In Rentman kannst du Rechnungen erstellen, sie in eine Buchhaltungssoftware exportieren oder als bezahlt markieren. Lies diesen Artikel, um zu erfahren, wie du deine Rechnungsstellung einrichten kannst.
Woher weiß ich, welches Projekt in Rechnung gestellt werden muss?
In Rentman können Nutzer mehrere Projekte auf einmal bearbeiten. Für den Erfolg des Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick darüber zu behalten, welches Projekt bereits in Rechnung gestellt wurde und welches noch nicht.
Im Untermodul Zu fakturieren des monetization_on Finanzmoduls siehst du alle Projekte die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Ein Projekt wird in diesem Tab angezeigt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Das Projekt ist bestätigt
- Das Datum, welches dem Rechnungszeitpunkt des Projekts entspricht, liegt in dem Zeitraum, den du im Datumsfilter ausgewählt hast
Wenn das Datum, das dem Rechnungszeitpunkt des Projekts entspricht, überschritten ist, du das Projekt aber noch nicht in Rechnung gestellt hast, wird das Projekt rot hervorgehoben.
Projektmodul
Im Modul table_chart Projekte kannst du auf einen Blick sehen, welches Projekt fakturiert werden muss. Wenn du die Listenansicht auswählst, gibt es eine Spalte mit dem Namen "Projektfortschritt". In dieser Spalte werden verschiedene Icons angezeigt, die die verschiedenen Teile des Projekts darstellen. Wenn du die Maus über das Rechnungssymbol bewegst, zeigt Rentman eine Information an, ob das Projekt bereits fakturiert wurde oder nicht.
Sieh dir diesen Artikel an, um mehr über die Projektfortschrittssymbole zu erfahren.
Tipp: Möchtest du diese Spalte nicht hinzufügen? Wenn du mit dem Mauszeiger über das Projekt fährst und "Details" auswählst, erhältst dz einen schnellen Überblick über die Symbole.
Rechnung erstellen
Für ein bestehendes Projekt
- (Im monetization_on Finanzmodul > Fakturieren) Wähle das Projekt, das du in Rechnung stellen möchtest, und klicke auf monetization_on Fakturieren.
(In einem Projekt) Klicke im Reiter Finanzen auf Rechnung hinzufügen - Konfiguriere die Rechnungsoptionen.
- Klicke oben rechts auf Erstellen.
- Nimm bei Bedarf Anpassungen am Layout, am Dokumententext und an den erweiterten Einstellungen vor.
Möchtest du deine Rechnungen in Zukunft schneller erstellen? Aktiviere die Option "Dieses Popup-Fenster beim nächsten Mal überspringen" am unteren Rand des Popup-Fensters. - Erstellen
Nicht mit einem Projekt verbunden
- Gehe zum monetization_on Finanzmodul > Rechnungen.
- Klicke auf Rechnung hinzufügen.
- Fülle alle wichtigen Informationen aus und konfiguriere die Rechnungsoptionen.
- Klicke auf Erstellen.
Wenn du eine ähnliche Rechnung wie eine deiner bereits bestehenden Rechnungen erstellen möchtest, kannst du eine Kopie erstellen. Dies spart Zeit, da die zuvor konfigurierten Einstellungen der ursprünglichen Rechnung, wie z. B. der Text des Dokuments, die Auswahl des Subprojekts und die erweiterten Einstellungen, übernommen werden.
- Öffne das Projekt, das du in Rechnung stellen möchtest.
- Klicke neben der Rechnung, die du duplizieren möchtest, auf more_vert .
- Klicke auf "Duplizieren".
Der Inhalt der Rechnung, wie der Projektpreis, basiert auf den tatsächlichen Projektdaten zum Zeitpunkt der Erstellung des Duplikats. Dieser Inhalt wird nicht von der Originalrechnung kopiert.
Rechnungsoptionen
Vor dem Generieren einer Rechnung haben Nutzer zusätzliche Optionen, um die Rechnung anzupassen und zu bearbeiten. Hier sind die Einstellungen erklärt:
- Nummernkreis: Wird verwendet, um die verschiedenen Arten und Mengen von Rechnungen zu verfolgen. Kann im settings Konfigurationsmodul bearbeitet werden.
- Nummer: Wird verwendet, um eine eindeutige Nummer außerhalb des Nummernkreis hinzuzufügen (optional)
- Datum: Datum der Rechnung.
- Fälligkeitsdatum: Fälligkeitsdatum der Rechnung.
- Zahlungsfrist: Legt fest, wie viel Zeit der Kunde hat, um zu bezahlen. Kann im settings Konfigurationsmodul bearbeitet werden.
- Lege fest, ob du den gesamten Betrag auf einmal fakturieren oder eine Teilrechnung erstellen möchtest, bevor das Dokument erstellt wird.
- Erstelle und markiere einzelne Zahlungen innerhalb einer einzigen Rechnung, nachdem diese erstellt wurde. Weitere Informationen dazu in diesem Artikel.
Ändere den Rechnungszeitpunkt und die Zahlungskonditionen
Innerhalb des Projekts kannst du den Standard-Rechnungszeitpunkt, der auf den Kunden oder den Projekttyp angewendet wurde, jederzeit manuell ändern.
- Gehe zum Reiter Finanzen eines Projekts.
- Klicke auf das Feld Rechnungszeitpunkt und wähle den gewünschten Zeitpunkt aus.
Nachdem du die Rechnung erstellt hast, kannst du manuell die Standard-Zahlungskondition, die du für den Kunden hinterlegt hast, ändern.
- Erstelle eine Rechnung.
- Klicke auf edit Bearbeiten.
- Wähle ein anderes Fälligkeitsdatum oder eine andere Zahlungskondition aus.
Nachdem du deine Rechnung erstellt hast, kannst du das Dokument als Word-, PDF- oder XML-Datei herunterladen, indem du auf klickst oder du kannst die Rechnung per E-Mail verschicken, indem du auf
klickst.
Unter settings Konfiguration > Kundenkommunikation > Kommunikation kannst du festlegen, ob Rechnungen (oder alle E-Mails) immer als BCC an eine E-Mail-Adresse gesendet werden sollen.
Teilrechnungen
Teilrechnungen sind nützlich, wenn du es bevorzugst, deine Projekte zu verschiedenen Zeitpunkten in Rechnung zu stellen, statt in einem Zug.
Wenn du eine Rechnung erstellst, werden automatisch 100% der Gesamtsumme des Projekts ausgewählt. Wenn du eine Teilrechnung erstellen möchtest, kannst du eines der Kontrollkästchen im Abschnitt Projektsumme deaktivieren und einen Prozentsatz einfügen.
Wenn du die Rechnung für den Rest des Projekts erstellst, kannst du den bereits in Rechnung gestellten Betrag im Abschnitt Gutzuschreibende Rechnungen abziehen.
Tipp: In diesem Artikel findest du weitere Teilzahlungsoptionen für deine Rechnungen.
Hinweis: Wenn du Teilrechnungen mit geteilten Rechnungszeitpunkten erstellst (z. B. 60 % vor und 40 % nach einer Veranstaltung), können diese im monetization_on Finanzmodul doppelt angezeigt werden. Um sie leichter nachzuverfolgen, füge die Spalte Prozentsatz Teilrechnung zu deiner Ansicht hinzu. Weitere Informationen findest du in diesem Artikel.
Gesamtbetrag aller bezahlten Rechnungen anzeigen
Wenn du jetzt mehrere Rechnungen als bezahlt markierst, kannst du den Gesamtbetrag der bezahlten Rechnungen sehen, um einen besseren Überblick zu erhalten.
Um den Gesamtbetrag der bezahlten Rechnungen zu sehen:
- Öffne das monetization_on Finanzmodul und öffne den Unterordner Rechnungen.
- Wähle die Rechnungen aus, für die du den Gesamtbetrag sehen möchtest.
- Klicke auf
Es gibt mehrere Möglichkeiten, deine Rehnungen zu exportieren:
- Export zu QuickBooks Online.
- Export zu Xero.
- Manueller Export.
- Verbindung mit der Rentman API herstellen.