Je geserialiseerde materialen importeren in je database is een belangrijke en cruciale stap. Volg de instructies hieronder en verklein het risico op fouten en ongewenste duplicaten.
Tip: Download het Rentman importbestand onderaan dit artikel!
Beige kolommen vs Blauwe kolommen
Het importbestand heeft gekleurde kolomkoppen. Deze kleuren geven aan of de ingevoerde gegevens betrekking hebben op algemene items of geserialiseerde materialen.
| Kleur van de kolom: | |
| Beige | de gegevens bevatten algemene informatie die van toepassing is op identieke geserialiseerde items. |
| Blauw | de gegevens bevatten unieke individuele geserialiseerde materiaalgegevens. Bijvoorbeeld een unieke QR-code. |
Houd het simpel
Wanneer je voor het eerst geserialiseerd materiaal importeert, importeer dan alleen de kolommen die absoluut noodzakelijk zijn voor je bedrijfsvoering. De overige kolommen werk je op een later moment in bulk bij.
Dit zijn de verplichte kolommen die Rentman aanbeveelt om in te vullen bij het importeren van geserialiseerd materiaal:
| Kolom | Omschrijving |
| Code | een willekeurig nummer toegewezen aan dit geserialiseerde item |
|
Naam (In Database) |
Naam van het item of combinatie |
| Type materiaal |
item, fysieke combinatie of virtuele combinatie. |
| Verhuur/Verkoop | Is het materiaal te huur of te koop? Rentman behandelt deze twee verschillend |
| Voorraadberekeningsmethode | Bulk of geserialiseerd? |
| Verhuur-/verkoopprijs | Verhuur- of verkoopprijs van het materiaal. Niet verplicht, maar noodzakelijk voor identificatie |
| Serienummer (Serienummer) | Unieke serienummer van het item |
| Interne referentie (Serienummer) | Interne naam van het item binnen je eigen bedrijf |
Opmerking: Rentman genereert automatisch een QR-code wanneer je deze kolom leeg laat. Het is mogelijk om je eigen barcodes of QR-codes in te voeren in de QR-codekolom.
Tip: Wil je weten wat de rest van de kolommen inhouden? Download ons voorbeeld importbestand hieronder. Je vindt daar alle beschrijvingen.
4 Aanbevolen procedures voor een soepele import van geserialiseerd materiaal
| # | Procedure | Reden |
| 1 | Geserialiseerd materiaal wordt individueel geteld. Zorg ervoor dat elk item op één regel staat | Geserialiseerd materiaal wordt individueel geteld. Je moet één regel per geserialiseerd item toevoegen. Gebruik de blauwe kolommen om elke identieke geserialiseerd item te individualiseren. |
| 2 | Gegevens voor identieke geserialiseerde items onder de beige kolomkop moeten exact dezelfde gegevens bevatten | Een kleine typefout of een niet-overeenkomende beige kolom kan ertoe leiden dat Rentman de materiaalregel als een apart item registreert, waardoor er een dubbele invoer in je database ontstaat. Alleen in de blauwe kolommen kun je unieke gegevens voor geserialiseerde materiaal invoeren. |
| 2 | Het nummer in de codekolom blijft voor alle identieke items hetzelfde | Als je dezelfde code in de codekolom invoert, worden identieke items aan elkaar gekoppeld. |
| 3 | Vul unieke geserialiseerde gegevens in onder de blauwe kolommen | In de blauwe kolom voer je unieke gegevens in voor elk afzonderlijk geserialiseerd item. Vul zoveel in als je wil – elke kolom kan andere informatie bevatten. |
Tip: Een voorbeeld van deze regels vind je in onderstaand voorbeeld importbestand voor het item Martin Atomic 3000 Stroboscoop.
Vervolgstappen
Wil je materiaal in bulk importeren? Bekijk dit artikel over het indelen van je bestand voor bulkmateriaal.
Ben je klaar met de indeling van je importbestand? Lees dit artikel over het importeren van het bestand!
Ben je klaar met het importeren van zowel je bulk- als geserialiseerd material? Lees hier hoe je standaardinhoud rechtstreeks in je combinaties importeert.
Extra tips
- Gebruik hetzelfde lettertype en lettergrootte in het hele bestand. Een inconsistente opmaak kan onverwachte resultaten opleveren.
-
Verwijder lege kolommen. Dit minimaliseert de gegevens die Rentman moet verwerken en verkleint de foutmarge.
- Maak meerdere keren een leeg importblad aan. Blijf niet hetzelfde blad hergebruiken.
- Als je veel materiaal importeert, probeer ze dan te scheiden in verschillende bladen op basis van een categorie of merk. Probeer niet honderden items in één blad te proppen. Houd het simpel!
- Na het importeren vallen alle items onder een import-tag. Je krijgt eenvoudig toegang en maakt aanpassingen maken aan alle items van die specifieke import.