Offertes, facturen, pakbonnen, planningen en andere bonnen kun je direct vanuit Rentman e-mailen. Helaas kan het gebeuren dat e-mail niet aan komt bij de klant. In dit artikel lees je wat de oorzaak kan zijn en wat je er aan kunt doen.
Je kan het verzendadres van je e-mails aanpassen. Lees ons uitgebreide artikel voor meer informatie over het aanpassen en laten verifiëren van je verzendadres.
-
Mogelijke oorzaken
Er zijn verschillende redenen waardoor e-mail niet aan komt. Daarbij zijn grofweg twee categorieën.
- Spam: er is iets gebeurd nadat de ontvangende server de e-mail heeft geaccepteerd. Vaak is dit niet inzichtelijk en is er geen verklaring van de versturende of ontvangende server. Het kan zijn dat de e-mail als spam is aangemerkt en daardoor alsnog tegengehouden is of in de spam inbox terecht is gekomen. Lees meer over deze optie onder het kopje 'Spam'.
- Bounces: De versturende of ontvangende server accepteren de e-mail niet. Dit betekent dat een e-mail bounced is. Dit kan door spam komen. Bij deze categorie wordt een e-mail als 'niet geaccepteerd' aangemerkt en ontvang je vaak een verklaring van de versturende of ontvangende server waarom de e-mail niet geaccepteerd wordt.
Spam
In sommige gevallen kan e-mail misschien als spam gemarkeerd worden door de ontvanger.
Hoe werkt spam?
Een server geeft iedere binnenkomende e-mail een spamscore op basis van een aantal factoren. Een perfecte score is 100, minpunten worden hier afgehaald. Bij een onvoldoende wordt de e-mail als spam aangemerkt. Iedere server doet bij iedere e-mail een nieuwe check. Iedere server hanteert daarbij een eigen scoringssysteem en kan per keer verschillen. Dit is bewust niet inzichtelijk omdat het anders voor Spammers makkelijk is hier op aan te passen.
De spamscore van Rentman e-mails
Over het algemeen halen e-mails verzonden vanuit Rentman een spamscore tussen de 70 en 100. Dit is een goede tot zeer goede score. Alsnog kunnen e-mails aangemerkt worden als spam als een ontvangende partij de e-mails anders beoordeeld of bepaalde factoren zwaar meetelt.
De inhoud van jouw e-mails kan ook invloed hebben op jouw spamscore. Doe hier dan zelf ook een spamscore test: MailTester.
De spamscore verbeteren
Als jouw e-mails als spam gemarkeerd worden, zijn er een aantal acties die je kunt doen om de score te verbeteren:
- Hou een goed HTML-text ratio aan
Ontvangende servers verlagen de score van e-mails met veel HTML code vergeleken met tekst. Als je veel HTML code in je e-mails gebruikt, probeer dit dan te verminderen of voeg extra tekst toe.
- Hou een goed afbeelding-tekst ratio aan
Wat hierboven gezegd is over HTML code, geldt ook voor afbeeldingen (zowel in de tekst als in de bijlage).
- Hou een goed link-tekst ratio
Wat hierboven gezegd is over HTML code en afbeeldingen, geldt ook voor links naar webpagina's.
- Gebruik een normale lettergrootte
Het gebruik van te grote of te kleine letters kan de spamscore negatief beïnvloeden.
- Blijf je score testen
Blijf je spamscore testen met tools als de MailTester en verbeter jouw e-mailtemplates gebasseerd op de feedback.
Tip: Vraag aan jouw klanten je toe te voegen als contact aan hun e-mailserver.
Een andere factor die van invloed kan zijn op de score is dat het weergegeven afzenderadres niet overeenkomt met het daadwerkelijke adres van de afzender. De impact hiervan is kleiner dan bovenstaande factoren. Je kan dit oplossen door het verifiëren van het afzenderadres, maar ons advies is om eerst je e-mails te verbeteren.
Bounces
De server van de versturende server (van Rentman) of de ontvangende server (van de klant) accepteert de e-mail niet. De reden hiervan wordt vaak direct per e-mail of in het berichten scherm in Rentman genoemd.
Vind het berichten scherm door te klikken op de dvr Message module. Als je deze module niet ziet, heeft jouw gebruikersrol niet de juiste rechten.
Achterhalen van de oorzaak van een bounce
Een e-mail kan de statussen 'Verzonden', 'In afwachting' of 'Afleveren mislukt' hebben. Deze statussen betekenen het volgende:
Betekenis: De e-mail is door de ontvangende server aangemerkt als ontvangen
Betekenis: De e-mail is door de versturende server nog niet verstuurd. Waarschijnlijk omdat er teveel e-mails worden verzonden door alle accounts en daarom e-mails in batches worden verzonden met mogelijke vertraging om aanmerking als spam te voorkomen. Iedere x periode probeert de versturende server de e-mail opnieuw te versturen, tot een maximum aantal keren. Dit kan niet geannuleerd worden.
Mogelijke acties:
- Afwachten is vaak de beste oplossing aangezien de e-mail over het algemeen gewoon verstuurd zal worden.
- Opnieuw versturen kan een oplossing zijn bij urgentie, let op dat de ontvanger de e-mail dan dubbel kan ontvangen.
- Handmatig versturen vanuit uw eigen server is de oplossing wanneer je er zeker van wilt zijn dat de e-mail snel en goed verzonden gaat worden.
Betekenis: De e-mail is niet verzonden door de versturende server of niet geaccepteerd door de ontvangende server. Als je niet kan achterhalen waarom, neem dan contact met ons op. Wij kunnen mogelijk meer informatie achterhalen. Let op: de ontvangende server wordt niet door ons beheerd, wij kunnen de juiste informatie dan ook niet altijd achterhalen.
Mogelijke acties:
- Bekijk de veelvoorkomende oorzaken in de volgende sectie.
- Verstuur de e-mail van jouw eigen server.
- Verstuur de e-mail nogmaals.
- Bekijk de reden (in een e-mail, in het berichten scherm in Rentman of vraag het ons). Onderneem actie op basis hiervan. Contact ons mocht informatie missen of onduidelijk zijn.
Veelvoorkomende oorzaken van bounces
E-mailadres is onjuist
Dit is de meest voorkomende reden die we tegen komen. Controleer het e-mail adres goed en stuur de e-mail opnieuw.
Gebounced door ontvangende server vanwege spam
Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat het IP adres van uwaccount@rentmanclient.com op een spamlijst staat. Neem contact met ons op zodra dit het geval is. Een korte termijn oplossing is om de e-mail vanuit je eigen servers te sturen.
Gebounced door versturende server omdat adres op zwarte lijst staat
Onze e-mail client houdt een zwarte lijst bij met e-mail adressen die erop komen vanwege verschillende redenen. Mogelijk is het e-mailadres in het verleden offline geweest voor een korte periode of was de inbox vol. Contact ons wanneer dit gebeurd, wij kunnen het e-mail adres van de zwarte lijst halen.