Services

Mit Services kannst du Vor- und Nachproduktionsarbeit in Rechnung stellen. Ein Service hat einen Namen, eine Beschreibung und einen Preis, fasst alle dazugehörigen Aufgaben zusammen und wird in einem eigenen Abschnitt auf deinen Angeboten und Rechnungen aufgeführt. Du kannst die Stunden, die dein Team für die einzelnen Aufgaben erfasst hat, dem jeweiligen Service zuordnen und so im Nachhinein überprüfen, ob der berechnete Preis die geleistete Arbeit abgedeckt hat.

In diesem Artikel erfährst du, was ein Service ist und wie du einen Service erstellst und mehrfach verwendest. Du lernst, wie du Aufgaben mit einem Service verknüpfst, was die Übersicht zeigt, und wie du Services in deine Dokumente integrierst.

Hinweis: Um die Services nutzen zu können, benötigst du Rentman Organize sowie die Erweiterung „Angebote & Rechnungen“.

Was ist ein Service?

Ein Service ist ein verkaufsfähiges Produkt, das aus einzelnen Aufgaben besteht. Du findest die Services unter dem Tab „Services“ in deinem Projekt, neben dem Material und der Crew.

Ein Service hat:

Name und eine Beschreibung: Dies sieht der Kunde in seinem Angebot.
Preis: was du in Rechnung stellst.
Stundensatz: Was dich eine Stunde dieser Arbeit kostet. So kannst du berechnen, was der Service tatsächlich kostet.
Eine oder mehrere Aufgaben: die Arbeit selbst, jeweils mit eigenem Zeitbudget, eigener Deadline und eigenem Verantwortlichen.

Was ein Service nicht ist: Ein Service ist weder eine Crew-Funktionsgruppe noch Material. Wenn du bisher Designarbeiten als Funktionsgruppe aufgeführt hast, um sie in ein Angebot aufzunehmen, ist ein Service die richtige Alternative. Siehe auch: So planst du Aufträge in Rentman.

Hinweis: Eine Aufgabe kann nur zu einem Service gehören.

Standard-Service erstellen

Wenn du regelmäßig die gleiche Art von Arbeit in Rechnung stellst, kannst du die zugehörigen Aufgaben einmalig als Standard-Service einrichten. So kannst du sie später zu jedem Projekt hinzufügen, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Öffne ein Projekt und wechsle zum Tab „Services“.
Im Menü links klickst du auf „+“.
Konfiguriere die Optionen.

Optionen

Name: Was der Kunde auf dem Angebot sieht.
Geschätzte Dauer: Anzahl der Stunden, die für diesen Service i. d. R. benötigt wird.
Preis: Was dem Kunden in Rechnung gestellt wird.
Stundenpreis: Was dich eine Stunde dieser Arbeit kostet.
MwSt.-Klasse: MwSt.-Klasse für den Service.
Ledgers: Die Soll- und Haben-Ledger, auf denen dieser Service verbucht wird.
Weitere Details: Weitere Informationen dazu, was der Service umfasst.
(Optional) Füge dem Service eine oder mehrere Aufgaben hinzu. Sobald du den Standard-Service zu einem Projekt hinzufügst, werden die Aufgaben automatisch angelegt.
Speichern.

Servicegruppen erstellen

Du kannst Servicegruppen erstellen, um zusammengehörige Dienstleistungen zu organisieren. Indem du Services in Gruppen zusammenfasst, lassen sie sich leichter verwalten und du kannst sie den Angeboten und Rechnungen einfacher hinzufügen.

Öffne ein Projekt und wechsle zum Tab „Services“.
Klick auf den kleinen Pfeil neben „+ Service“ und wähle die Servicegruppe aus.
Wähle einen Namen für die Servicegruppe aus.
Speichern.

Einen Service zu einem Projekt hinzufügen

Öffne ein Projekt und wechsle zum Tab „Services“.
Klicke auf „+ Service“.
Wähle die Gruppe aus, zu der dieser Service gehört.
Konfiguriere die Optionen.

Optionen

Name: Was der Kunde auf dem Angebot sieht.
Geschätzte Dauer: Anzahl der Stunden, die für diesen Service i. d. R. benötigt wird.
Preis: Was dem Kunden in Rechnung gestellt wird.
Stundenpreis: Was dich eine Stunde dieser Arbeit kostet.
MwSt.-Klasse: MwSt.-Klasse für den Service.
Ledgers: Die Soll- und Haben-Ledger, auf denen dieser Service verbucht wird.
Weitere Details: Weitere Informationen dazu, was der Service umfasst.
Speichern.

Standard-Service zu einem Projekt hinzufügen

Öffne ein Projekt und wechsle zum Tab „Services“.
Wähle im Menü auf der linken Seite den Standard-Service aus, den du dem Projekt hinzufügen möchtest.
Klick auf „HINZUFÜGEN“.
Wähle die Servicegruppe aus, zu der du den Service hinzufügen möchtest.
Speichern.

Sobald der Service einem Projekt zugeordnet wurde, kannst du den Preis und die Beschreibung für dieses Projekt anpassen, ohne dass die Standardeinstellungen geändert werden.

Aufgaben mit einem Service verknüpfen

Die mit einem Service verknüpften Aufgaben bestimmen die Arbeitsstunden. Du kannst eine bereits vorhandene Aufgabe verknüpfen oder über den Service direkt eine neue anlegen.

So verknüpfst du eine Aufgabe mit einem Service:

Öffne oder erstelle eine Aufgabe.
Wähle unter „Service“ den gewünschten Service aus.
Speichern.

So fügst du eine Aufgabe direkt aus einem Service hinzu:

Öffne oder erstelle einen Service.
Füge unter „Aufgaben“ eine neue Aufgabe hinzu.

Sobald die Verknüpfung hergestellt ist, werden das Zeitbudget der Aufgabe und die dafür erfassten Stunden in die Leistungsaufschlüsselung übernommen. An der Aufgabe selbst ändert sich nichts: Sie erscheint weiterhin auf dem Projekt-Aufgabenboard, hat nach wie vor eine verantwortliche Person und eine Deadline und kann wie gewohnt bearbeitet werden.

Hinweis: Dass du eine Aufgabe bearbeiten kannst, bedeutet nicht automatisch, dass du auch den dazugehörigen Service bearbeiten darfst. Eine Person, der eine Aufgabe zugewiesen wurde, kann diese bearbeiten und die aufgewendeten Stunden erfassen. Der Service selbst, einschließlich seines Preises, können jedoch nur von Personen bearbeitet werden, die auch die Projektfinanzen bearbeiten dürfen.

Seitenleiste mit Details zu den Services

Über die Seitenleiste „Service-Details“ kannst du wichtige Service-Informationen anzeigen und verwalten, ohne den Tab „Services“ verlassen zu müssen.

So öffnest du die Detail-Seitenleiste:

Fahre mit der Maus über einen Service und klicke auf „Details“.

Die Seitenleiste bietet einen Überblick über den Service, einschließlich der damit verbundenen Aufgaben und Buchungen.

Unter „Aufgaben“ kannst du eine neue Aufgabe erstellen, indem du auf „+“ klickst. Wenn du eine Aufgabe über die Detail-Seitenleiste erstellst, wird sie automatisch mit dem Service verknüpft.

Aufschlüsselung des Services

In der Aufschlüsselung wird der Wert eines Services deutlich. Sie funktioniert genauso wie die Aufschlüsselung für Personal und Transport und zeigt:

Geschätzte Kosten: Die geschätzte Dauer des Services multipliziert mit dem Stundensatz.
Geplante Kosten: die Summe der Zeitbudgets aller verknüpften Aufgaben, multipliziert mit den Kosten pro Stunde.
Tatsächliche Kosten: die Gesamtzahl der Stunden, die das Team tatsächlich für die verknüpften Aufgaben aufgewendet hat, multipliziert mit dem Stundensatz.
Umsatz: der Gesamtpreis für den Service.
Rabatt: Eventuelle Rabatte, die auf den Service angewendet werden.
Gewinn: Umsatz abzüglich der Kosten.

Services in deine Angebote und Rechnungen einfügen

Alle Services werden in deinen Dokumenten in einem eigenen Abschnitt unter „Services“ aufgeführt. Sie stehen getrennt von Material und Crew, damit deine Kunden sehen können, woraus die Produktionsarbeit besteht.

Hinweis: Die neuen Standard-Dokumentvorlagen enthalten den Abschnitt „Services“. Wenn du eigene Vorlagen verwendest, musst du den Abschnitt „Services“ selbst hinzufügen. Solange du das nicht tust, werden keine Services in den Dokumenten angezeigt, die anhand dieser Vorlagen erstellt werden, auch wenn sie im Projekt enthalten sind.

Häufig gestellte Fragen

Was brauche ich, um die Services nutzen zu können?

Um Services nutzen zu können, brauchst du Rentman-Organize und die Erweiterung „Angebote & Rechnungen“. Mit Organize kannst du Aufgaben verwalten und deine Arbeitszeit erfassen; „Angebote & Rechnungen“ fasst die Ergebnisse in einem Dokument zusammen.

Kann eine Aufgabe zu mehr als einem Service gehören?

Nein. Eine Aufgabe gehört zu einem Service. Wenn sich zwei Services die gleichen Aufgaben teilen, musst du dafür zwei separate Aufgaben erstellen.

Warum taucht mein Service nicht in meinem Angebot auf?

Das liegt fast immer daran, dass die Vorlage noch keinen Abschnitt „Services“ enthält. Neue Standardvorlagen haben diesen bereits; bei Vorlagen, die du selbst erstellt hast, musst du diesen erst hinzufügen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Service und Zusatzkosten?

Ein Zusatzkostenposten besteht aus einer einzigen Zeile mit Kosten und Preis. Ein Service erfüllt denselben Zweck, setzt sich jedoch aus einzelnen Aufgaben zusammen und umfasst daher auch geplante und erfasste Arbeitsstunden. Verwende einen Zusatzkostenposten für etwas, das du kaufst, und einen Service für Arbeiten, die dein Team verrichtet.

Kann ich einen Service verkaufen, ohne ihm Aufgaben zuzuordnen?

Ja. Allerdings hat ein Service ohne Aufgaben zwar einen Preis, aber keine Stunden, also auch keine Aufschlüsselung.

Kann ich einen Service mit einer Bestellung verknüpfen?

Ja. Mehr über Bestellungen erfahren.

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