Heb je een spreadsheet met alle medewerkers? Dan kun je deze importeren in Rentman. 

Je hebt ook de optie om één (of een klein aantal) medewerker eenvoudig toe te voegen in de Medewerkersmodule.

Bij het importeren van je medewerkers ontvangen deze teamleden automatisch een verzoek om een account aan te maken. Hier lees je er meer over.

-

Voordat je begint

Dit is wat je nodig hebt om je medewerkersbestand te importeren:

• Een Excel of .csv bestand met informatie over je medewerkers. Heb je dit nog niet, download dan tijdens het importeren een voorbeeldbestand.
• (optioneel) Een logische mappenstructuur in de Medewerkersmodule, zodat je geordend kan werken en je medewerkers sneller kan vinden. In het bestand moet het mappen-pad worden opgegeven in de kolom Map:
  freelancers/lichttechnicus of kantoor/planners

Importeer je medewerkersbestand

1. Ga naar de group Medewerkersmodule. 
   
2. Klik op de "Meer acties" knop more_vert in de rechter hoek, en klik op importeren.
   
3. Kies welke soort import je wilt gaan doen: 
   
   
   Importeer alle rijen als nieuw item: Rentman maakt een nieuw teamlid aan voor iedere rij. 
   
   Nieuwe items toevoegen en bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens: Als je bestaande medewerkers in je database wil updaten (bijvoorbeeld: telefoonnummer), lees dan ons artikel over het updaten van gegevens.
   
   Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan: Rentman importeer alleen nieuwe teamleden. 
4. Sleep het bestand of klik op om je bestand te uploaden. 
   
   
   
   Als je nog geen medewerkersbestand heeft, download dan onze template boven de uploadknop "Download hier een leeg voorbeeldbestand" 
5. Geef aan of je bestand een koptekst heeft. Wanneer je "Ja" selecteert, dan wordt de eerste regel van je bestand niet geïmporteerd.
6. Per kolom probeert Rentman de koppen met elkaar te matchen. Controleer of dit goed gegaan is en pas aan waar nodig.
   
7. Klik op "Volgende stap" wanneer alle kolommen overeen komen.
8. Selecteer een hoofdmap voor je import. De hoofdmap is de bovenste map en bevat de mappenstructuur. Nieuwe medewerkers worden onder deze map geplaatst. Als je mappen hebt gedefinieerd in je importbestand, worden de teamleden onder de gekozen hoofdmap geplaatst.
   Let op: Als bestand geen kolom Map bevat, worden alle items in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat je items niet georganiseerd zijn en dat maakt het lastiger om je teamleden te vinden. We raden aan om een eigen mappenstructuur te maken en deze structuur voor aan te geven in een kolom genaamd Map.
   
   
   
   
9. Als je voor de optie 'Nieuwe items toevoegen en dubbele rijen overslaan' of 'Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens' hebt gekozen in stap 3, moet je de overeenkomende kolommen selecteren zodat het systeem weet welke items moeten worden bijgewerkt. Wil je bijvoorbeeld telefoonnummers van medewerkers wil bijwerken, kunt je "E-mail" selecteren als de matchkolom, aangezien deze uniek is voor elk contact dat wordt bijgewerkt en niet zelf wordt bijgewerkt. De overeenkomende kolom mag nooit de kolom zijn die u probeert bij te werken.
   Let op: Deze kolommen mogen geen dubbele waarden bevatten in het importbestand, omdat deze tijdens het importeren worden gebruikt om te bepalen welk teamlid moet worden overgeslagen. 
10. Klik op "Volgende stap" en controleer de preview van de gegevens nog een laatste keer.
    
    
    
    Let op: Alleen de eerste 10 rijen worden getoond in de preview.
11. Controleer de gegevens in de preview. 
12. Klik op Importeren 
13. Nadat de importer is voltooid, verschijnt er een pop-up met de resultaten. Zijn de gegevens succesvol geïmporteerd, dan kun je het scherm Sluiten of kiezen voor "Bekijk geïmporteerde medewerkers". Wanneer de import (gedeeltelijk) mislukt is, lees dan meer over Inzicht in je import resultaten hier beneden.
    
    

Inzicht in je import resultaten

Het kan voorkomen dat het importeren mislukt (gedeeltelijk of in zijn geheel). Wanneer dit gebeurd, kun je in de import resultaten een aantal zaken terug vinden, zoals:

• Welke items/serienummers zijn mislukt.
• Waarom is het item/serienummer mislukt. 
• Welke items/serienummers zijn succesvol geïmporteerd.

Onder in de import resultaten, kun je een bestand downloaden welke de mislukte items bevat samen met de reden waarom deze mislukt is. Hiermee krijg je direct inzicht waar het per item mis gaat.

Welke informatie kan ik importeren?

Algemeen
Omschrijving, Email, Voornaam, Map, Achternaam, Tussenvoegsel, telefoon

Details
Inzetbaarheid, Weergeven in planner, Rijbewijs, Contact in noodgevallen, ontvang emails

Je kan geen wachtwoorden of tarieven importeren. 

Administratief

Rekeningnummer, Geboortedatum, KvK-nummer, Bedrijfsnaam, Contractdatum, Uren in contract, Paspoortnummer, Btw-nummer

Adresgegevens
Adres, Woonplaats, Land, Extra adresregel, Huisnummer, Postcode, Staat/Provincie

Veelgestelde vragen