Waarom Inkooporders exporteren?

Zonder een directe export blijven inkooporders die in je Rentman workspace zijn aangemaakt buiten je boekhoudsysteem. Dit leidt vaak tot:

• Handmatig opnieuw invoeren van inkoopordergegevens in de boekhoudsoftware
• Groter risico op fouten in de btw- of grootboekcodering
• Extra werk bij het afstemmen van leveranciersfacturen
• Minder inzicht in de winstgevendheid van projecten

Het exporteren van inkooporders zorgt dat inkoopgegevens probleemloos vanuit Rentman naar je boekhoudsysteem worden overgezet, wat jou volledige kostenbeheersing geeft.

Instellen vóór de export

1. Ga naar de settings Configuratiemodule > Account > Integraties.
2. Kies een van onderstaande mogelijkheden voor de optie Automatisch exporteren:
   
   - Kies je Handmatig starten, dan moet je elke keer dat je nieuwe inkooporders naar je boekhoudsoftware wil verzenden, op de knop Export starten klikken. 
   Let op: deze knop is niet zichtbaar wanneer er geen nieuwe inkooporders zijn. 
   - Kies je Op de volgende dag(en), dan stuurt Rentman automatisch nieuwe inkooporders naar je boekhoudsoftware op de geselecteerde dagen. Inkooporders worden altijd om 02:00 uur 's nachts geëxporteerd (gebaseerd op de tijdzone van je account).
3. Sla de wijzigingen op.

Voordat je Inkooporders exporteert

• Zorg dat je boekhoudintegratie correct is ingesteld.

  

• Controleer je Inkooporders voordat je ze exporteert

  

• Stem de grootboeken en btw-instellingen op elkaar af om problemen te voorkomen

Zo exporteer je Inkooporders 

1. Ga naar Configuratie > Account > Integraties en bevestig dat Rentman gekoppeld is aan je boekhoudsoftware.

2. Ga naar de module Financieel en selecteer Inkooporders.

3. (Optioneel) Voeg de kolommen 'Exportopmerking' of 'Exportstatus' toe aan het overzicht om de exportresultaten te volgen.

4. Selecteer de Inkooporder en klik op de drie puntjess more_vert voor extra opties.

5. Klik op Opnieuw exporteren naar boekhoudsoftware.

6. De export vindt plaats op basis van de hier opgegeven opties.

Voor directe export klik je in de Configuratiemodule op Handmatig starten > Export starten, zoals getoond in onderstaande video.

Welke gegevens worden opgenomen in de export van een inkooporder?

Een export van een inkooporder bevat doorgaans de volgende onderdelen:

• Leveranciersinformatie (hetzelfde als factuurexport): telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres, website, btw-nummer, KvK-nummer, naam van de leverancier en bankgegevens (bankgegevens zijn alleen beschikbaar voor Exact Online).
• Inkooporder details: inkoopordernummer, datum, beschrijving en vervaldatum.
• Itemdetails: hoeveelheid, prijs per stuk en omschrijving. 
  Let op: Voor QuickBooks wordt alleen de artikelnaam geëxporteerd, met een achtervoegsel zoals (x3) als er drie eenheden zijn besteld. De hoeveelheid en de totale prijs worden in het regelbedrag opgenomen.
• Financiële referenties: grootboek, btw, betaalvoorwaarden en accountreferenties (indien nodig).

Tip: Gebruik je projectnummers? Voeg deze toe in het beschrijvingsveld.

Dit zorgt dat boekhoudkundige gegevens nauwkeurig weergeven wat er in Rentman is besteld.

Tips voor probleemoplossing

Het kan gebeuren dat er iets fout gaat bij het exporteren van inkooporders. Bekijk het foutbericht door op de widget Details te klikken of naar de kolom Exportopmerking te gaan, zoals in de onderstaande video wordt getoond.

Als de foutmelding bijvoorbeeld aangeeft dat de grootboeken niet correct zijn gekoppeld:

1. Ga naar Configuratie > Grootboeken.

2. Controleer en koppel de benodigde grootboeken opnieuw.

3. Dubbelcheck je instellingen.

4. Exporteer de Inkooporder opnieuw na correctie.

Veelgestelde vragen