Erstelle deine Rechnungen

In Rentman kannst du Rechnungen erstellen, sie in eine Buchhaltungssoftware exportieren oder als bezahlt markieren. Lies diesen Artikel, um zu erfahren, wie du deine Rechnungsstellung einrichten kannst.

Rechnung erstellen

Für ein bestehendes Projekt

  1. (Im monetization_on Finanzmodul > Fakturieren) Wähle das Projekt, das du in Rechnung stellen möchtest, und klicke auf  monetization_on Fakturieren.
    (In einem Projekt) Klicke im Reiter Finanzen auf Rechnung hinzufügen
  2. Überprüfe die Einstellungen.
  3. Wähle aus, ob du den gesamten Betrag auf einmal in Rechnung stellen oder eine Teilrechnung erstellen möchtest.
  4. (Optional) Im Abschnitt Rechnungspositionen kannst du zusätzliche Beträge zum Gesamtbetrag des Projekts hinzufügen. Wenn du eine Position mit einem negativen Betrag hinzufügst, wird dieser vom Gesamtbetrag abgezogen.
  5. (Optional) Im Abschnitt Gutzuschreibende Rechnungen kannst du einen Betrag abziehen, den du bereits in einer früheren Rechnung in Rechnung gestellt hast. Dies ist besonders nützlich, wenn du das Projekt zu verschiedenen Zeitpunkten in Rechnung stellst.
  6. Klicke oben rechts auf Erstellen.
  7. Nimm bei Bedarf Anpassungen am Layout, am Dokumententext und an den erweiterten Einstellungen vor. 
    Möchtest du deine Rechnungen in Zukunft schneller erstellen? Aktiviere die Option "Dieses Popup-Fenster beim nächsten Mal überspringen" am unteren Rand des Popup-Fensters. 
  8.   Erstellen

Nicht mit einem Projekt verbunden

  1. Gehe zum monetization_on Finanzmodul > Rechnungen.
  2. Klicke auf Rechnung hinzufügen.
  3. Fülle alle wichtigen Informationen aus.
  4. Im Abschnitt Rechnungspositionen kannst du zusätzliche Beträge zum Gesamtbetrag hinzufügen. Wenn du eine Position mit einem negativen Betrag hinzufügst, wird dieser vom Gesamtbetrag abgezogen
  5. (Optional) Im Abschnitt Gutzuschreibende Rechnungen kannst du einen Betrag abziehen, den du bereits in einer früheren Rechnung in Rechnung gestellt hast. Dies ist besonders nützlich, wenn du das Projekt zu verschiedenen Zeitpunkten in Rechnung stellst.
  6. Klicke auf Erstellen.

Eine Rechnung duplizieren 

Wenn du eine ähnliche Rechnung wie eine deiner bereits bestehenden Rechnungen erstellen möchtest, kannst du eine Kopie erstellen. Dies spart Zeit, da die zuvor konfigurierten Einstellungen der ursprünglichen Rechnung, wie z. B. der Text des Dokuments, die Auswahl des Subprojekts und die erweiterten Einstellungen, übernommen werden. 

  1. Öffne das Projekt, das du in Rechnung stellen möchtest.  
  2. Klicke neben der Rechnung, die du duplizieren möchtest, auf more_vert .
  3. Klicke auf "Duplizieren".

Der Inhalt der Rechnung, wie der Projektpreis, basiert auf den tatsächlichen Projektdaten zum Zeitpunkt der Erstellung des Duplikats. Dieser Inhalt wird nicht von der Originalrechnung kopiert. 

Ändere den Rechnungszeitpunkt und die Zahlungskonditionen

Innerhalb des Projekts kannst du den Standard-Rechnungszeitpunkt, der auf den Kunden oder den Projekttyp angewendet wurde, jederzeit manuell ändern. 

  1. Gehe zum Reiter Finanzen eines Projekts.
  2. Klicke auf das Feld Rechnungszeitpunkt und wähle den gewünschten Zeitpunkt aus.

Nachdem du die Rechnung erstellt hast, kannst du manuell die Standard-Zahlungskondition, die du für den Kunden hinterlegt hast, ändern. 

  1. Erstelle eine Rechnung.
  2. Klicke auf edit Bearbeiten. 
  3. Wähle ein anderes Fälligkeitsdatum oder eine andere Zahlungskondition aus.

Unterordner Fakturieren

Der Unterordner Fakturieren des monetization_on Finanzmoduls, zeigt dir alle Projekte, für die noch Rechnungen erstellt werden müssen. Ein Projekt wird in dieser Registerkarte angezeigt, wenn die folgenden Parameter erfüllt sind:

  • Das Projekt hat den Status "Bestätigt".
  • Das Datum des Rechnungszeitpunktes des Projekts liegt im ausgewählten Zeitraum.

Wenn das Datum des Rechnungszeitpunktes des Projekts überschritten ist, du das Projekt aber immer noch nicht in Rechnung gestellt hast, wird das Projekt rot markiert.

Lade deine Rechnungen herunter oder sende sie per E-Mail

Nachdem du deine Rechnung erstellt hast, kannst du das Dokument als Word-, PDF- oder XML-Datei herunterladen, indem du auf mceclip0.png klickst.

Du kannst die Rechnung per E-Mail senden, indem du auf mceclip1.png klickst.  Im Konfigurationsmodul kannst du auswählen, dass beim Senden von Rechnungen standardmäßig eine E-Mail Adresse in den BCC (beispielsweise die deines Buchhalters) gesetzt wird.

Teilrechnungen

Teilrechnungen sind nützlich, wenn du es bevorzugst, deine Projekte zu verschiedenen Zeitpunkten in Rechnung zu stellen, statt in einem Zug.

Wenn du eine Rechnung erstellst, werden automatisch 100% der Gesamtsumme des Projekts ausgewählt. Wenn du eine Teilrechnung erstellen möchtest, kannst du eines der Kontrollkästchen im Abschnitt Projektsumme deaktivieren und einen Prozentsatz einfügen. 

Wenn du die Rechnung für den Rest des Projekts erstellst, kannst du den bereits in Rechnung gestellten Betrag im Abschnitt Gutzuschreibende Rechnungen abziehen.

Rechnungen exportieren

Es gibt mehrere Möglichkeiten, deine Rechnungen zu exportieren:

Erstelle eine Gutschrift

Für eine bestehende Rechnung

  1. Gehe zum monetization_on Finanzmodul > Rechnungen.
  2. Wähle die Rechnung aus, für die du eine Gutschrift erstellen möchtest.
  3. Klicke auf den Weitere Aktionen more_vert Button.
  4. Wähle "Rechnungskorrekur erstellen".

Nicht mit bestehender Rechnung verknüpft

  1. Gehe zum monetization_on Finanzmodul > Rechnungen.
  2. Klicke auf Rechnung hinzufügen.
  3. Fülle alle wichtigen Informationen aus.
  4. Gebe eine Rechnungsposition mit negativem Betrag ein.
  5. Klicke auf Erstellen.

Rechnungen als bezahlt markieren

Wenn du deine Kunden deine Rechnungen mit Mollie oder Stripe bezahlen lässt, werden die Rechnungen automatisch als bezahlt markiert. Für alle anderen Optionen ist es notwendig, diesen Vorgang manuell durchzuführen.

Um eine oder mehrere Rechnungen als bezahlt zu markieren:

  1. Gehe zum monetization_on Finanzmodul > Rechnungen.
  2. Wähle die gewünschten Rechnungen aus.
  3. Klicke auf den Weitere Aktionen more_vert Button oder verwende den Shortcut ALT + P.
  4. Klicke auf "Zahlungsstatus ändern".
  5. Wähle "Ja".
  6. (Optional) Ändere die Zahlungsmethode und das Datum. 
  7. Klicke auf Speichern.

 

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