Een Inkooporder (PO) is een commercieel document dat door een koper aan een verkoper wordt verstrekt. Hierin worden de soorten, hoeveelheden en overeengekomen prijzen voor producten of diensten die de verkoper aan de koper zal leveren aangegeven. Het is een formele aanvraag van de koper aan de verkoper en dient in feite als een contract tussen de twee partijen.
Welk doel dienen Inkooporders?
- Effectiever kostenbeheer, zowel binnen als buiten projecten
- Naadloze integratie tussen projectkosten en boekhouding
- Verbeterde en gestroomlijnde communicatie met leveranciers
- Vermindert handmatige fouten en inefficiënties
- Maak een PO voor extra kosten, zoals een hotelverblijf voor je team tijdens een project
- Maak een PO waarin inhuurkosten worden weergegeven - wanneer je items inhuurt van een leverancier en je een PO nodig hebt waarin alle ingehuurde items en de totale kosten worden gespecificeerd.
- Maak een PO voor eenmalige aankopen (bijv. heftrucks) die niet gerelateerd zijn aan een project of dagelijkse verhuur.
Opmerking: Inkooporders kunnen niet worden verwijderd in Rentman, omdat ze worden beschouwd als financiële documenten. Filter op status in monetization_on Financieel > Inkooporders om eventuele geannuleerde Inkooporders te verbergen.
Maak een PO vanuit een project
- Selecteer het project in de table_chart Projectenmodule
- Bekijk alle Inkooporders binnen een specifiek project in het tabblad Inkooporder of maak een nieuwe in het:
- Tabblad Extra Kosten
- Tabblad Inhuur
- Inhuur pakbon zelf
- Selecteer
de kosten die je wilt opnemen in een Inkooporder
- Selecteer Inkooporder maken
- Je hebt nu de optie om een nieuwe Inkooporder te maken of de kosten op te nemen in een bestaande order.
- Nieuwe order? Selecteer dan Nieuwe Inkooporder maken
- Vul de vereiste velden in het tabblad Gegevens van je Inkooporder in
- Controleer het tabblad Kosten en details om ervoor te zorgen dat de kosten juist zijn
- Goedkeuring aanvragen
Als je Inkooporder een kosten voor inhuur bevat, moet de leverancier in je Inkooporder overeenkomen met de leverancier in de inhuur. Je kunt meerdere Inhuuropdrachten toevoegen aan één PO alleen als de leverancier hetzelfde is.
Maak een PO zonder een project
- Ga naar de monetization_on Financieel module > Inkooporders
- Selecteer + Inkooporder toevoegen
- Voer alle benodigde informatie in de pop-up in
- Selecteer het tabblad Kosten > + Algemene kosten toevoegen
- Voer de naam, kosten, hoeveelheid en belastingtarief in > Bevestigen
- Wanneer je klaar bent, kun je doorgaan en Goedkeuring aanvragen
Je kan alleen nieuwe kosten toevoegen aan bestaande Inkooporders met de status "Concept" of "In afwachting van goedkeuring". Er kunnen geen nieuwe kosten worden toegevoegd zodra de PO is goedgekeurd. Bekijk dit artikel voor de betekenis van alle statussen.
Nadat je op Aanvragen hebt geklikt, verschijnt er een pop-up waarin je de optie krijgt om een specifieke Power User op de hoogte te stellen. Dit voorkomt niet dat andere Power Users kunnen goedkeuren. Alle Power Users met de juiste gebruikersrol kunnen elke Inkooporder goedkeuren
Goedkeuren, Afwijzen of Annuleren van de PO
Zodra de Inkooporder is aangevraagd, kunnen alleen Power Users met de juiste toestemming deze autoriseren.
| Inkooporder goedkeuren | Als Power User ben je tevreden met de kosten van de Inkooporder en wil je verder gaan. Selecteer Goedkeuren |
|
Inkooporder afkeuren |
Wijs de Inkooporder af en probeer opnieuw als deze Inkooporder aanpassingen of wijzigingen vereist. |
| Inkooporder annuleren | Annuleer je Inkooporder op elk moment. Deze optie is voor wanneer je de Inkooporder volledig wilt annuleren en niet verder wilt gaan. Deze actie is onomkeerbaar. |
Inkooporders beheren, vergelijken en voltooien
Nu de inkooporder ter goedkeuring is verzonden, kunnen Power Users kosten vergelijken en financiële documenten genereren. Bekijk dit artikel over hoe je jouw inkooporder verder beheert en voltooit nadat je deze ter autorisatie hebt verzonden.