Integreer je Rentman-account met QuickBooks Online voor het bijhouden van nauwkeurige en actuele financiële gegevens. Je kan foutmeldingen tegenkomen die moeilijk te interpreteren zijn. In dit artikel leggen we de meest voorkomende fouten uit en begeleiden je bij het oplossen ervan.
Bekijk eerst dit artikel het koppelen van Rentman met Quickbooks!
Waarom worden mijn facturen niet geëxporteerd en waar kan ik dit controleren?
Om te achterhalen waarom je facturen niet worden geëxporteerd naar Quickbooks Online, moet je twee kolommen toevoegen: Exportopmerking en Exportstatus.
- Ga naar de module monetization_on Financieel en klik op Facturen
- Voeg de kolommen Exportopmerkingen en Exportstatus toe
- Een alternatieve manier is om op de knop 'Details' van een factuur te klikken en naar Exportinformatie te scrollen
| Exportstatus | Status van de factuur die wordt geëxporteerd naar Quickbooks. Huidige statussen zijn: Nog niet geëxporteerd, Succesvol geëxporteerd en Mislukt |
| Exportopmerking | Deze kolom toont het foutbericht dat uitlegt waarom je factuur niet succesvol geëxporteerd is |
Pas nadat je factuur wel of niet geëxporteerd is, verschijnen er gegevens in deze twee kolommen. Maak een testproject om te exporteren om zaken gescheiden te houden!
Mogelijke foutmeldingen en hun oplossingen
Nadat je de kolom Exportopmerking hebt toegevoegd, krijg je inzicht in wat het belangrijkste obstakel is dat de export tegenhoudt. Hier zijn de meest voorkomende foutmeldingen waar klanten tegenaan lopen:
- Oorzaak: Het belastingtarief van het project dat aan deze factuur is gekoppeld, komt niet overeen of ontbreekt in het belastingtarief dat aan Quickbooks is gekoppeld.
- Oplossing: Controleer de belastingkoppeling tussen Rentman en Quickbooks in settings Configuratie: ga naar Extensies en scroll naar beneden naar Belasting/BTW-tarieven. Zorg ervoor dat de belastingpercentages overeenkomen voor zowel RM- als QB-velden. Dit zorgt ervoor dat de belastingberekeningen nauwkeurig worden geëxporteerd. Genereer je factuur opnieuw na het aanbrengen van wijzigingen en probeer opnieuw te exporteren.
- Oorzaak: In de factuur die je probeert te exporteren, komt een Rentman grootboekregel niet overeen of ontbreekt het Quickbook grootboek (Producten en Diensten). Dit kan materiaal, personeelsfunctie of een extra kostenpost zijn. Alles wat aan een klant in rekening wordt gebracht, heeft een grootboek.
-
Oplossing: Controleer je grootboekverbindingen in settings Configuratie, ga naar Extensies en scroll naar beneden naar Grootboeken. Zorg ervoor dat de RM-grootboeken correct overeenkomen met de QB-grootboeken van jouw keuze.
Kijk in de projectfacturen naar items met het grootboek X. Zorg ervoor dat alle items in het project een RM-grootboek hebben dat is verbonden met een QB-grootboek. Genereer je factuur opnieuw na eventuele wijzigingen en probeer opnieuw te exporteren. - Tip: Voeg de kolom grootboek toe aan je projecttabbladen om in één oogopslag het grootboek van elke item in te zien.
- Oorzaak: Bij het exporteren van deze factuur wordt het factuurnummer in Rentman al gebruikt in Quickbooks. Je kunt geen dubbel factuurnummer hebben in QB.
- Oplossing: Bewerk het factuurnummer in RM of in QB. Genereer opnieuw en probeer opnieuw te exporteren. Zie onderstaande tip over het vinden van een specifieke factuur als je de gedupliceerde factuur in QB wil verwijderen.
- Tip: In de foutmelding verwijst "DocNumber = XXX" naar het factuurnummer in QB dat blokkeert bij het exporteren. Zoek de gedupliceerde factuur in QB en verwijder deze. "TxnId=XXX" identificeert ook de specifieke factuur. Kijk naar de URL van je browser terwijl je een factuur in QB bekijkt.
- Oorzaak: Er is geen klant gekoppeld aan de projectfactuur.
- Oplossing: Voeg een klant toe uit je contactendatabase aan de projectfactuur. Genereer je factuur opnieuw na eventuele wijzigingen en probeer opnieuw te exporteren.
Na het oplossen van je probleem of het aanbrengen van wijzigingen, genereer je de factuur opnieuw zodat deze de meest actuele gegevens bevat. Doe je dit niet, dan kan het document nog steeds oude gegevens bevatten die de export blokkeren.