Wanneer je in één keer grootschalige veranderingen wil aanbrengen aan je materiaal in Rentman is het handig om je database te updaten. Denk aan het verhogen van de prijs van alle materialen, toevoegen van afmetingen aan alle items, exemplaren toevoegen of de telefoonnummers van alle contacten bijwerken.

Let op: Is je database leeg of importeer je voor de eerste keer materiaal? Lees dan eerst onze artikelen over het importeren van materiaal, contacten, medewerkers or voertuigen.

Nadat je het bijgewerkte .XLSX bestand hebt geüpload, werkt Rentman de items in je database bij met de nieuwe waarden.

Rentman heeft 'Match-kolommen' nodig bij het updaten van items. De match-kolommen die je kiest zijn uniek en bepalen welke items worden bijgewerkt wanneer je bestand dubbele waarden bevat.

.

Stap 1: Exporteer je huidige database

Exporteer je huidige database als .XLSX bestand (Excel, Google Sheets), zodat je de informatie van alle materialen gemakkelijk kan bewerken. Het zorgt er ook voor dat je later de juiste match-kolommen kiest.

• Bedenk welke details je gaat bijwerken. Wijzigen de prijzen? Neem de prijskolom dan mee in je export.
• Bedenk welke match-kolommen Rentman later nodig heeft. Neem deze kolommen mee in je export.

Bij het exporteren van je materialendatabase is het noodzakelijk om zowel de kolom ID als ID (geserialiseerd) te exporteren. Wanneer je jouw materialen opnieuw importeert met een bijgewerkt Excelbestand, gebruikt Rentman deze ID-kolom om de rijen automatisch te matchen. Geen problemen meer met het matchen van de rijen!  

Stap 2: Materiaalgegevens bijwerken

1.  
   1. Open het geëxporteerde bestand in een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Sheets.
   2. Werk de informatie bij.
   3. Sla het op als .XLSX bestand.

Stap 3: Importeer het nieuwe bestand 

1. Ga naar de Materialenmodule, klik op de Meer acties more_vert knop en kies 'Importeren'.
    
2. Kies het type import: 'Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens'.
3. Klik 'Volgende stap'.
4. Upload het geüpdatete bestand en klik 'Volgende stap'.
5. Match de titels van je kolommen met de titels in Rentman. Dit is nodig omdat je eigen kolommen net een andere naam kunnen hebben.
6. Klik op 'Volgende stap'.
7. Kies jouw match-kolom(men). Zie volgende paragraaf.
8. Klik op 'Volgende stap'.
9. Controleer de gegevens en klik op  Importeren

Let op: De prijs van een materiaalitem dat al gepland staat op een project zal niet veranderen na een prijswijziging via een importbestand. De prijs verandert alleen als je het materiaal op een nieuw project plant, of als je de gegevens van het materiaal bijwerkt. 

Kies de match-kolommen

Om te bepalen welke items al in jouw database staan en een update nodig hebben, gebruiken we Match-kolommen. Als Rentman een item in jouw database en een item in jouw .XLSX bestand met dezelfde waarde in de match-kolom vindt (zoals Naam of Code), dan wordt het item gezien als duplicaat. De waardes die verschillen en geen match-kolommen zijn, worden vervolgens geüpdatet. We raden aan om de ID-kolom als vergelijkingskolom te gebruiken, omdat deze van nature uniek is.

Mogelijke problemen en oplossingen

Als je problemen ervaart met het updaten van je database, is er misschien iets mis met de opzet van je bestand of je database. De meest voorkomende fout (in dit geval) zijn dubbele elementen in de unieke match-kolommen: wanneer de geselecteerde kolommen als Match-kolom dubbele elementen bevatten (bijvoorbeeld twee items met dezelfde naam of dezelfde code), kan dit een foutmelding veroorzaken in een gedupliceerd item. 

Controleer je database op dubbele elementen door de kolommen te groeperen die je als uniek gaat gebruiken. Kijk dan welke items gegroepeerd zijn in (2) en pas dit aan - als ze uniek zijn, zal het nummer voor de groep altijd (1) zijn.

Als dit niet de oorzaak is van de foutmelding, bekijk dan de lijst met mogelijke fouten.