Om het exporteren van inkooporders te ondersteunen, hebben we debet grootboeken toegevoegd. Hierdoor kan Rentman onderscheid maken tussen inkomende en uitgaande financiële transacties en deze correct voorbereiden voor je boekhoudprocessen.

Waarom debet grootboeken nodig zijn

In het verleden gebruikte Rentman één type grootboekrekening voor alle financiële transacties. 

Deze grootboeken, inclusief de standaardwaarden en alle grootboeken die in de Configuratiemodule zijn aangemaakt (zie onderstaande afbeelding met een oud overzicht), werden doorgaans gebruikt om inkomende gelden zoals huur- en verkoopopbrengsten te registreren. 

Vanuit boekhoudkundig oogpunt werden deze grootboeken daarom vaak als credit grootboeken beschouwd, ook al maakte Rentman geen expliciet onderscheid tussen debet- en credit grootboektypen. 

Inkooporders vertegenwoordigen echter verwachte kosten - geld dat het bedrijf verlaat om aan externe leveranciers te betalen. Om deze uitgaande transacties nauwkeurig te registreren en te exporteren naar boekhoudsoftware, ondersteunen we nu een apart debet grootboek naast de bestaande grootboekstructuur.

Zo werken debet grootboeken

Met debet grootboeken ingeschakeld kun je:

• Debet- en credit grootboeken afzonderlijk toewijzen aan posten die van invloed zijn op je financiën, zoals materiaal, personeelskosten, transport en extra kosten. 
• Naast de bestaande standaard credit grootboeken standaard debet grootboeken instellen voor veelvoorkomende kostenposten. 
• Ervoor zorgen dat uitgaande kosten (inkooporders) correct worden geclassificeerd in je boekhoudkundige exportbestanden.

Optie 1: Grootboeken handmatig toevoegen

Je eigen grootboekrekeningen toevoegen is handig als je onderscheid wil maken tussen verschillende inkomstenbronnen. Je kan zoveel grootboekrekeningen toevoegen als je wil, afhankelijk van hoe je onderscheid wil maken. Hier lees je er meer over.

Optie 2: Bestaande grootboekrekeningen koppelen aan je boekhoudsoftware

Het koppelen van grootboeken betekent dat je de grootboeken die je al in Rentman hebt, koppelt aan de overeenkomstige grootboeken in je boekhoudsoftware. Tijdens dit proces koppel je elk Rentman-grootboek aan het bijbehorende boekhoudboek, zodat transacties naar de juiste plek worden geëxporteerd. 

Dit is handig als je al grootboeken in Rentman hebt ingesteld en deze wil koppelen zonder nieuwe te importeren.

Optie 3: Grootboekposten automatisch toevoegen vanuit boekhoudsoftware

In plaats van handmatig grootboeken aan te maken in Rentman en deze vervolgens te koppelen, importeer je jouw grootboeken rechtstreeks vanuit je boekhoudsoftware. 

De grootboekrekeningen worden dan automatisch aan Rentman toegevoegd en zijn ze al gekoppeld aan de bijbehorende boekhoudkundige grootboekrekeningen. Dit bespaart tijd, vermindert de installatiewerkzaamheden en zorgt dat je financiële gegevens consistent blijven tussen de systemen.

QuickBooks uitzondering

QuickBooks behandelt debet- en creditrekeningen als één rekeningtype in plaats van aparte debet- en creditrekeningen. Wanneer je Rentman workspace gekoppeld is aan QuickBooks, schakelt Rentman automatisch over naar één grootboekmodus om dit gedrag te na te bootsen:

• Alle Rentman grootboekaccounts functioneren zowel als debet als credit.
• Bij het aanmaken of toewijzen van grootboeken kun je geen aparte debet- of creditsoorten selecteren.

Rentman geeft een waarschuwing voordat deze modus voor QuickBooks wordt ingeschakeld, omdat debet grootboeken die in Rentman zijn aangemaakt, worden verwijderd om te voldoen aan de uniforme grootboekstructuur van QuickBooks.

Volgende stappen vóór het exporteren van inkooporders

1. Bekijk je huidige grootboekinstellingen in het artikel 'Grootboeken beheren'. 
2. Maak of update debet grootboeken die nodig hebt voor je kostenposten.
3. Koppel of importeer je grootboeken in Rentman vanuit je boekhoudsoftware voor een ​​soepel exportproces.

Veelgestelde vragen