Je geserialiseerde materialen importeren in je database is een belangrijke en cruciale stap. Volg de instructies hieronder en verklein het risico op fouten en ongewenste duplicaten.
Tip: Download het Rentman importbestand onderaan dit artikel!
Beige kolommen vs Blauwe kolommen
Het importbestand heeft gekleurde kolomkoppen. Deze kleuren geven aan of de ingevoerde gegevens betrekking hebben op algemene items of geserialiseerde materialen.
De gegevens in een kolom met een beige kleur bevatten algemene informatie die van toepassing is op identieke geserialiseerde items.
De gegevens in een kolom met een blauwe kleur bevatten unieke individuele geserialiseerde materiaalgegevens. Bijvoorbeeld een unieke QR-code.
Houd het simpel
Wanneer je voor het eerst geserialiseerd materiaal importeert, importeer dan alleen de kolommen die absoluut noodzakelijk zijn voor je bedrijfsvoering. De overige kolommen werk je op een later moment in bulk bij.
Dit zijn de verplichte kolommen die Rentman aanbeveelt om in te vullen bij het importeren van geserialiseerd materiaal:
| Kolom | Omschrijving |
| Code | een willekeurig nummer toegewezen aan dit geserialiseerde item |
|
Naam (In Database) |
Naam van het item of combinatie |
| Type materiaal |
item, fysieke combinatie of virtuele combinatie. |
| Verhuur/Verkoop | Is het materiaal te huur of te koop? Rentman behandelt deze twee verschillend |
| Voorraadberekeningsmethode | Bulk of geserialiseerd? |
| Verhuur-/verkoopprijs | Verhuur- of verkoopprijs van het materiaal. Niet verplicht, maar noodzakelijk voor identificatie |
| Serienummer (Serienummer) | Unieke serienummer van het item |
| Interne referentie (Serienummer) | Interne naam van het item binnen je eigen bedrijf |
Opmerking: Rentman genereert automatisch een QR-code wanneer je deze kolom leeg laat. Het is mogelijk om je eigen barcodes of QR-codes in te voeren in de QR-codekolom.
Tip: Wil je weten wat de rest van de kolommen inhouden? Download ons voorbeeld importbestand hieronder. Je vindt daar alle beschrijvingen.
3 Regels voor een soepele import van Geserialiseerd Materiaal
1. Gegevens voor identiek geserialiseerd materiaal moeten exact dezelfde gegevens bevatten in de beige kolommen
Een kleine typefout of niet-overeenkomende beige kolom kan ervoor zorgen dat Rentman het als een apart item registreert, waardoor er een duplicaat in je database ontstaat. Alleen de blauwe kolommen bevatten unieke gegevens voor geserialiseerd materiaal.
2. Het nummer in de codekolom blijft hetzelfde voor alle identieke materialen
Door het invoeren van dezelfde code in de codekolom worden identieke items aan elkaar gekoppeld.
3. Vul unieke geserialiseerde gegevens in onder de blauwe kolommen
De blauwe kolom is waar je unieke gegevens invoert voor elk afzonderlijk geserialiseerd item. Vul zoveel in als je wilt—elke kolom kan verschillende informatie bevatten.
Tip: Een voorbeeld van deze regels vind je in onderstaand voorbeeld importbestand voor het item Martin Atomic 3000 Stroboscoop.
Vervolgstappen
Wil je materiaal in bulk importeren? Bekijk dit artikel over het indelen van je bestand voor bulkmateriaal.
Ben je klaar met de indeling van je importbestand? Lees dit artikel over het importeren van het bestand!
Ben je klaar met het importeren van zowel je bulk- als geserialiseerd material? Lees hier hoe je standaardinhoud rechtstreeks in je combinaties importeert.
Extra tips
- Gebruik hetzelfde lettertype en lettergrootte in het hele bestand. Een inconsistente opmaak kan onverwachte resultaten opleveren.
-
Verwijder lege kolommen. Dit minimaliseert de gegevens die Rentman moet verwerken en verkleint de foutmarge.
- Maak meerdere keren een leeg importblad aan. Blijf niet hetzelfde blad hergebruiken.
- Als je veel materiaal importeert, probeer ze dan te scheiden in verschillende bladen op basis van een categorie of merk. Probeer niet honderden items in één blad te proppen. Houd het simpel!
- Na het importeren vallen alle items onder een import-tag. Je krijgt eenvoudig toegang en maakt aanpassingen maken aan alle items van die specifieke import.