progetti.
In questo articolo scoprirai che cos’è un team, come crearne uno, come collegarvi membri del personale e incarichi e come configurare una scheda attività del team.
Che cos’è un team
Un team è un gruppo di membri del personale che lavorano insieme, ad esempio Design, Officina, Ufficio o Magazzino. Un team svolge due funzioni:
- Raggruppa il lavoro: gli incarichi possono essere collegati a un team e vengono così visualizzati nella relativa scheda attività.
- Concede l’accesso: tutte le persone appartenenti a un team possono visualizzare automaticamente gli incarichi e le schede associati al team. Non è quindi necessario condividere la scheda singolarmente con ogni persona.
Il secondo punto è particolarmente importante. Per una scheda attività di progetto, scegli chi può accedervi aggiungendo le persone alla scheda. Per una scheda del team, invece, l’accesso dipende dall’appartenenza al team: chi viene aggiunto al team può visualizzare la scheda, mentre chi viene rimosso perde l’accesso.
Creare un team
- Vai al modulo Configurazione > Team;
- clicca su + Aggiungi team;
- inserisci il nome del team;
- seleziona dall’elenco i membri da aggiungere al team;
- clicca su Conferma;
- clicca su Salva.
Un membro del personale può appartenere a più team. Ad esempio, chi si occupa sia della progettazione sia dell’officina può appartenere a entrambi i team e visualizzarne entrambe le schede attività.
I membri del personale ricevono una notifica quando vengono aggiunti a un team o rimossi da esso, così sanno quando una scheda compare o non è più disponibile nel loro modulo Incarichi.
Modificare un team
Puoi modificare un team per rimuovere un membro, aggiungerne di nuovi o cambiare il nome del team.
- Vai al modulo Configurazione > Team;
- seleziona un team e clicca su Modifica;
- apporta le modifiche necessarie;
- clicca su Conferma;
- clicca su Salva.
Collegare un incarico a un team
Collegando un incarico a un team, l’incarico viene visualizzato nella scheda attività di quel team. Puoi farlo direttamente nell’incarico utilizzando il campo Team. Consulta l’articolo Lavorare con gli incarichi.
Collegare un incarico a un team non significa assegnarlo. Ad esempio, puoi collegare un incarico al team Design affinché tutti i suoi membri possano visualizzarlo, ma assegnarlo a un solo designer. Puoi anche lasciarlo senza assegnatario finché qualcuno del team non sarà pronto a occuparsene.
Schede attività del team
Una scheda attività del team mostra, in tutti i progetti, gli incarichi collegati a uno o più team.
Le schede del team vengono create nel modulo Incarichi e possono essere associate a uno o più team. Quando una scheda viene condivisa con i team selezionati, tutti i relativi membri possono visualizzarla.
Creare una scheda attività del team
- Vai al modulo Incarichi;
- clicca su Aggiungi scheda attività;
- assegna un nome alla scheda attività;
- seleziona uno o più team a cui associare la scheda;
- clicca su Conferma.
Dopo la conferma, viene creata una scheda attività del team. Inizialmente la scheda è vuota: puoi creare nuovi incarichi direttamente al suo interno oppure collegarvi incarichi esistenti dalle impostazioni dei singoli incarichi. Al momento della creazione, la scheda viene condivisa con i membri dei team selezionati.
Se una scheda non ti interessa, puoi nasconderla dal tuo elenco senza modificare ciò che vedono gli altri utenti. Scopri come nascondere una scheda.