Met een koppeling tussen Rentman en Xero exporteer je automatisch je facturen. Je bespaart hiermee tijd en het is sneller dan het exporteren van een Excelbestand in de Facturenmodule. 

Welke gegevens worden geëxporteerd?

• Grootboeken - In Rentman worden facturen opgesplitst in meerdere grootboekrijen die de totale bedragen van elke categorie weergeven. Lees ons artikel over het beheren van grootboeken in Rentman.
  Let op: Alleen grootboeken worden geëxporteerd naar Xero. Op de geëxporteerde facturen vind je dus niet ieder item of functie terug, maar wel het grootboek waar het item of dienst aan gekoppeld is. 
  
• Factuurinformatie - Geëxporteerde facturen bevatten alle financiële informatie die je invoert in Rentman, maar ook belangrijke gegevens voor een volledig overzicht en correcte werking in je boekhoudsoftware. Denk hierbij aan btw-tarieven, betalingsvoorwaarden, factuurmomenten en factuurnummers.
• Een PDF-bestand van de factuur
• "Onderwerpveld" van de factuur - Het veld "Onderwerp" wordt geëxporteerd naar het veld "Ref" in Xero
• Relevante contactinformatie - De gegevens van relevante contactpersonen voor jouw factuur worden ook geëxporteerd. Dit kan bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, het adres en het telefoonnummer zijn.
  Xero matcht je Rentman-contacten op basis van naam. Voorkom dubbele contacten door te zorgen dat de contacten in Rentman overeenkomen met die in Xero. 
  
• Betaalstatus van de factuur - Wanneer de factuur in Xero als betaald gemarkeerd is, wordt de status in Rentman automatisch bijgewerkt.

Welke gegevens worden niet geëxporteerd?

• Projectnaam en/of nummer - Xero richt zich voornamelijk op klantinformatie. Informatie zoals de projectnaam of - nummer zou via variabelen in het veld "Onderwerp" kunnen komen.
• Het geplande materiaal - alleen materiaalgrootboeken worden geëxporteerd naar Xero.
• Contactpersoon - alleen informatie in het tabblad Gegevens van de contactpersoon wordt geëxporteerd naar Xero.

Koppelen met Xero

Zo maak je een koppeling tussen Rentman en Xero:

1. Ga naar de settings Configuratie module > Account > Extensies.
2. Onder Externe extensies vind je Xero. Klik op de "Verbinden" knop. 
   Zorg dat je browser pop-ups toestaat.
3. Log in met je Xero account in het pop-upvenster.
4. Nadat je ingelogd bent, kun je verder met het instellen van automatisch exporteren. 

Automatisch exporteren instellen

1. Ga naar de settings Configuratie module > Account > Extensies.
2. Kies voor de optie Automatisch exporteren een van de volgende opties:
   
   
   Kies je voor "Handmatig starten", gebruik dan de knop "Export starten"om uw nieuwe facturen naar Xero te sturen.
   Let op: als er geen nieuwe facturen zijn, is deze knop niet beschikbaar.
   
   Als je "Op de volgende dag(en)" kiest, stuurt Rentman automatisch nieuwe facturen naar Xero. Je selecteert zelf de dagen waarop dat moet gebeuren. Nieuwe facturen worden dan om 02:00 uur 's nachts geëxporteerd op de door jou gekozen dagen.
   
3. Stem vervolgens je je grootboeken, btw-tarieven en boekhoudsoftwarejournaal in Rentman af op die in Xero. Klik hiervoor op een van de knoppen. Dit is nodig, omdat namen kunnen verschillen.
   Om je grootboeken in Xero in te stellen ga je naar Boekhouding > Rekeningschema.
   
4. Sla de wijzigingen op als alle velden overeenkomen.
   Als je niet op Opslaan kan klikken, komen de velden niet overeen. Voer stap 3 nog een keer opnieuw uit.

De status van je facturen bekijk je in de submap Facturen vanuit de monetization_on Financieel module (lees meer hierover in het gedeelte hieronder).

Bekijk de status van je facturen

Wanneer je facturen naar Xero zijn geëxporteerd, kun je in Rentman controleren of dit correct is gebeurd. Zo doe je dat:

1. Ga naar de submap Facturen in de monetization_on Financieel module.
2. Voeg de kolom 'Exportstatus' toe aan het overzicht.
   Lees hier hoe je een kolom toevoegt.
   
3. In deze nieuw toegevoegde kolom vind je de status van je facturen.

Betaalstatus van je facturen bijwerken

Facturen die in Xero als betaald zijn gemarkeerd, krijgen automatisch een update in Rentman. Dat werkt zo:

1. Ontvang de betaling in Xero. De betaalstatus van de factuur in Xero moet zijn gemarkeerd als betaald.
2. Je factuur wordt nu automatisch gemarkeerd als betaald in Rentman.

De informatie in Rentman wordt bijgewerkt zodra er een nieuwe export van facturen van je Rentman-account naar Xero plaatsvindt.

Deze functie is alleen beschikbaar met Rentman's Offertes & Facturatie add-on. Je hebt een actieve verbinding tussen Rentman en Xero nodig.

Probleemoplossing

Mijn factuur is geëxporteerd, maar is niet zichtbaar in Xero.
Het kan voorkomen dat een factuur niet geëxporteerd kon worden naar je boekhoudsoftware. In sommige gevallen kunnen we vaststellen waarom dit gebeurt. Zo controleer je het:

1. Ga naar de submap Facturen in de monetization_on Financieel module.
2. Voeg de kolom "Opmerking exporteren" toe aan het overzicht.
   Lees hier hoe je een kolom toevoegt.
   
3. In deze nieuw toegevoegde kolom zie je de status van je facturen.

Helaas kunnen we niet altijd een duidelijke oorzaak vinden voor geëxporteerde facturen die niet in Xero verschijnen. Zie hieronder een lijst met bekende fouten bij het genereren van facturen.

Bekende fouten

• Er is geen klant toegevoegd aan de factuur

Veelgestelde vragen