Reconciliatie - Zo vergelijk je Geplande uren met Geregistreerde uren in Rentman

Kennis van het verschil tussen geplande en geregistreerde uren is essentieel voor effectief bedrijfsbeheer. Het helpt je financiële of hr-afdeling de salarissen te betalen op basis van gewerkte uren. Hiermee voorkom je dat er te veel of te weinig uitbetaald wordt. Accountmanagers krijgen hiermee het inzicht of een project binnen budget is gebleven en eventuele verschillen kunnen opgespoord worden.

Dit artikel neemt je mee in het vergelijken van gewerkte uren met geplande uren, zodat je inzicht krijgt in de impact op kosten, je weloverwogen beslissingen kan nemen en de controle over je financiën en projectwinstgevendheid te behoudt.

Scenario's

Nauwkeurige Salarisberekeningen voor Personeel
Een medewerker was ingepland om 8 uur te werken, maar heeft uiteindelijk 10 uur gewerkt vanwege een onvoorziene omstandigheden. Zonder deze functie moet de hr-afdeling handmatig de extra uren berekenen en het salaris daarop aanpassen. Met deze functie worden de geplande en geregistreerde uren eenvoudig met elkaar vergeleken en wordt de medewerker correct gecompenseerd zonder fouten of vertragingen.
Analyse van Projectwinstgevendheid
Een accountmanager houdt toezicht op een project met een vast budget voor personeelsuren. Er was 100 uur ingepland voor het project, maar de geregistreerde uren tonen aan dat het project in 120 uur afgerond is. Met deze functie identificeert de manager snel de overschrijding, krijgt inzicht in de reden ervan en beoordeelt hoe het de winstgevendheid van het project beïnvloedt. Deze inzichten dragen bij aan een betere planning voor toekomstige projecten.
Vermijden van Handmatige Fouten in Rapportage
Een financieel medewerker stelt een rapport op met de arbeidskosten voor de maand. Voorheen werden de gegevens geëxporteerd naar Excel, verschillen werden handmatig berekend en was er risico op het maken van fouten. Deze functie genereert nauwkeurige inzichten rechtstreeks uit het systeem, wat tijd bespaart en zorgt voor betrouwbare gegevens.
Monitoring van Personeelsefficiëntie
Een teamleider merkt op dat bepaalde medewerkers consequent minder uren registreren dan ingepland. Door de gegevens te vergelijken, worden patronen zichtbaar, worden redenen achterhaald (bijv. vroeg klaar of inefficiënties) en kunnen er stappen ondernomen worden om de planning te optimaliseren of extra training te bieden.
Transparantie in Klantfacturering
Een klant vraagt om een uitsplitsing van de gewerkte uren versus de geplande uren voor een gefactureerd project. Door deze functie kan de accountmanager een duidelijke en nauwkeurige vergelijking afgeven, wat vertrouwen opbouwt en zorgt voor transparantie in de facturering.

Tijden vergelijken in Rentman

Rentman geeft toegang tot gedetailleerde inzichten in geplande en geregistreerde uren, geplande en werkelijke kosten en de verschillen. Je vindt deze details in specifieke kolommen binnen het platform:  

  • Geplande tijd - de periode waarin een medewerker is ingepland om aan een taak te werken.
  • Geregistreerde tijd - de periode die een medewerker als gewerkt heeft geregistreerd voor de functie.
  • Verschil tijd - het verschil tussen de geplande tijd en de geregistreerde tijd.
  • Geplande kosten - de geschatte kosten op basis van het tarief van de medewerker voor het ingeplande werk.
  • Werkelijke kosten - de werkelijke kosten die zijn gemaakt voor de gewerkte uren van de medewerker, gebaseerd op het tarief.
  • Verschil kosten - de afwijking tussen de geplande kosten en de werkelijke kosten.
  • Registratiestatus - de status van tijdregistratie:
    • Gepland - activiteiten die voor de toekomst zijn ingepland.
    • Overschrijdt tijd - activiteiten waarbij de geregistreerde tijd langer is dan de geplande tijd.
    • Uitgelijnd - activiteiten waarbij de geregistreerde tijd exact overeenkomt met de geplande tijd.
    • Onder tijd - activiteiten waarbij de geregistreerde tijd korter is dan de geplande tijd.
    • Geen registratie - activiteiten in het verleden die geen tijdregistraties hebben.

Voeg deze kolommen toe aan je overzicht of selecteer de Tijdregistratie standaard kolommenset in de volgende secties in Rentman:

Projecten (Personeel en transport en Personeelsplanning tabbladen)

tr reporting projects.gif

  1. Open een project.
  2. Ga naar het tabblad Personeel en transport of het tabblad Personeelsplanning.
  3. Klik op settings Aangepaste kolommenset en pas de kolommenset aan.

watch_later Tijdregistratiemodule

tr reporting time registration2.gif

  1. Ga naar de watch_later Tijdregistratiemodule
  2. Selecteer een tijdregistratie en open de details.
  3. Scroll naar beneden naar Activiteiten, waar je de geplande vs. geregistreerde tijd en geplande vs. geregistreerde kosten kan inzien.

Activiteiten sub-module

tr reporting activities.gif

  1. Ga naar de Activiteiten sub-module.
  2. Selecteer een medewerker.
  3. De reconciliatiekolommen maken deel uit van de standaard kolommensets, maar je kunt ook klikken op settings Aangepaste kolommenset om je eigen kolomsets te maken.

Payroll document exporteren

Door gegevens uit de watch_later Tijdregistratiemodule and Activiteiten submodule te combineren maak je een exporteerbaar payroll document. Hiermee zet je veelgebruikte payroll gegevens snel over naar je payroll systeem en zorgt voor een nauwkeurige en efficiënte betaling van gewerkte uren. Handmatige gegevensinvoer is niet meer nodig, je bespaart tijd en vermindert het risico op fouten in payrollberekeningen.

Zo exporteer je een payroll document:

export payroll document.gif

  1. Ga naar de watch_later Tijdregistratiemodule.
  2. Selecteer de tijdregistraties die je wil exporteren.
  3. Klik op de knop Meer opties more_vert in de blauwe balk en kies "Payroll document exporteren".
  4. Kies welke kolommen je in de export wil meenemen.
    Kolom selectie opties
    Alle kolommen zichtbaar in het overzicht - Alle kolommen die momenteel zichtbaar zijn in het overzicht worden opgenomen in het exportbestand.

    Alle tijdregistratie kolommen toevoegen - Alle beschikbare kolommen in de watch_later Tijdregistratiemodule worden opgenomen in het exportbestand.

    Handmatig kolommen selecteren.... - Selecteer handmatig welke kolommen je in het exportbestand wil opnemen.
    Onder het kopje Geselecteerde kolommen vind je welke kolommen je op dat moment geselecteerd hebt. Schermafbeelding 2025-02-03 om 13.57.19.png
  5. Bepaal of je ook de activiteiten gerelateerd aan deze uren wil exporteren.
    Activiteiten opties
    Nee - De activiteiten worden niet opgenomen in het exportbestand.

    Ja, alle activiteit kolommen toevoegen - Alle aan activiteiten gerelateerde kolommen worden opgenomen in het exportbestand.

    Ja, handmatig kolommen selecteren... - Selecteer handmatig welke kolommen je in het exportbestand wil opnemen. Let op: Wanneer je Nee selecteert, worden uren waar geen activiteit aan gekoppeld is niet geëxporteerd. Bijvoorbeeld: een tijdregistratie met een starttijd op 28-01-2025, 09:00u en een eindtijd op 28-01-2025, 18:00u waaraan slechts één activiteit met een duur van 4 uur aan gekoppeld is, ontstaan er 5 uur zonder activiteit.
  6. Klik op  Exporteren  en download het .xlsx-bestand.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1