Elke Rentman proefversie begint met voorbeeldcontacten in de database. Je kan je eigen contacten toevoegen aan de database door het importeren van een contactenbestand. In dit artikel leggen we de stappen uit om je contactenbestand in Rentman te krijgen.

Je kan ook één (of een klein aantal) contacten toevoegen in de contact_phone Contacten module, in plaats van een bestand te importeren.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

-

Voordat je begint

Dit is wat je moet hebben voordat je je contactenbestand importeert:

  • Een Excel of .csv bestand met informatie van je contacten. Als je deze nog niet hebt, kan je onze template gebruiken om er één te maken. Hier wordt momenteel aan gewerkt, en is binnenkort beschikbaar op deze pagina.
  • Een logische mappenstructuur in de Contactenmodule, zodat je geordend kan werken je je contacten sneller kan vinden. Klik op de link om je mappen van tevoren aan te maken, of laat Rentman automatisch de mappen aanmaken die je in je contactenbestand kiest. Deze moeten in de Map kolom worden gekozen (lees de volgende sectie).

Bereid je contactenbestand voor

Veel Rentman gebruikers houden al een bestand met hun contacten bij. Het bestand dat je importeert in Rentman moet een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv bestand zijn.

  • We raden aan om duidelijke kolomtitels in de eerste rij van je bestand te zetten.
  • Sommige kolommen in je bestand zijn noodzakelijk, en andere zijn optioneel.
  • Het mappenpad van een contact moet worden geschreven in de Map kolom, zoals:
    europa/nederland/highliterental

Onderaan dit artikel kan je onze template downloaden. Je kan deze gebruiken ter voorbeeld, of om je eigen contactenbestand te maken.

Als je contactpersonen gebruikt, moet je contactpersoon kolommen in je contactenbestand opnemen. Lees de sectie hieronder voor meer informatie.

Contactpersoon kolom

Als je contactpersonen gebruikt, moet je kolommen in je contactenbestand opnemen die informatie over een unieke contactpersoon bevatten. Deze kolommen zijn nodig, omdat elke contactpersoon die toebehoort aan een contact zijn/haar eigen telefoonnummer, e-mailadres en andere informatie heeft.

In je bestand moeten je contactpersoon kolommen er als volgt uit zien:
impor_contacts.png

Onthoud dat meerdere contactpersonen kunnen toebehoren aan één contact.

Importeer je contactenbestand

  1. Ga naar de contact_phone Contactenmodule.
  2. Klik op de Meer Acties knop more_vert  naast + Contact toevoegen en kies Importeren.

    mceclip5.png

  3. Selecteer het type import dat je wilt doen. 

    import_data.png

     

  4. Geef aan of je je ook de gekoppelde contact personen van je contacten wilt importeren 

  5. Upload je contactenbestand in lijn met de in deze stap beschreven voorwaarden. 
    upload_file_import.png

    Mocht je geen contactenbestand beschikbaar hebben, dan kun je ons template downloaden in deze stap onder "download hier een leeg voorbeeldbestand"
  6. Geef aan of het bestand een kopregel bevat. Wanneer je hier ja selecteert, wordt de eerste regel niet geïmporteerd.
  7. Het systeem koppelt elke kopregel aan de kolomnaam. Check hier of elke kolom juist is gekoppeld, en pas deze aan waar nodig. 

    Select_columns_import.png

    Als je bij het importeren van contactpersonen in stap 4 "Ja" hebt geselecteerd, zal het systeem proberen de kolommen in je bestand te matchen met de kolommen Contact of Contactpersoon. Controleer of alle kolommen overeenkomen en pas ze waar nodig aan. contact_person_column.png
  8. Klik Volgende stap wanneer je dit hebt gedaan voor alle kolommen.
  9. Selecteer de hoofdmap van je mappenstructuur. De hoofdmap is de map die helemaal bovenaan staat, en deze bevat jouw mappenstructuur. Nieuwe items zullen in deze map worden geplaatst. Als je in het importbestand mappen hebt gedefinieerd, worden deze items onder de gekozen hoofdmap geplaatst.
    Waarschuwing: Als je contactenbestand geen Map kolom bevat, worden alle contacten in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat je contacten niet worden geordend, waardoor het lastig kan zijn ze te vinden. Wij raden aan om je mappenstructuur aan te maken, en het juiste mappenpad op te geven in je Map kolom.


    select_forlder_import.png
  10. Optioneel: Als je in stap 3 "Nieuwe items toevoegen en bestaande overslaan" of "Bestaande items bijwerken met nieuwe gegevens" hebt geselecteerd, moet je een match-kolom selecteren, zodat het systeem weet welke items moeten worden bijgewerkt. Als je bijvoorbeeld de contactpersonen van alle contacten bijwerkt, kan je "Naam" als match-kolom selecteren, omdat deze kolom uniek is voor elk contact dat wordt bijgewerkt en niet zelf wordt bijgewerkt. De match kolom mag nooit de kolom zijn die je probeert bij te werken.
    Waarschuwing: Deze kolommen mogen geen dubbele waarden bevatten in het importbestand, omdat ze tijdens de import worden gebruikt om te bepalen welk item of serienummer moet worden overgeslagen. 

  11. Kies Volgende stap, en controleer je gegevens 
    Screenshot_2020-11-29_121646.png
    Let op: Alleen de eerste 10 rijen worden weergegeven in de voorvertoning.
  12. Klik op Importeren
  13. Nadat het bestand geïmporteerd is, wordt een pop-up getoond met de resultaten van de import. Als je data succesvol is geïmporteerd, kun het scherm sluiten door op sluiten te klikken, of kiezen voor "geïmporteerde contacten weergeven". Mocht het gebeuren dat de import volledig of gedeeltelijk is mislukt, lees dan: inzicht in je importresultaat.
    import_successful.png

Inzicht in je importresultaat

Soms komt het voor dat de import (gedeeltelijk of geheel) mislukt. Als dit gebeurt kan je al je antwoorden vinden in het importresultaat zoals: 

  • Welke rijen (contacten) niet zijn geïmporteerd 
  • Waarom deze rijen (contacten) niet zijn geïmporteerd
  • Welke rijen (contacten) succesvol zijn geïmporteerd. 

Onderaan het importresultaat kan je een bestand downloaden dat alle rijen bevat die zijn mislukt, tevens staat de reden van de mislukking hierbij vermeld. Dit geeft per rij direct inzicht in wat de reden van mislukken is.

Download onze import template

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.