Crea e assegna incarichi

Un incarico è un lavoro da svolgere, come realizzare il disegno di un palco, sollecitare l’approvazione di un cliente, portare un furgone a fare manutenzione o ricontattare un cliente in merito a un preventivo. A differenza di un’attività o di un turno, un incarico non ha un orario di inizio e di fine prestabilito. Ha una scadenza e la persona a cui viene assegnato decide quando occuparsene.

Puoi aggiungere un incarico da quasi tutte le sezioni di Rentman. Tutti gli incarichi vengono visualizzati nel modulo Incarichi, così nulla va perso. Il sistema di notifiche di Rentman ti aiuta inoltre a non dimenticare le scadenze.

In questo articolo scoprirai come aggiungere un incarico, a che cosa servono i diversi campi, come vedere su che cosa sta lavorando il team e come completare un incarico.

Aggiungere un incarico

Da qualsiasi elemento di Rentman

1. Apri un elemento facendo doppio clic su di esso. Puoi farlo per subnoleggi, ordini di acquisto, materiale, contatti, membri del personale, veicoli, ispezioni, materiale smarrito, conteggi di magazzino e statistiche. Se non disponi di Organize, puoi seguire la stessa procedura anche per creare un incarico relativo a un progetto;
2. scorri verso il basso e clicca su Aggiungi incarico;
3. configura le opzioni dell’incarico;
4. clicca su Salva.

Dal modulo Incarichi

1. Vai al modulo Incarichi;
2. clicca su Aggiungi incarico;
3. configura le opzioni dell’incarico;
4. clicca su Salva.

Dalla scheda Incarichi di un progetto (Organize)

1. Apri un progetto;
2. clicca sulla scheda Incarichi;
3. clicca su + Aggiungi incarico;
4. configura le opzioni dell’incarico;
5. clicca su Salva.

Suggerimento Rentman: puoi aggiungere incarichi direttamente anche dalle colonne degli stati. Clicca su + nella parte superiore di una colonna oppure su + Aggiungi incarico nella parte inferiore per creare un nuovo incarico.

Dalla barra laterale Dettagli

1. Passa il cursore sul nome di un elemento in una panoramica e apri la barra laterale Dettagli;
2. scorri verso il basso fino alla sezione Incarichi;
3. clicca su + per aggiungere l’incarico senza uscire dalla panoramica.

Opzioni dell’incarico

Nome dell’incarico
Inserisci un nome per l’incarico. Questo è l’unico campo obbligatorio.

Scadenza
Consulta la sezione Scadenze riportata di seguito.

Stato (Organize)
Consulta la sezione Stati degli incarichi riportata di seguito.

Completa
Clicca per contrassegnare l’incarico come completato.

Indica priorità (Organize)
Assegna una priorità all’incarico scegliendo tra Alta, Media, Bassa e Nessuna.

Colore (Organize)
Assegna un colore all’incarico per metterlo in evidenza in una scheda attività o in un elenco.

Dettagli
Aggiungi ulteriori informazioni sull’incarico, ad esempio le istruzioni necessarie alla persona assegnata.

Assegnato a
Un incarico può non avere alcun assegnatario, essere assegnato a tutto il personale oppure a uno o più membri del personale. Quando crei un incarico, vieni selezionato come assegnatario per impostazione predefinita. Clicca sull’assegnatario per modificarlo.

Se il tuo piano include Organize, puoi anche creare incarichi privati. Questi sono visibili esclusivamente all’utente che li ha creati.

Budget di tempo (Organize)
Consulta la sezione Impostare un budget di tempo riportata di seguito.

Team (Organize)
Consulta questo articolo.

Incarichi secondari (Organize)
Consulta la sezione Incarichi secondari riportata di seguito.

Note
Aggiungi una nota all’incarico.

File
Allega un file all’incarico, ad esempio un disegno o un briefing.

Tag
Aggiungi tag per filtrare gli incarichi in un secondo momento. Alcuni esempi utili sono Preparazione, In location e In magazzino. Scopri di più sui tag.

Campi aggiuntivi
Aggiungi campi personalizzati agli incarichi e usali per filtrare, raggruppare e ordinare le schede attività. Scopri di più sui campi aggiuntivi.

Stati degli incarichi (Organize)

Lo stato indica al team a che punto si trova un incarico. Anziché essere semplicemente completato o non completato, l’incarico passa attraverso le diverse fasi utilizzate dall’azienda. Scopri come configurare gli stati degli incarichi.

Modificare lo stato dalla vista elenco

1. Seleziona gli incarichi che vuoi spostare;

   Suggerimento Rentman: per modificare lo stato di più elementi contemporaneamente, seleziona soltanto incarichi che hanno lo stesso stato.

2. clicca su Passa a [stato] nella barra sopra l’elenco. Il pulsante mostra lo stato successivo del flusso di lavoro, ad esempio Completato.

Modificare lo stato dalla vista scheda

1. Trascina un incarico nella colonna dello stato desiderato.

Modificare lo stato dall’incarico

1. Fai doppio clic su un incarico per aprirlo;
2. clicca sullo stato e seleziona quello desiderato dal menu a discesa;
3. clicca su Salva.

Tutti gli utenti possono modificare lo stato degli incarichi che possono visualizzare.

Impostare un budget di tempo (Organize)

Il budget di tempo indica il numero di ore che prevedi siano necessarie per completare un incarico. Non è una fascia oraria pianificata: non indica quando verrà svolto il lavoro, ma soltanto quanto tempo dovrebbe richiedere. Questa è la differenza tra un incarico e un’attività.

Dopo che il team avrà registrato le ore dedicate all’incarico, potrai confrontare il budget di tempo con il tempo effettivamente impiegato. In questo modo puoi verificare se la stima iniziale era precisa e preparare il preventivo del progetto successivo sulla base di dati reali anziché di supposizioni. Scopri di più sul monitoraggio del tempo sugli incarichi.

Scadenze

Un incarico può non avere una scadenza, avere una data fissa oppure una scadenza che si adatta alla pianificazione del progetto.

Nessuna scadenza
Lascia vuoto il campo della scadenza. L’incarico rimarrà attivo senza una data di scadenza: questa opzione è adatta ai lavori che devono essere svolti, ma non entro un giorno specifico.

Data fissa
Seleziona una data. Se la data viene superata e l’incarico non è stato completato, verrà visualizzato in rosso.

Relativa alla pianificazione del progetto (Organize)
Imposta la scadenza un determinato numero di giorni prima o dopo un momento del progetto, ad esempio tre giorni prima del load-in. Se le date del progetto cambiano, la scadenza verrà aggiornata automaticamente. Questa opzione è particolarmente utile nei modelli di progetto, nei quali lo stesso incarico deve avere una data diversa per ogni progetto.

Incarichi secondari (Organize)

Un incarico secondario è un elemento di una checklist contenuta in un incarico. Usa gli incarichi secondari per suddividere un lavoro in più passaggi senza creare diversi incarichi separati.

Un incarico secondario ha un titolo e può essere da completare o completato. Non può essere assegnato a una persona, avere una scadenza o un budget di tempo propri, né consentire la registrazione delle ore.

Chi può visualizzare un incarico

Ogni incarico dispone di un’impostazione di visibilità:

• Assegnato a tutto il personale: l’incarico viene assegnato a tutti i membri del personale ed è visibile a tutti.
• Assegnato a membri del personale specifici: l’incarico è visibile a tutti, ma la responsabilità viene assegnata a uno o più membri specifici del personale.
• Privato (Organize): l'incarico è visibile soltanto a te. Un incarico privato viene sempre assegnato alla persona che lo ha creato e non compare mai nelle schede attività condivise.

Informazioni del progetto visibili agli assegnatari

Quando assegni un incarico all’interno di un progetto, l’assegnatario deve poter accedere alle informazioni necessarie per svolgere il lavoro. La persona a cui viene assegnato un incarico può vedere le stesse informazioni di base e gli stessi file del progetto visibili a un membro del personale pianificato per un’attività. Non può invece vedere i dati finanziari del progetto.

Prima di assegnare un incarico, ricorda quindi che l’assegnatario potrà visualizzare parte del progetto. Le informazioni accessibili dipendono dal ruolo utente. Scopri di più sui ruoli utente e sulle relative autorizzazioni.

La scheda Incarichi di un progetto (Organize)

Con Organize, ogni progetto dispone di una scheda Incarichi che mostra la relativa scheda attività. Da qui puoi aggiungere incarichi, modificarne lo stato e passare dalla vista scheda alla vista elenco per visualizzare il lavoro nel modo che preferisci.

Puoi aggiungere e modificare gli incarichi di un progetto se puoi visualizzarne la scheda attività. Non sono più necessarie le autorizzazioni complete per modificare il progetto. I membri del personale possono inoltre visualizzare la scheda attività del progetto nel proprio modulo Incarichi.

Negli account senza Organize, la sezione Incarichi rimane all’interno del progetto e non viene sostituita da una scheda. Scopri di più sulle schede attività.

Completare un incarico

Un incarico è concluso quando il suo stato viene impostato su Completato. Puoi farlo in diversi modi:

• nell’incarico aperto, imposta lo stato su Completato oppure clicca su ✔;
• nella vista scheda di una scheda attività, trascina l’incarico nella colonna Completato.

Visualizzare tutti gli incarichi

Il modulo Incarichi mostra tutti gli incarichi a cui hai accesso. Da qui puoi applicare filtri e raggruppamenti, salvare le viste che usi più spesso e aprire le schede attività dei progetti e dei team.

Aggiungere automaticamente incarichi ai nuovi progetti

Se lo stesso lavoro si ripete in ogni progetto, aggiungi i relativi incarichi a un modello di progetto. Gli incarichi verranno quindi creati automaticamente in ogni nuovo progetto generato dal modello, insieme ai relativi budget di tempo, incarichi secondari e scadenze. Scopri di più sui modelli di progetto.

Domande frequenti