Kennis van het verschil tussen geplande en geregistreerde uren is essentieel voor effectief bedrijfsbeheer. Het helpt je financiële of hr-afdeling de salarissen te betalen op basis van gewerkte uren. Hiermee voorkom je dat er te veel of te weinig uitbetaald wordt. Accountmanagers krijgen hiermee het inzicht of een project binnen budget is gebleven en eventuele verschillen kunnen opgespoord worden.

Dit artikel neemt je mee in het vergelijken van gewerkte uren met geplande uren, zodat je inzicht krijgt in de impact op kosten, je weloverwogen beslissingen kan nemen en de controle over je financiën en projectwinstgevendheid te behoudt.

Scenario's

Tijden vergelijken in Rentman

Rentman geeft toegang tot gedetailleerde inzichten in geplande en geregistreerde uren, geplande en werkelijke kosten en de verschillen. Je vindt deze details in specifieke kolommen binnen het platform:  

• Geplande tijd - de periode waarin een medewerker is ingepland om aan een taak te werken.
• Geregistreerde tijd - de periode die een medewerker als gewerkt heeft geregistreerd voor de functie.
• Verschil tijd - het verschil tussen de geplande tijd en de geregistreerde tijd.
• Geplande kosten - de geschatte kosten op basis van het tarief van de medewerker voor het ingeplande werk.
• Werkelijke kosten - de werkelijke kosten die zijn gemaakt voor de gewerkte uren van de medewerker, gebaseerd op het tarief.
• Verschil kosten - de afwijking tussen de geplande kosten en de werkelijke kosten.
• Registratiestatus - de status van tijdregistratie:
  • Gepland - activiteiten die voor de toekomst zijn ingepland.
  • Overschrijdt tijd - activiteiten waarbij de geregistreerde tijd langer is dan de geplande tijd.
  • Uitgelijnd - activiteiten waarbij de geregistreerde tijd exact overeenkomt met de geplande tijd.
  • Onder tijd - activiteiten waarbij de geregistreerde tijd korter is dan de geplande tijd.
  • Geen registratie - activiteiten in het verleden die geen tijdregistraties hebben.

Voeg deze kolommen toe aan je overzicht of selecteer de Tijdregistratie standaard kolommenset in de volgende secties in Rentman:

Projecten (Personeel en transport en Personeelsplanning tabbladen)

1. Open een project.
2. Ga naar het tabblad Personeel en transport of het tabblad Personeelsplanning.
3. Klik op settings Aangepaste kolommenset en pas de kolommenset aan.

Tijdregistratiemodule

1. Ga naar de watch_later Tijdregistratiemodule.
2. Selecteer een tijdregistratie en open de details.
3. Scroll naar beneden naar Activiteiten, waar je de geplande vs. geregistreerde tijd en geplande vs. geregistreerde kosten kan inzien.

Activiteiten sub-module

1. Ga naar de Activiteiten sub-module.
2. Selecteer een medewerker.
3. De reconciliatiekolommen maken deel uit van de standaard kolommensets, maar je kunt ook klikken op settings Aangepaste kolommenset om je eigen kolomsets te maken.

De kolom goedkeuringscontrole

De kolom 'Goedkeuringscontrole' en de bijbehorende pictogrammen geven inzicht in welke tijdregistraties je aandacht nodig hebben, bijvoorbeeld wanneer er een verschil is tussen geregistreerde en geplande uren. De kleuren van de pictogrammen geven aan welk type actie mogelijk nodig is.

Payroll documenten exporteren

Met Rentman kun je ook payroll documenten exporteren, wat de salarisverwerking vereenvoudigt door gegevens uit de watch_later Tijdregistratiemodule en de submodule Activiteiten te combineren in één exporteerbaar bestand. Hiermee zet je veelgebruikte salarisadministratiegegevens snel over naar je salarisadministratiesystemen, wat zorgt voor een accurate en efficiënte betaling van de gewerkte uren van je medewerkers. Handmatige gegevensinvoer is niet meer nodig, je bespaart tijd en het risico op fouten in de salarisberekening wordt verkleind.

Zo exporteer je salarisdocumenten:

1. Ga naar de watch_later Tijdregistratiemodule.
2. Selecteer de registraties die je wil exporteren.
3. Selecteer Meer optiess more_vert in de blauwe balk en kies "Payroll document exporteren".

4. Kies welke kolommen je in het exportbestand wil opnemen:

   Kolomopties

   Alle kolommen zichtbaar in het overzicht - Alle zichtbare kolommen in het overzicht worden opgenomen in het exportbestand.
   
   Alle tijdregistratie kolommen toevoegen - Alle beschikbare kolommen in de watch_later Tijdregistratiemodule worden opgenomen in het exportbestand.
   
   Handmatig kolommen selecteren... - Selecteer handmatig welke kolommen je in het exportbestand wil opnemen.

    

   Onder Geselecteerde kolommen zie je alle kolommen die je op dat moment geselecteerd hebt.

    

5. Selecteer of je de activiteiten gekoppeld aan de uren wil exporteren.

   Activiteitenopties

   Nee - De activiteiten worden niet opgenomen in de export.
   
   Ja, alle activiteit kolommen toevoegen - Alle kolommen gerelateerd aan activiteiten worden opgenomen in de export.
   
   Ja, handmatig kolommen selecteren... - Selecteer handmatig welke kolommen je in de export wil opnemen.

   Let op: Wanneer je Nee selecteert, is het niet mogelijk om uren zonder activiteiten te exporteren (geregistreerde uren waar geen activiteit aan gekoppeld is). Bijvoorbeeld: een tijdregistratie met starttijd 28-01-2025 om 09:00u en eindtijd 28-01-2025 om 18:00u met slechts één activiteit met een duur van 4 uur; dan zijn er nog 5 uur over zonder activiteit.

   
    

6. Klik op  Exporteren  om het xlsx-bestand te downloaden.