Een Inkooporder (PO) is een commercieel document dat door een koper aan een verkoper wordt uitgegeven. Het bevat de soorten, hoeveelheden en overeengekomen prijzen voor producten of diensten die de verkoper aan de koper zal leveren. Het is een formele aanvraag van de koper aan de verkoper en dient in feite als een contract tussen de twee partijen.
Welk doel dienen Inkooporders?
- Het stelt je in staat om kosten effectiever te beheren, zowel binnen als buiten projecten
- Ze zorgen voor een naadloze integratie tussen projectkosten en boekhouding
- Het verbetert en stroomlijnt de communicatie met leveranciers
- Het vermindert handmatige fouten en inefficiënties
- Je maakt een inkooporder wanneer je extra kosten hebt, zoals een hotelverblijf voor personeel tijdens een project
- Je genereert een inkooporder wanneer inhuurkosten weer te geven - wanneer je items inhuurt van een leverancier en je een inkooporder nodig hebt waarin alle items die je inhuurt en de totale kosten worden vermeld
Let op: Inkooporders kunnen niet worden verwijderd in Rentman, omdat ze worden beschouwd als financiële documenten. Filter op status in de module monetization_on Financieel > Inkooporders om eventuele geannuleerde Inkooporders te verbergen
Een inkooporder aanmaken en goedkeuring aanvragen
- Ga naar de module monetization_on Financieel in het linkermenu en voer het project in of selecteer Inkooporders.
- Bekijk alle Inkooporders binnen een specifiek project door het tabblad Inkooporder te selecteren of er een aan te maken in het
- Tabblad Extra Kosten
- Tabblad Inhuur
- Selecteer
de kosten die je wilt opnemen in een Inkooporder in het geselecteerde tabblad
- Klik op Inkooporder aanmaken
- Je hebt nu de optie om een nieuwe Inkooporder aan te maken of de kosten op te nemen in een bestaande order
- Indien nieuw, selecteer Nieuwe Inkooporder aanmaken
- Vul de vereiste velden in het tabblad Gegevens van je Inkooporder in
- Controleer het tabblad Kosten en details om ervoor te zorgen dat de kosten juist zijn
- Aanvragen
Je kan nieuwe kosten alleen toevoegen aan bestaande Inkooporders met de status "Concept" of "In afwachting van goedkeuring". Zodra de inkooporder is goedgekeurd, kunnen er geen nieuwe kosten aan worden toegevoegd.
Als je Inkooporder kosten voor inhuur bevat, moet de leverancier in je Inkooporder overeenkomen met de leverancier in de Inhuuropdracht. Je kan alleen meerdere Inhuuropdrachten toevoegen aan één Inkooporder als de leverancier hetzelfde is.
Nadat je geklikt hebt op Aanvragen, verschijnt er een pop-up waarin je de optie krijgt om een specifieke Power User op de hoogte te stellen van de inkooporder. Dit voorkomt niet dat andere Power Users de inkooporder goedkeuren. Alle Power Users met de juiste machtiging kunnen elke inkooporder goedkeuren.
Goedkeuren, Afwijzen of Annuleren van de inkooporder
Zodra de inkooporder als concept is aangevraagd, kunnen alleen Power Users met de juiste rechten deze autoriseren.
| Inkooporder goedkeuren | Als Power User ben je tevreden met de kosten van de inkooporder en wil je verder gaan. Selecteer Goedkeuren |
|
Weigeren te autoriseren |
Wijs de inkooporder af en probeer opnieuw als deze inkooporder aanpassingen of wijzigingen vereist. |
| Inkooporder annuleren | Je kan de inkooporder op elk moment annuleren. Met deze optie annuleer je de inkooporder volledig. Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden. |
Alleen Power Users kunnen een inkooporder goedkeuren. Bekijk de machtigingen in de configuratie.
Vergelijk, Verstuur en Voltooi de inkooporder
Kostenvergelijking
Vergelijk de goedgekeurde kosten met de totale kosten, voordat je de inkooporder verstuurt. Controleer de rij Kostenvergelijking onder details om snel inzicht te krijgen of deze overeenkomen, hoger of lager zijn.
Een inkooporderdocument kan alleen worden gegenereerd als de totale kosten niet hoger zijn dan de goedgekeurde kosten. Als de kosten na goedkeuring stijgen, moet de inkooporder opnieuw goedgekeurd worden.
Verstuur en Voltooi je inkooporder
Zodra de inkooporder is goedgekeurd en overeenkomt, kan een teamlid een document genereren om te versturen door Document maken te selecteren.
Nadat het document is verstuurd, wordt de inkooporder automatisch gemarkeerd als verzonden. De status kan op elk gewenst moment aangepast worden naar Voltooid.
Als je een document genereert met een bijgevoegde inhuuropdracht, wordt het informulier toegevoegd aan het inkooporderdocument om verder te verduidelijken wat de exacte inhoud van de PO is.
Statussen en inkoopordergeschiedenis
De status van de inkooporder geeft inzicht in de voortgang en de huidige fase. Onder de sectie Inkoopordergeschiedenis bekijk je de geschiedenis van specifieke inkooporders.