In dit artikel lees je alles over het aanmaken en beheren van inkooporders voor werkzaamheden in het Rentman platform.

Wat is een Inkooporder voor werkzaamheden?

Een Inkooporder voor werkzaamheden legt een overeenkomst vast tussen je bedrijf en een freelancer voor een specifiek project. Het zorgt voor de juiste autorisatie en budgetbeheersing vóór de start van het project, biedt een duidelijke registratie voor boekhoudkundige en auditdoeleinden en definieert helder de omvang en verwachtingen voor zowel de opdrachtgever als de dienstverlener.

Praktijkvoorbeelden

Aan de slag met Inkooporders voor werkzaamheden

Voordat je Inkooporders voor werkzaamheden kan gebruiken, moet je een aantal dingen doen: 

• Gebruikersrolrechten instellen.
• Personeelskosten instellen.
• Personeelstarieven instellen.

Gebruikersrolrechten instellen

Om Inkooporders voor werkzaamheden te genereren en te beheren, wijs je bepaalde machtigingen toe aan de gebruikersrol in de settings Configuratiemodule. 

Machtigingen

Machtigingen	Vereiste acties	Waarom
Power user	Je moet een power user zijn	Sommige van onderstaande machtigingen, aangegeven met een , zijn alleen toegankelijk voor power users.
Personeelsplanner	Geactiveerd	Vereist voor toegang tot de "Wijzig planning" machtiging.
Personeelsplanner > Wijzig planning	Geselecteerd	Vereist voor toegang tot het tabblad Personeelsplanning in projecten. Hier maak je Inkooporders voor werkzaamheden aan.
Inkooporders	Geactiveerd	Vereist voor toegang tot de functie Inkooporders voor werkzaamheden.
Inkooporders > Zichtbare inkooporders	"Alle inkooporders"	Vereist voor toegang tot "Personeelsactiviteiten toevoegen aan inkooporders".
Inkooporders > Inkooporders maken en bewerken	"Alle inkooporders"	Vereist om informatie aan bestaande inkooporders toe te voegen, ook al zijn ze niet door jou aangemaakt.
Inkooporders > Inkooporders goedkeuren	Geselecteerd	Vereist om inkooporders goed te keuren.
Inkooporders > Inkooporders annuleren	Geselecteerd	Vereist om inkooporders te annuleren.
Inkooporders > Inkooporders voltooien	Geselecteerd	Vereist om inkooporders te markeren als "Voltooid".
Inkooporders > Personeelsactiviteiten toevoegen aan inkooporders	Geselecteerd	Vereist om een Inkooporder voor werkzaamheden aan te maken.

 

Personeelskosten instellen

Personeelskosten zijn bijkomende kosten, bovenop het standaard uurloon, die weergegeven kunnen owrden op de inkooporders die je in Rentman genereert. In Rentman zijn personeelskosten onderverdeeld in vier categorieën: Catering, Reizen, Accommodatie en Overig. Om ervoor te zorgen dat ze correct worden opgenomen, moet je ze toevoegen aan de functies. 

Personeelstarieven instellen

Personeelstarieven zijn de kosten die aan elke medewerker of elke functie (rol) worden toegewezen voor het werk dat ze uitvoeren. Ze vertegenwoordigen de arbeidskosten per uur, per dag of per evenement voor elk type medewerker. 

Personeelstarieven worden eerst ingesteld voordat ze aan specifieke functies of individuele medewerkers worden toegewezen.

Je kan ook een individueel tarief toewijzen aan een specifieke medewerker, bijvoorbeeld als je daar afspraken over hebt gemaakt samen.

Personeelskosten

Naast de reguliere uurtarieven kun je extra kosten voor personeel, zoals maaltijden of reizen, opnemen in de Inkooporder voor werkzaamheden. Deze kosten worden in Rentman onderverdeeld in vier categorieën: Catering, Reizen, Accommodatie en Overig.

Let op: Bij Amerikaanse accounts wordt Lodging gebruikt in plaats van Accommodation en Meals in plaats van Catering.

Een Inkooporder voor werkzaamheden maken

1. Ga naar de table_chart Projectenmodule en open een project.
2. Ga naar het tabblad Personeelsplanning.
3. Beweeg je muis over de geplande medewerker waarvoor je een Inkooporder voor werkzaamheden wil maken.
4. Klik op more_vert naast menu_openDetails
5. Selecteer Inkooporder toevoegen
6. Klik op Bevestigen in het scherm Toevoegen een inkoop
7. Voer alle informatie in zodra het Inkoopformulier verschijnt. 
8. Opslaan

Gebruik het filter Medewerkers in het tabblad Personeelsplanning van je project om alle functies te bekijken die aan een specifiek teamlid zijn toegewezen.

Inkooporders voor werkzaamheden in bulk maken

1. Open een project in de table_chart Projectenmodule.
2. Ga naar het tabblad Personeelsplanning.
3. Selecteer de geplande medewerkers waarvoor je een Inkooporder voor werkzaamheden wil maken.
4. Klik op more_vert in de blauwe balk die bovenaan verschijnt
5. Selecteer Toevoegen aan Inkooporder
6. Klik op Bevestigen in de pop-up
7. Gebruik de knoppen chevron_left en chevron_right rechts bovenin de hoek voor de volgende of vorige Inkooporder voor werkzaamheden.
8. Voer alle informatie in zodra het Inkoopformulier verschijnt. 
9. Opslaan

Toevoegen aan Inkooporder

Het pop-upvenster Toevoegen aan inkooporder verschijnt wanneer je een of meer inkooporders voor personeel aanmaakt. Het geeft een overzicht van de actie(s) die je gaat uitvoeren. 

• Als er voor de geselecteerde medewerker(s) in dit (sub)project nog geen Inkooporder voor werkzaamheden bestaat, of als een bestaande Inkooporder voor werkzaamheden de status Voltooid of Geannuleerd heeft, wordt er voor elk geselecteerde medewerker een nieuwe Inkooporder voor werkzaamheden aangemaakt.
• Als er al een Inkooporder voor werkzaamheden bestaat met een andere status dan Voltooid of Geannuleerd, worden de geselecteerde medewerkers toegevoegd aan hun respectievelijke bestaande Inkooporder(s) voor werkzaamheden.

Kostenvergelijking

Gebruik de Kostenvergelijkingsregel om het goedgekeurde bedrag voor de Inkooporder voor werkzaamheden te vergelijken met de uiteindelijke totale kosten. Lees meer informatie hierover in dit artikel.

Statussen en Inkooporder voor werkzaamheden logboek

Het document doorloopt een aantal verschillende statussen tijdens het aanmaken van een Inkooporder voor werkzaamheden. Bekijk de volledige statustijdlijn voor een specifieke inkooporder in het gedeelte Inkooporderlogboek. Lees dit artikel voor meer informatie over de werking van het gedeelte Inkooporderlogboek en de verschillende statussen. 

De beschikbare statussen voor Inkooporders voor werkzaamheden zijn dezelfde als die voor reguliere inkooporders. De workflows voor elke functie kunnen echter verschillen, waardoor je mogelijk niet elke status nodig hebt bij het beheren van je Inkooporders voor werkzaamheden. Zo heb je bijvoorbeeld mogelijk geen goedkeuringsstap nodig voor Inkooporders voor werkzaamheden, maar de goedkeuringsstatus bestaat nog steeds en elke Inkooporder voor werkzaamheden moet de status 'Goedgekeurd' krijgen voordat deze kan worden verzonden.

Een document maken

Nadat de Personeelinkooporder is goedgekeurd, genereer je een document dat je naar de medewerker stuurt.

1. Ga naar het tabblad Inkooporders van het project en selecteer de inkooporder waarvoor je een document wil maken.
2. Klik op Bewerken in de blauwe balk bovenaan
3. Selecteer Document aanmaken
4. Kies het document template en briefhoofd in de pop-up
5. Klik op Genereren

Document template

Standaard wordt er één document template gebruikt voor zowel Inkooporders voor werkzaamheden als standaard inkooporders. Je kan ervoor kiezen om een ​​informatiemodule, genaamd "Uitsplitsing personeelskosten", aan de template toe te voegen om details over de personeelskosten weer te geven. Deze informatiemodule wordt weergegeven bij het genereren van een Inkooporder voor werkzaamheden, maar niet bij standaard inkooporders.

 

1. Ga naar de settings Configuratiemodule > Communicatie > Document templates. 
2. Selecteer het Inkooporder document template.
3. Klik op Bewerken in de blauwe balk bovenaan
4. Klik op Klik hier om het template te dupliceren bovenaan.
5. Klik op add_circle in het menu rechts
6. Sleep de module Uitsplitsing Personeelskosten van het menu rechts naar de gewenste locatie in het document.
7. Opslaan. Rentman Tip: Je kan ook twee aparte templates gebruiken: bewaar het originele template voor standaard inkooporders en maak een kopie specifiek voor Inkooporders voor werkzaamheden, waarin de module 'Uitsplitsing personeelskosten' is opgenomen.

Veelgestelde vragen