In dit artikel lees je wat exemplaren zijn in Rentman en hoe je ze effectief gebruikt. Je leert hoe je exemplaren - afzonderlijk of in bulk - toevoegt aan zowel fysieke items als fysieke combinaties.
Rentman beheert materiaal met behulp van items en exemplaren. Een item verwijst naar een specifiek type materiaal, dat meerdere unieke exemplaren kan bevatten. Bijvoorbeeld: een van je items is een Martin Atomix 3000 DMX-stroboscooplamp. Wanneer je vijf van deze stroboscopen hebt, heb je vijf unieke exemplaren.
Elk exemplaar bestaat uit twee gegevenselementen: interne referentie en fabrikant serienummer:
- De interne referentie wordt gebruikt als standaard identificatie en wordt weergegeven in de Rentman workspace.
- Het fabrikant serienummer wordt voornamelijk gebruikt voor verzekeringsdoeleinden, verhuur aan derden en binnen de buildWerkplaats module.
Om materiaal te traceren met behulp van exemplaren, is het essentieel om zowel de velden 'Interne referentie' als 'Fabrikant serienummer' in te vullen. Daarnaast zijn er nog andere optionele velden die je kan invullen om de traceerbaarheid en documentatie te verbeteren. Bekijk ze hier.
Examplaren toevoegen
Je kan exemplaren toevoegen aan fysieke items of een fysieke combinatie.
Let op: Je kan geen exemplaren toevoegen aan een virtuele combinatie, omdat de inhoud van een virtuele combinatie flexibel is en daarom het vastleggen of traceren van een uniek serienummer niet mogelijk is.
- Ga naar de category Materialenmodule
- Klik op + Materiaal toevoegen
- Vul de gegevens in en selecteer Geserialiseerd bij 'Methode voorraadberekening'.
- Klik op Opslaan Interne referenties worden automatisch aangemaakt op basis van het ingevoerde aantal.
- Je kan de gegevens van het exemplaar bewerken. Ga naar het tabblad Exemplaren van het materiaal en dubbelklik op een exemplaar om het te bewerken.
Hieronder vind je welke overige opties je kan invullen.
Een enkel exemplaar
- Ga naar de category Materialenmodule.
- Dubbelklik op een bestaand fysiek item of combinatie om deze te bewerken.
- Ga naar het tabblad Exemplaren.
- Klik op + Toevoegen
- Vul de gegevens van het exemplaar in en alle overige beschikbare opties.
Meerdere exemplaren
- Ga naar de category Materialenmodule.
- Dubbelklik op een bestaand fysiek item of combinatie om deze te bewerken.
- Ga naar het tabblad Exemplaren.
- Klik op de drie puntjes
en kies Meerdere toevoegen.
- Vul de eerste en de laatste interne referentie van de getallenreeks in.
De getallen 1 tot en met 5 genereren vijf unieke interne referenties voor exemplaren. De getallen 331 tot en met 340 genereren tien unieke interne referenties voor exemplaren. - Je kan ook een voorvoegsel toevoegen. Dit is een combinatie van cijfers en letters die vóór je interne referenties wordt geplaatst. Zo kun je makkelijk zien bij welk items het exemplaar hoort. Rentman tip: Voorvoegsels zijn handig, omdat je hiermee snel meerdere serienummers tegelijk genereert, waarbij de juiste interne referentie automatisch wordt toegepast. Als je bijvoorbeeld vijf CDJ-3000's hebt aangeschaft, gebruik je 'CDJ' als voorvoegsel en stel je het begin en einde van de nummerreeks in op 1 tot en met 5. Dit genereert automatisch de exemplaren CDJ1, CDJ2, CDJ3, CDJ4 en CDJ5.
Deze aanpak werkt echter niet goed met de fabrikant serienummers. Serienummers van fabrikanten zijn meestal niet-sequentieel en worden willekeurig gegenereerd. Bijvoorbeeld: jouw CDJ1 heeft het fabrikant serienummer: C836K8161T9. CDJ2 heeft fabrikant serienummer P83629FST826. Dit soort serienummers kunnen niet worden aangemaakt met een prefix en zijn vaak moeilijker te raadplegen of intern te communiceren.
Bekijk hieronder welke overige opties je kan invullen.
Overige opties
|
Aankoopdatum |
Individueel in te stellen voor elk intern referentie-/fabrikant serienummer. Wordt gebruikt voor het bijhouden van garantieperiodes. |
|
Aankoopprijs |
De specifieke prijs waar je het individuele item voor hebt aangekocht. |
|
Opmerking |
Optionele opmerkingen voor documentatie - gebruik deze optie om unieke details voor dit specifieke item te noteren. |
| Boekwaarde automatisch berekenen |
Als je dit selecteert, vul je de afschrijving per maand in. Hiermee berekent Rentman automatisch de huidige boekwaarde. De boekwaarde wordt als volgt berekend: |
| Actief |
Als je "Nee" selecteert, wordt het exemplaar inactief. Het is dan niet meer beschikbaar en kan niet worden gepland voor projecten. Dit gebeurt ook wanneer je een exemplaar als verloren markeert in de Werkplaatsmodule. |
'Exemplaren' submodule
In de submodule 'Exemplaren' worden alle exemplaren in jouw workspace weergegeven.
Het bevat een zoekfunctie waarmee je snel individuele items kan vinden. Ook krijgt je toegang tot de geschiedenis van elk item, zodat je kan inzien waar een specifiek exemplaar in de loop der tijd is geweest.
Nieuwe exemplaren kunnen worden toegevoegd wanneer je bestaand materiaal bewerkt of wanneer je nieuw materiaal toevoegt.
Geschiedenis van exemplaren bekijken
Bij het boeken van materiaal met exemplaren houdt Rentman een overzicht bij van alle projecten waarvoor jouw exemplaren gepland waren. Dit is handig wanneer een item kwijt of defect is geraakt.
Exemplaren toewijzen aan een fysieke combinatie in een project
Nadat je exemplaren hebt toegevoegd, kun je een specifiek exemplaar aan een project toewijzen. Dit is handig wanneer je er zeker van wil zijn dat een specifieke combinatie of exemplaar aan een project is gekoppeld. Dit houdt in dat wanneer een magazijnmedewerker de toegewezen combinatie of item niet kiest, deze niet verder kan in het inpakproces. De magazijnmedewerker moet de combinatie of item kiezen die aan het project is toegewezen.
- Ga naar de table_chartProjectenmodule en kies het project.
- Ga naar het tabblad Materiaal van het project.
- Selecteer geserialiseerde fysieke combinatie.
- Klik op Meer optiessmore_vert en selecteer Exemplaren toewijzen
- Selecteer het gewenste exemplaar voor elk item.
- Bevestigen