Elke proefperiode van Rentman bevat een voorbeelddatabase met personeelsleden. Je kunt je eigen personeelsleden toevoegen door een personeelsbestand te importeren of voeg ze één voor één toe in de people Medewerkersmodule.

In dit artikel leiden we je door de stappen voor het importeren van een personeelsbestand in Rentman.

-

Belangrijk: Bij het importeren van personeel in Rentman kun je ervoor kiezen om ze inactief te maken door in de kolom "Actief" in je importbestand waarde 0 in te voeren. Zo voorkom je dat er meteen een e-mailmelding naar je personeel verstuurd wordt. Zodra je workspace ingesteld is, kun je ze in bulk activeren en je teamleden uitnodigen.

Importeer jouw personeelsbestand

1. Ga naar de group Medewerkersmodule. 
   
2. Klik op meer acties more_vert rechts bovenin en vervolgens op importeren.
   
3. Selecteer het type import: 
   

   Importeer alle rijen als nieuw item	Rentman maakt voor iedere rij een nieuw teamlid aan.
   Nieuwe items toevoegen en bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens	Hoe je de teamnleden in jouw database update, lees je in ons artikel over het updaten van gegevens.
   Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan	Rentman importeert geen medewerkers die al in je database aanwezig zijn.

4. Upload jouw personeelsbestand volgens de gekozen voorwaarden. 
   Heb je nog geen personeelsbestand? Download dan onze template boven de upload knop via  "Download hier een leeg voorbeeldbestand".  
5. Geef aan of jouw bestand een header heeft of niet. Selecteer je "Ja", dan wordt de eerste rij van je bestand niet geïmporteerd. 
6. Voor elke kolom matcht het systeem de headernamen met de kolomnamen in Rentman. Controleer of alle matches zijn gemaakt en pas eventueel aan.
7. Klik op "Volgende stap" zodra je alle kolomen gecontroleerd hebt. 
8. Selecteer een hoofdmap voor jouw import. De hoofdmap is de map bovenaan en bevat de mappenstructuur. Nieuwe personeelsleden worden onder deze map geplaatst. Heb je mappen heeft gedefinieerd in je bestand, dan worden deze medewerkers onder de gekozen hoofdmap geplaatst. Let op: bevat jouw personeelsbestand geen 'Map' kolom, dan worden alle items in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat medewerkers niet georganiseerd zijn en dat maakt het lastiger om de juiste personeelsleden te vinden. We raden je aan je eigen mappenstructuur te maken en het juiste pad in te voeren in de kolom Map.
9. Als je in stap 3 'Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan' of 'Nieuwe items toevoegen en bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens' hebt geselecteerd, moet je de matchende kolommen selecteren, zodat het systeem weet welke items moeten worden geüpdatet. Bijvoorbeeld: je werkt de telefoonnummers van alle medewerkers bij. Selecteer dan 'E-mail' als matchkolom, omdat deze uniek is voor iedere medewerker, maar niet zelf geüpdatet hoeft te worden. De match-kolom mag nooit de kolom zijn die je bijwerkt. Let op: deze kolommen mogen geen dubbele waarden bevatten in het importbestand, omdat ze tijdens het importeren worden gebruikt om te identificeren welk bemanningslid moet worden overgeslagen.
10. Klik op "Volgende stap" en controleer de preview nog een laatste keer.
    Let op: Alleen de eerste 10 rijen worden getoond in de preview.
11. Klik op Importeren 
12. Na het importeren, verschijnt er een pop-up met de resultaten. Zijn de gegevens succesvol geïmporteerd, dan kun je het scherm Sluiten of ervoor kiezen om de "Geïmporteerde medewerkers bekijken". Is de import (gedeeltelijk) mislukt, lees dan het Inzicht in het importresultaat-gedeelte hieronder. 

Inzicht in het importresultaat

Het kan gebeuren dat de import mislukt (gedeeltelijk of compleet). Wanneer dit gebeurt, kun je het importresultaat bekijken om de oorzaak te achterhalen: 

• Welke rijen (medewerkers) zijn mislukt om te importeren. 
• Waarom zijn deze rijen (medewerkers) mislukt. 
• Welke rijen (medewerkers) zijn succesvol geïmporteerd. 

Onderaan het importresultaat kun je een bestand downloaden dat alle rijen bevat die zijn mislukt, samen met de reden van de mislukking. Hierdoor heb je per rij inzicht wat de reden dat de import mislukt is.

Een aantal redenen waarom een import mislukt:

• Teveel gegevens - Het duurt langer om grote bestanden te verwerken, waardoor sommige informatie niet geïmporteerd wordt. Is dit het geval, verwijder dan de laatste import, deel het overzicht op in kleinere bestanden en importeer deze één voor één. 

• Verkeerde opmaak - Alle informatie dient als tekst zonder opmaak ingevoerd te worden (dik- of schuingedrukt, achtergrondkleur, etc).

• Meerdere tabbladen - Wanneer jouw .xslx-bestand meerdere tabbladen bevat, kan het niet geïmporteerd worden in Rentman. 

Een import verwijderen

Wanneer een import gedeeltelijk mislukt, is het de beste optie om de informatie te verwijderen en het opnieuw te proberen. Elke keer dat je medewerkers importeert, maakt Rentman een tag aan met de gegevens "import-datum-uur". Selecteer eenvoudig de tag van je laatste update en verwijder deze.

Medewerkers in je database updaten

Heb je jouw medewerkers al geïmporteerd, maar wil je enkele bulkwijzigingen aanbrengen? Dan kun je jouw database bijwerken.

Extra invoervelden importeren

1. Voer extra invoervelden in in de settings Configuratiemodule

2. Maak een kolom aan met de naam en waarde van het extra invoerveld in je .xlsx-bestand. 

3. Match de nieuwe kolom met het extra invoerveld bij het importeren van je bestand (je vindt deze bij de sectie 'Extra')

Download een voorbeeldbestand